Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

5 khác biệt cơ bản giữa văn phòng số và văn phòng truyền thống

Tìm kiếm một cách hiện đại hơn để làm việc? Điểm qua 5 điểm khác biệt giữa văn phòng số và văn phòng truyền thống. Bạn có thể ngạc nhiên về việc nơi làm việc truyền thống có thể được thay thế bằng công nghệ tiên tiến đến mức nào!

Hãy tưởng tượng một tương lai nơi bạn không bao giờ phải lo lắng về công nghệ lỗi thời hoặc hợp đồng thuê không linh hoạt nữa. Một tương lai nơi bạn có thể làm việc từ mọi nơi trên thế giới, theo lịch trình của riêng bạn. Liệu điều đó có thể xảy ra hay không? Câu trả lời là có – đó là văn phòng kỹ thuật số!

Hãy cùng SmartOSC DX tìm hiểu ngay những điểm tuyệt vời mà văn phòng số mang lại nhé!

Văn phòng số (E-office) là gì?

Là nền tảng cho quá trình chuyển đổi kỹ thuật số của doanh nghiệp, thuật ngữ “Văn phòng điện tử” hay “văn phòng điện tử”hay “văn phòng ảo” được tạo ra để biểu thị sự thay đổi từ mô hình quản lý thông thường sang mô hình quản lý trực tuyến. 

Đối với cụm từ “văn phòng ảo”, có thể hiểu đây là văn phòng đại diện giao dịch và hoạt động của công ty. Nói cách khác, loại văn phòng này loại bỏ nhu cầu về không gian vật lý bằng cách cung cấp thông tin liên hệ, địa điểm kinh doanh và các dịch vụ hỗ trợ khác. Do đó, những người thuê nhà không bắt buộc phải báo cáo với công ty để được làm việc.

Ý tưởng về một nơi làm việc kỹ thuật số đã xuất hiện được một thời gian và hiện đang được sử dụng thành công trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau. Các doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam thường có văn phòng kỹ thuật số, nhưng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), đây là một khái niệm khá xa lạ. Ngoài ra, khi xu hướng chuyển đổi kỹ thuật số ngày càng phát triển, cách tiếp cận này được biết đến nhiều hơn.

Văn phòng kỹ thuật số kết hợp phần mềm và giải pháp để quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, quản trị nội bộ, sản xuất và bảo quản giấy tờ, tài liệu chính thức. 

Ngoài ra, văn phòng điện tử hoạt động tương tự như một văn phòng “giấy” thông thường nhưng được duy trì trực tuyến, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tiền cho các chi phí phụ liên quan đến giấy, tài liệu và mực in. Đặc biệt, các công việc điều hành có thể tương tác ở mọi nơi, mọi lúc, miễn là bạn có kết nối internet.

Với mục tiêu chính là tạo ra một “văn phòng không giấy tờ”, cho phép các nhà lãnh đạo nhanh chóng quản lý các đơn đặt hàng mọi lúc, mọi nơi, ngay trên điện thoại di động, tất cả các tài liệu, giấy tờ, đề xuất và báo cáo chính thức được tạo, xem xét và duy trì một cách tập trung trên nền tảng trực tuyến. Đảm bảo không ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên, 100% giấy tờ, tài liệu vẫn được xử lý ngay trong trường hợp cần làm việc tại nhà để ngăn chặn đại dịch.

Sự khác biệt giữa văn phòng số và văn phòng truyền thống

Văn phòng kỹ thuật số chính là một “văn phòng không giấy tờ”, hỗ trợ người quản lý lưu trữ, kiểm soát và làm việc với các giấy tờ chính thức, hóa đơn, hợp đồng và các loại thủ tục giấy tờ khác.

Thuật ngữ “văn phòng ảo” đã trở nên phổ biến ở Việt Nam trong thời gian gần đây và ngày càng nhiều công ty lựa chọn mô hình này hơn là cho thuê văn phòng thông thường. Sau đây là một số dữ liệu mà SmartOSC DX đã tạo và cung cấp về các lợi ích và sự khác biệt của mô hình văn phòng ảo:

Về dịch vụ

Sự kết hợp của các tiện ích dịch vụ miễn phí do văn phòng ảo cung cấp là một trong những khía cạnh khiến chúng trở nên phổ biến với các doanh nghiệp. Phần lớn các dịch vụ trong một văn phòng điển hình, chẳng hạn như khu vực lễ tân, các công cụ và cơ sở vật chất, đều tốn tiền đầu tư. Dịch vụ văn phòng ảo sẽ cung cấp cho bạn tất cả các tiện ích nói trên khi bạn vắng mặt tại nơi làm việc, bao gồm cả việc giúp bạn chào khách và nhận cuộc gọi.

Về giá cả

Khi bắt đầu kinh doanh, giá cho thuê văn phòng là nỗi lo chính của chủ đầu tư. Trên thực tế, chi phí vận hành một văn phòng rất cao. Mô hình văn phòng thông thường đòi hỏi bạn phải trang bị mọi tiện nghi cần thiết cho nơi làm việc. 

Mặt khác, khái niệm văn phòng ảo sẽ cho phép bạn tiết kiệm tối đa chi phí thuê mặt bằng và các chi phí khác. Doanh nghiệp không phải trả thêm tiền cho những thứ như năng lượng, nước, internet, máy in/ máy scan, v.v. vì nhà cung cấp dịch vụ sẽ cung cấp tất cả những gì họ cần.

Về sự tiện lợi 

Vị trí và thiết kế nội thất của một văn phòng truyền thống hoàn toàn phụ thuộc vào ý muốn của bạn, mặc dù chi phí rõ ràng sẽ cao hơn. Cách bố trí văn phòng này sẽ hoạt động tốt cho các doanh nghiệp lớn với nhiều tiềm năng kinh doanh và số lượng nhân sự lớn. Trong khi đó, loại hình văn phòng ảo sẽ hoạt động tốt cho các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ đang thiết lập thương hiệu của họ.

Do không làm việc trực tiệp tại văn phòng ảo nên bên cho thuê văn phòng sẽ cung cấp cho bạn một vị trí thuận tiện để đăng ký công ty của bạn, khu vực tiếp tân, không gian họp, trang thiết bị hiện đại, v.v. Điều này sẽ cho phép doanh nghiệp bỏ qua một số chi phí đầu tư trả trước, nhưng vẫn có một không gian làm việc xa hoa và thân thiện.

Về tiện ích

Một văn phòng thông thường với một địa chỉ rõ ràng, uy tín sẽ nâng cao lòng tin của người tiêu dùng và giúp việc gặp gỡ, giao tiếp với các đối tác trở nên dễ dàng hơn. 

Ngược lại, với mô hình văn phòng ảo, các doanh nghiệp thường không làm việc tại đây mà ký hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ để sử dụng các tiện nghi như lễ tân, thiết bị văn phòng,… theo nhu cầu của doanh nghiệp.  Bạn sẽ có một đội ngũ chào hỏi để chào đón khách hàng, thu thập gói hàng và thư từ, đồng thời được sử dụng miễn phí các tiện nghi như không gian họp và không gian làm việc khi bạn cần cộng tác với những người khác.

Về tính pháp lý

Nhiều tổ chức vẫn không chắc chắn về văn phòng ảo là gì vì họ lo lắng về việc liệu chiến lược này có hợp pháp hay không. Tuy nhiên, mô hình văn phòng này hoàn toàn hợp pháp và các công ty có thể sử dụng địa điểm thuê văn phòng để thành lập công ty theo Luật Doanh nghiệp 2016. 

Ngoài ra, ngay cả khi tính pháp lý, đặc biệt là đối với mô hình văn phòng truyền thống được đảm bảo tuyệt đối, bạn sẽ phải mất một khoản chi phí để chuyển đổi các thông tin trên giấy phép kinh doanh nếu bạn chuyển văn phòng hoặc thay đổi địa điểm.

Kết luận

Hy vọng thông qua bài viết này bạn đã nắm rõ được sự khác biệt giữa văn phòng số và văn phòng truyền thống để có quyết định hợp lý nhất cho doanh nghiệp của mình. Còn nếu bạn vẫn chưa chắc chắn về loại hình văn phòng nào phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình, vui lòng liên hệ với chúng tôi. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi rất sẵn lòng giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn cho công ty của mình. Với rất nhiều lựa chọn có sẵn ngày nay, có thể khó để quyết định điều gì là tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn. Nhưng với sự trợ giúp của SmartOSC DX, việc đưa ra quyết định đó trở nên dễ dàng hơn một chút. Chúng tôi có một đội ngũ chuyên nghiệp luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn để giúp bạn đưa ra được quyết định phù hợp nhất cho doanh nghiệp.