Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Hệ thống e-office – Mắt xích quan trọng trong vận hành ngành du lịch

Ngày nay, không còn ai nghi ngờ rằng công nghệ và du lịch tạo nên sự kết hợp hoàn hảo. Điều này cũng đóng một vai trò quan trọng trong một bối cảnh mới, nơi chuyển đổi số đang trở thành một phần không thể thiếu trong mọi lĩnh vực xã hội. Cũng nhờ vào đó, ngành công nghiệp du lịch ngày càng nhận thức rõ ràng về xu hướng tất yếu này, và thích ứng bằng cách áp dụng E-Office vào mô hình kinh doanh và cung cấp sản phẩm dịch vụ của mình để thực hiện mục tiêu này. 

Trong bài viết dưới đây, SmartOSC DX sẽ giới thiệu đến bạn về tầm quan trọng của hệ thống E-Office trong vận hành du lịch.

Du lịch và công nghệ chuyển đổi số

Công nghệ trong lữ hành hay còn được gọi là công nghệ du lịch là một ứng dụng của ngành Công nghệ thông tin trong lĩnh vực các khách sạn, du lịch và lữ hành. Phương thức du lịch thông thường là được kết nối với hệ thống đặt chỗ, đặt dịch vụ trên máy tính của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cho đến thời điểm này, nó được sử dụng một cách thông dụng hơn, đa dạng trong ngành du lịch đặc biệt trong đặt khách sạn.

Đây có thể xem coi là bước tiến lớn trong lĩnh vực du lịch khi mà các hầu hết các dịch vụ trong quá trình đi du lịch của khách hàng (như đặt phòng khách sạn, xe di chuyển, đặt vé hàng không…) được xử lý trên hệ thống thông qua một đầu mối. Đồng thời gia tăng các giải pháp giúp ích cho chăm sóc khách hàng và xử lý nhanh 24/7 đối với những sự cố phát sinh trong lúc du lịch của khách hàng.

Các thành phần của hệ thống E-Office trong du lịch

Các ứng dụng công nghệ 

Các gói ứng dụng được sáng tạo một cách linh động là một trong những ưu điểm vượt trội của hệ thống E-Office trong du lịch, được sử dụng để cung cấp nhiều lựa chọn cho khách hàng.

Mạng lưới Internet

Trong ngành du lịch nói chung và khách sạn nói riêng, tận dụng Internet hiệu quả đã cải thiện rất nhiều về doanh thu. Ứng dụng này của  hệ thống E- Office là nền tảng để các phương tiện truyền thông như mạng xã hội, trang web, đặt hàng trên trực tuyến, blog và các quảng cáo trực tuyến,… Tất cả đều được phát triển để thu hút và hỗ trợ khách hàng lựa chọn dịch vụ của doanh nghiệp.

Hệ thống máy tính

Vì nhiều tổ chức du lịch trải dài rải rác và có quy mô lớn, nhỏ khác nhau nên họ sử dụng hệ thống mạng máy tính của E-Office để duy trì được kết nối. Hệ thống máy tính còn cho phép trao đổi giữa các địa điểm và chi nhánh, giúp đơn giản hóa cho các chính sách đặt phòng và giám sát chéo lẫn nhau. 

Chúng được sử dụng trong nội bộ để giúp nhân sự truy cập và theo dõi trên cùng một hệ thống thông tin nhằm có những tư vấn dịch vụ tích cực và thống nhất với trải nghiệm của khách hàng. Bên cạnh đó hệ thống máy tính của  hệ thống E-Office có thể lưu trữ và xử lý các thông tin cần thiết của khách hàng như thông tin phòng, sở thích, yêu cầu riêng của khách, chi tiết thời gian đặt và trả phòng… theo một khuôn khổ đồng nhất.

Liên lạc di động

Hiện nay liên lạc di động đã trở thành một thành phần thiết yếu trong quá trình của khách du lịch ví dụ như: bản đồ (google map) dùng để định vị và tìm kiếm những thông tin có giá trị khác về những nơi họ muốn đến thăm quan. Đa số các giao tiếp thông thường sẽ  được thực hiện với sự hỗ trợ của thông tin di động.

Vai trò của các thành phần E-office trong ngành du lịch

Internet vạn vật (IoT)

Internet of Things (IoT) là thành phần của hệ thống E-Office hứa hẹn sẽ mang đến những cập nhật tích cực và đáng kể cho ngành du lịch. Bởi vì chúng tích hợp các cảm biến tiên tiến được kết nối với Internet bên trong các mặt hàng như các sản phẩm tiêu dùng là ô tô, va li,… cho đến những dịch vụ vô hình như đặt khách sạn, ăn uống,…. 

Trợ lý ảo (Virtual Assistant) 

Các trợ lý ảo đã rất quen thuộc với người dùng như Siri và Alexa sẽ  được cài đặt trên điện thoại thông minh của khách hàng nhằm hỗ trợ tối đa cho khách du lịch. Những trợ lý ảo này có thể đáp ứng các nhu cầu như cung cấp đầy đủ thông tin về: thời tiết hôm nay của thành phố, cho phép bật radio, mở và tương tác trên email, v.v. 

Dựa trên tiện lợi đó của  hệ thống E-Office, các doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực du lịch cũng đã nghiên cứu tạo ra các công cụ trợ lý ảo nhằm hỗ trợ những trải nghiệm tương tác và cá nhân hóa cho người dùng trong ngành du lịch.

Dữ liệu lớn (Big Data)

Mặc dù trong thời gian gần đây đã có rất nhiều cuộc thảo luận về Dữ liệu lớn, nhưng vẫn chưa cho thấy rõ ràng các cơ hội mà nó mang lại riêng cho ngành du lịch. Tuy nhiên, nhiều công ty vận hành du lịch đã sử dụng nó trong những chiến lược cụ thể của mình như quảng bá tiếp thị, nghiên cứu và phân đoạn thị trường cũng như là tối ưu hóa đầu tư.

Chuỗi khối (Blockchain)

Blockchain là một trong giải pháp công nghệ chuyển đổi số vượt trội của  hệ thống E-Office, có thể sẵn sàng biến đổi thế giới. Mặc dù nó chủ yếu liên quan đến lĩnh vực tài chính, nhưng nó cũng có thể ảnh hưởng tích cực đến việc đi lại trong du lịch. Hiện tại chưa có nhiều thử nghiệm về chuỗi khối trong du lịch, nhưng có thể nó sẽ rất hữu ích trong việc xác định tình trạng hành khách tại sân bay, đảm bảo tính minh bạch trong ý kiến đóng góp của khách du lịch và cho phép thực hiện thanh toán dễ dàng và an toàn.

Kết quả của triển khai hệ thống E-Office trong ngành du lịch

• Tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong việc tiếp cận các thông tin, hình ảnh và các sản phẩm du lịch (hoạt động của các hệ thống những tài khoản trên mạng xã hội như Facebook, Instagram, Youtube, TikTok, Twitter…). 
• Trang bị tổng đài để thông tin, tư vấn, giải đáp những nhu cầu du lịch tại các thành phố, trung tâm để  đảm bảo việc cung cấp, tăng khả năng tiếp cận thông tin cho khách du lịch đồng thời còn đảm bảo tạo môi trường du lịch minh bạch, 
• Định hướng được sự phát triển thị trường cũng như việc tiếp nhận thông tin, dữ liệu của khách du lịch nhờ vào  hệ thống E-Office.
• Tăng nhanh khả năng tương tác và quảng bá hiệu quả những điểm đến được triển khai và đẩy mạnh trên toàn quốc đặc biệt các trung tâm du lịch lớn như Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, Đà Lạt, Huế, Đà Nẵng, …
• Nâng cao mức độ hỗ trợ và khả năng tương tác cho khách du lịch trong việc tiếp cận những thông tin về du lịch.

Kết bài

Có thể nói rằng đa số các bên tham gia trong lĩnh vực du lịch đều đang nhận được nhiều lợi ích từ hệ thống E-Office. Hệ thống này đã hỗ trợ ngành công nghiệp du lịch tạo ra sự thuận lợi trong việc chuyển đổi lượng công việc khổng lồ của con người thành những công việc đơn giản, chuyên nghiệp. Mô hình E- Office không những giúp giảm chi phí, nhân sự, và hơn nữa còn duy trì một khoảng cách chiến lược với những vấn đề quản trị khách hàng. Công nghệ tiên tiến được sử dụng để chạm vào hầu hết mọi khía cạnh của ngành du lịch nhằm khuyến khích sự đổi mới, mức độ chính xác, tốc độ, sự tiện ích, thân thiện với khách du lịch.

Hy vọng bài viết trên SmartOSC DX đã giúp bạn đọc xác định được những lợi ích mà hệ thống E-Office mang lại và có thể lựa chọn cho doanh nghiệp hệ thống phù hợp nhất. Liên hệ ngay với SmartOSC DX để được tư vấn thêm về giải pháp công nghệ vượt trội này.