Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Giải Pháp Văn Phòng Điện Tử

Văn phòng điện tử ra đời là giải pháp đột phá mới cho hầu hết các doanh nghiệp. Việc áp dụng văn phòng điện tử có thể phần nào giảm bớt được thời gian đi lại, giảm thiểu chi phí và quan trọng hơn hết, mọi thành viên trong doanh nghiệp đều có thể dễ dàng kiểm soát công việc một cách chặt chẽ và chính xác nhất. Trong phạm vi quyền hạn của mình, qua đó nâng cao về chất lượng công việc. 

Văn phòng điện tử là gì?

Văn phòng điện tử là một hệ thống phần mềm được chạy trên nền website, được tích hợp nhiều phân hệ tối ưu có thể tùy chỉnh linh hoạt cho phù hợp với đặc điểm, yêu cầu của từng doanh nghiệp nên nó đặc biệt hiệu quả đối với các doanh nghiệp vừa và lớn. Hoặc mô hình tổng công ty và các công ty con. 

Văn phòng điện tử được xem là phương thức giao tiếp công việc nhanh và hiệu quả nhất giữa các bộ phận trong một doanh nghiệp. Luồng giao tiếp này bắt nguồn từ phân công công việc đến tiếp nhận thực thi và báo cáo kết quả công việc, cuối cùng là ban hành lưu trữ hồ sơ, tất cả được xây dựng dựa trên một hệ thống xuyên suốt từ cấp quản lý cao nhất đến các bộ phận phòng ban và các nhân viên trực thuộc.

Ứng dụng văn phòng điện tử, lãnh đạo doanh nghiệp có thể nắm được tương đối hoàn chỉnh bức tranh hoạt động của doanh nghiệp mình dù đang ở bất cứ nơi đâu. Các nhân viên trong doanh nghiệp lại có thể dễ dàng quản lý, tra cứu tìm kiếm văn bản liên quan đến công việc, nắm bắt  nhanh chóng các công việc của lãnh đạo giao cho đồng thời báo cáo công việc kịp thời…

Kết quả thực tế mà doanh nghiệp đạt được sau khi ứng dụng văn phòng điện tử

Văn phòng điện tử có thể được khắc phục từ mọi hạn chế của một văn phòng thủ công truyền thống. Do vậy, hầu hết các đơn vị, tổ chức hay doanh nghiệp đã ứng dụng văn phòng điện tử thay cho việc lựa chọn hình thức văn phòng cũ. 

Từ thực tế đã cho thấy, việc áp dụng văn phòng điện tử các doanh nghiệp đã đầu tư trang bị đồng bộ hệ thống về cơ sở hạ tầng mỹ thuật công nghệ thông tin (CNTT), tăng cường mở các lớp tập huấn sử dụng phần mềm và đào tạo tin học nhằm nâng cao trình độ của nhân viên công ty. Kết quả được đầu tiên là nền hành chính công khai, minh bạch và phục vụ hiệu quả hơn cho những phát triển toàn diện của tổ chức, tạo nên lòng tin cho phía đối tác về năng lực quản lý, điều hành cũng như hoạt động của hệ thống doanh nghiệp ở mọi mặt. 

Kết quả khảo sát tại đây cho thấy, việc triển khai phần mềm văn phòng điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tăng lên 70% hiệu suất công việc và làm tiết giảm thời gian lưu trữ, luân chuyển văn bản, hồ sơ, giảm 90% chi phí văn phòng phẩm các loại như: giấy in, mực in, photocopy, đồng thời tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên chung. Qua đó, cho thấy văn phòng điện tử đã hỗ trợ trực tiếp các đơn vị, doanh nghiệp trong việc trao đổi và chia sẻ các thông tin, chuẩn hóa quy trình phối hợp xử lý công việc từ đó góp phần nâng cao hiệu suất. 

Khi áp dụng văn phòng điện tử, công tác quản lý cũng không đơn thuần là quản lý văn bản, giấy tờ, tài liệu nữa mà còn phục vụ việc điều hành của lãnh đạo. Đặc biệt là quản lý công việc của từng phòng ban, nhân viên tốt hơn nhờ hệ thống ghi nhận nhật ký làm việc của từng thành viên. Ban lãnh đạo, cán bộ quản lý có thể làm việc và “ký” các hồ sơ từ xa mà không cần phải có mặt tại văn phòng làm việc.

Giải pháp văn phòng điện tử tác động tới doanh nghiệp ra sao?

Tiết kiệm 90% thời gian lãng phí cho công việc hành chính

Thời gian dành cho việc nộp đơn, sắp xếp và tìm kiếm tài liệu giấy nên được tối ưu để nhân sự tập trung cho những công việc hiệu quả hơn hay những dự án tạo ra doanh thu. Việc số hóa toàn bộ dữ liệu lên phần mềm hỗ trợ nhân viên tìm kiếm thông tin nhanh chóng chỉ với 1 nút bấm, thay vì chật vật tìm kiếm hàng tập giấy tờ chất đống trong tủ tiêu tốn rất nhiều thời gian.

Tiết kiệm không gian nơi làm việc

Không gian làm việc quyết định tới 60% hiệu suất làm việc của nhân viên. Bạn sẽ ngạc nhiên khi đội ngũ nhân viên làm việc năng suất hơn hẳn nếu công ty nâng cấp văn phòng đẹp, khang trang và hiện đại hơn! 

Concept văn phòng “hành chính”, quá nhiều giấy – tủ kệ – tủ đựng hồ sơ đang dần trở thành “lỗi mốt” trong thời đại ngày nay. 90% nhân viên được hỏi trả lời rằng: họ cảm thấy thiếu tinh thần làm việc, mệt mỏi và không thích thú với văn phòng cũ và giấy chất đồng mọi nơi. Đặc biệt, tại những doanh nghiệp đặc thù cần rất nhiều các thủ tục giấy tờ như ngành tài chính, ngành ngân hàng,… giấy cứ chồng chất lên nhau còn tích tụ nhanh hơn mức bạn có thể sắp xếp và phân loại.

Việc số hóa giấy tờ lên máy chủ hoặc nền tảng điện toán đám mây giúp doanh nghiệp giải phóng tối đa không gian dành cho các tủ đồ, xây dựng một không gian làm việc chuyên nghiệp, khoa học. 

Tiết kiệm chi phí

Rất nhiều loại chi phí từ nhỏ tới lớn mà một doanh nghiệp có thể tiết kiệm được khi sử dụng mô hình Văn phòng không giấy. SmartOSC DX sẽ liệt kê một vài chi phí thường gặp dưới đây: 

• Chi phí hành chính: Giảm thiểu tối đa chi phí cho giấy tờ, máy in, mực in, bưu phí. 
• Chi phí văn phòng: không gian văn phòng cho các tệp 
• Chi phí nhân công
• Chi phí lãng phí nhân lực
• Các loại chi phí thất thoát do rủi ro

Các phần mềm chuyển đổi số thông thường đều đáp ứng nhu cầu điện tử hóa thông tin. Toàn bộ quy trình soạn thảo, chỉnh sửa, điều chỉnh văn bản đều thực hiện online tới khi có bản hoàn thiện cuối cùng. Cho tới lúc đó, bạn đã tiết kiệm được lượng lớn giấy tờ sai. Một số phần mềm còn cho phép tích hợp với chữ ký số, cho phép người có thẩm quyền ký online và chấp nhận quyền hợp pháp cho các loại văn bản đó. Như vậy, doanh nghiệp gần như loại bỏ 99% giấy tờ và thời gian lãng phí cho các thao tác hành chính lặp đi lặp lại. 

Dễ dàng chuyển giao thông tin

Phần mềm cho phép đính kèm tài liệu dưới dạng hình ảnh, các tệp định dạng .docx, .pdf,… giúp dễ dàng chuyển giao thông tin giữa các nhân sự thay vì phải lọc tìm văn bản giấy, phân loại, sắp xếp mất thời gian. Phần mềm còn hỗ trợ trao đổi thuận tiện ngay dưới mỗi thông báo, công văn, tài liệu giúp xử lý vấn đề nhanh chóng, minh bạch.

Tăng cường bảo mật

Các tài liệu vật lý rất khó theo dõi – hàng đống giấy có thể bị thất lạc hoặc bị mối mọt hoặc kém chất lượng theo thời gian. Cũng rất khó để kiểm soát việc truy cập, in và sao chép các tệp nhạy cảm. Phần mềm quản lý tài liệu với khả năng bảo mật tuyệt đối có thể giải quyết triệt để vấn đề này. Người quản trị hệ thống có thể thiết lập quyền truy cập chi tiết, quyền này chỉ định quyền ở cấp tài liệu (ví dụ: cài đặt dựa trên loại tài liệu), cấp người dùng (ví dụ: cài đặt dựa trên chức năng công việc của người đó) hoặc cấp hệ thống (ví dụ: bảo mật bao trùm cho tất cả dữ liệu trong hệ thống).

Việc triển khai phần mềm quản lý tài liệu cũng cho phép các tổ chức tận dụng chữ ký điện tử, tạo đường mòn kiểm toán và hơn thế nữa.

Phần mềm văn phòng điện tử E-Office giải pháp tối ưu mà doanh nghiệp cần tới chỉ có tại SmartOSC DX

Phần mềm văn phòng điện điện tử E-Office là hệ thống phần mềm giúp quản lý văn bản, hồ sơ và tài liệu, hồ sơ tài liệu và điều hành quản trị công việc một cách toàn diện và chuyên nghiệp hơn. Phần mềm được thiết kế một cách khoa học với đầy đủ chức năng như trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý các loại văn bản, điều hành công việc trực tuyến thông qua máy tính. Với khả năng theo dõi văn bản cũng như điều hành công việc từ xa thông qua việc sử dụng mạng internet. 

Lợi ích mà văn phòng điện tử E-Office mang tới cho doanh nghiệp:

• Phân hệ Văn bản cho phép tạo lập, quản lý Văn bản đến, Tờ trình, Văn bản đi, phân loại văn bản, giao cấp dưới xử lý và theo dõi tiến độ xử lý, đánh giá kết quả xử lý …
• Phân hệ Công việc cho phép tạo công việc, giao xử lý công việc, đánh giá tiến độ thực hiện công việc, theo dõi tận cùng kết quả công việc.
• Phân hệ Tài liệu cho phép quản lý tài liệu dùng chung như Hồ sơ, Sự kiện, Hợp đồng, các văn bản liên quan theo chủ đề, lưu trữ một cách khoa học, dễ dàng tra cứu và tìm kiếm, chia sẻ nội bộ.
• Phân hệ Tiện ích cung cấp đầy đủ các tính năng tiện ích văn phòng giúp người dùng có thể trao đổi thông tin nội bộ nhanh chóng, chính xác và chính thống như: Hệ thống trao đổi thảo luận, chat, tin nhắn, thông báo, danh bạ, ghi chép, ghi chú, nhắc việc…

Trên đây là những thông tin mà SmartOSC DX đã mang tới cho bạn đọc. Mong rằng chia sẻ này đã giúp cho bạn có cái nhìn tổng quan nhất về phần mềm văn phòng điện tử nói chung và phần mềm E-Office nói riêng. Chúc doanh nghiệp thành công.