Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Hệ thống quản lý văn bản – Gia tăng lưu trữ và giảm thiểu chi phí

Thật khó chịu khi văn phỏng rải rác giấy tờ. Nhưng có một giải pháp có thể giúp bạn tổ chức và giảm chi phí – đó là hệ thống quản lý văn bản.

Hệ thống quản lý văn bản có thể lưu trữ tất cả các tài liệu của bạn ở một nơi, giúp bạn dễ dàng tìm thấy những gì bạn cần khi cần. Điều này không chỉ giúp văn phòng trông gọn gàng hơn mà còn giải phóng không gian để bạn có thể làm việc hiệu quả hơn. Thêm vào đó, sử dụng hệ thống quản lý tài liệu giúp tiết kiệm chi phí lưu trữ đáng kể. Vậy, hãy cùng tìm hiểu hệ thống này là gì và tại sao các doanh nghiệp nên dùng nó!

Hệ thống quản lý văn bản là gì?

Chương trình này hoàn toàn tương tác với các ứng dụng khác để đáp ứng nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành hoạt động, tạo và quản lý giấy tờ, xử lý công văn và trao đổi tài liệu. Mục tiêu của việc điều chỉnh là cập nhật và thay thế các phương thức quản lý thông tin đã lỗi thời.

Tầm quan trọng của quản lý văn bản, công văn, giấy tờ

Các tổ chức, tập đoàn có thể lên kế hoạch sửa đổi và sắp xếp giấy tờ một cách khoa học, thuận tiện cho việc tìm kiếm và tra cứu thông tin. Đồng thời, việc sử dụng phần mềm này giúp quản lý tài liệu trở nên dễ dàng hơn, giúp họ giám sát chặt chẽ số lượng và chất lượng tài liệu.

Mặc dù hầu hết đã được chuyển đổi sang các file mềm thông qua số hóa, nhưng các tài liệu bản cứng vẫn tiếp tục đóng một vai trò quan trọng. 90% tài liệu giấy bị mất trong quá trình sử dụng có thể được giảm thiểu bằng cách sử dụng các kỹ thuật quản lý tài liệu đến và đi có hệ thống.

Những khó khăn khi quản lý theo phương pháp thủ công

Dữ liệu, thông tin không đồng bộ

Thông tin và tài liệu không thể được đồng bộ hóa thủ công giữa các phòng ban. Điều này làm cho việc thu thập và theo dõi dữ liệu trở nên khó khăn. Từ đó, năng suất làm việc của nhân viên sẽ giảm sút và hiệu quả công việc thấp.

Tốn thời gian trong việc tìm kiếm văn bản

Các doanh nghiệp thấy khó khăn vì phải mất nhiều thời gian để tìm kiếm thông tin. Việc tìm kiếm một tài liệu thường đòi hỏi một lượng thời gian đáng kể vì các bản ghi và tài liệu được lưu giữ trong kho lưu trữ hoặc thư viện chính. Vì vậy, bỏ thời gian tìm kiếm tài kiệu gây tổn hại xấu đến hiệu quả hoạt động của công ty.

Bảo mật thông tin tài liệu kém

Việc quản lý giấy tờ, hồ sơ giấy tờ theo cách này sẽ dẫn đến tình trạng hư hỏng, thất lạc, mất mát tài liệu. Các doanh nghiệp phải đầu tư tiền để bảo vệ thông tin, và phần mềm sẽ không được bảo mật đúng cách vì hành vi trộm cắp dữ liệu là chuyện dễ dàng xảy ra.

Những lợi ích mà một hệ thống quản lý văn bản mang lại cho các doanh nghiệp

Với sự tiến bộ của khoa học công nghệ, phần mềm quản lý tài liệu và lưu trữ thông tin ngày càng được sử dụng phổ biến trong các cơ quan, doanh nghiệp thay cho các phương pháp thông thường. Tất cả dữ liệu được lưu trên hệ thống phần mềm quản lý, không phải bằng các kỹ thuật thủ công cũ như kê vào tủ, hộp, v.v.

Phần mềm quản lý tài liệu không chỉ giúp cải thiện việc quản lý tài liệu mà nó còn mang đến nhiều lợi ích đặc biệt và có rất nhiều ứng dụng trong thế giới thực:

Tiết kiệm thời gian, chi phí

Các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian bằng cách chuyển từ văn phòng giấy sang sử dụng phần mềm văn phòng điện tử để tạo, vận chuyển, lưu trữ và xử lý tài liệu. Nhờ việc lưu trữ được chuyển lên các trung tâm cơ sở dữ liệu, việc tìm kiếm, tra cứu và theo dõi các bản ghi có thể được thực hiện nhanh chóng và tốn ít công sức.

Doanh nghiệp cũng sẽ tốn ít chi phí hơn cho các khoản như mua và bảo dưỡng máy móc, mua vật tư ngành in, mua văn phòng phẩm, giấy in,,… chi phí tuyển công nhân làm nhiệm vụ. Hiện tại, các dịch vụ văn thư cũng sẽ ít tốn kém hơn đáng kể do sự hỗ trợ hiệu quả của hệ thống phần mềm.

Nâng cao hiệu suất công việc

Trái ngược với cách làm việc thông thường, phần mềm quản lý tài liệu hỗ trợ nhân viên phân công công việc một cách hợp lý. Hệ thống được sử dụng cho tất cả các nhiệm vụ, bao gồm quản lý tài liệu đến và đi cũng như lưu trữ tài liệu bên trong và bên ngoài.

Người dùng có thể nhanh chóng định vị dữ liệu cần thiết và xử lý dữ liệu trên tài liệu bằng cách sử dụng chương trình, giảm thời gian xử lý. Nhờ vậy, họ có thể tập trung vào các hoạt động khác quan trọng hơn để nâng cao hiệu quả làm việc.

Ngoài ra, để giám sát và theo dõi tiến độ công việc, bất kể thời gian hay địa điểm thực tế, cả quản lý và nhân viên đều có thể truy cập phần mềm quản lý tài liệu mọi lúc, mọi nơi. Do đó, đây là một công cụ cực kỳ hiệu quả.

Tích hợp nhiều tiện ích văn phòng

Để tăng năng suất cho doanh nghiệp, các giải pháp phần mềm quản lý tài liệu thường tích hợp một số tính năng quan trọng:

• Tính năng chia sẻ thông tin: Thông qua hệ thống phần mềm, người dùng có thể dễ dàng trao đổi thông tin bằng cách thảo luận pháp luật, gửi tin nhắn và thông báo.
• Lên lịch làm việc rất đơn giản vì hệ thống quản lý lịch cá nhân rất thân thiện với người dùng.
• Chức năng thống kê và báo cáo: Tổng hợp và đánh giá kết quả công việc để đưa ra hướng dẫn lập một kế hoạch mới.

Lưu trữ dữ liệu an toàn, bảo mật

Việc lưu trữ thủ công các loại giấy tờ, hồ sơ, tài liệu mang nhiều nguy cơ mất mát, cháy nổ, hư hỏng, mất mát tài liệu là một thiếu sót đáng kể của văn phòng truyền thống. Phần mềm quản lý văn bản đã giải quyết được toàn bộ những vấn đề này.

Trên một hệ thống cơ sở dữ liệu duy nhất, tất cả các giấy tờ, tài liệu, hồ sơ,… của công ty sẽ được lưu lại một cách an toàn với mức độ bảo mật cao nhất. Tài liệu chỉ có thể được truy cập, sử dụng và quản lý bởi người dùng được ủy quyền. Điều này làm giảm khả năng mất hoặc rò rỉ dữ liệu, có thể gây hại cho hoạt động của công ty.

Kết luận

Nếu bạn đang tìm cách để tăng dung lượng lưu trữ của mình mà không bị phá vỡ ngân sách, thì không cần tìm đâu xa hơn một hệ thống quản lý văn bản. SmartOSC DX có thể cung cấp cho bạn giải pháp hoàn hảo để lưu trữ tất cả các tài liệu của bạn một cách an toàn và bảo mật. Nhóm của chúng tôi ở đây để giúp bạn thiết lập và chạy hệ thống nhanh chóng để bạn có thể bắt đầu tận hưởng những lợi ích của việc tăng dung lượng lưu trữ ngay lập tức. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để tìm hiểu thêm về cách chúng tôi có thể giúp bạn quản lý các tài liệu kinh doanh của mình!