tắc nghẽn quy trình nội bộ với giải pháp E-Office
Sản xuất đồ điện tử
1000+ nhân sự
Giải pháp E-Office
Là thành viên của nhà sản xuất điều hòa không khí nổi tiếng thế giới với gần 100 năm kinh nghiệm, Daikin Việt Nam đã có một chỗ đứng vững chắc trong lòng người tiêu dùng. Trong thời kì hậu Covid, Daikin đã nhanh chóng thích nghi và làm mới lại bộ máy hoạt động với hệ thống E-Office triển khai bởi SmartOSC DX.
Daikin trước khi có giải pháp văn phòng điện tử E-Office
Với hơn 1000 nhân sự trải dài toàn quốc, việc quản lý các hoạt động trong từng phòng ban luôn là một bài toán khó giải đối với Daikin. Cả cấp quản lý và nhân viên đều chứng kiến việc giảm hiệu suất làm việc trước tình trạng tắc nghẽn giấy tờ. Chờ đợi giấy tờ được yêu cầu và phê duyệt trở thành một nỗi ám ảnh của nhân viên Daikin. Điều này cũng ảnh hưởng trực tiếp đến việc giao tiếp giữa các phòng ban, khi thông tin không đến được đúng người đúng thời điểm.
Bên cạnh đó, cùng với việc mở rộng quy mô hoạt động, Daikin đứng trước hàng triệu file thông tin về nhân viên, sản phẩm, quy trình, v.v Khối lượng dữ liệu khổng lồ đè nặng lên hệ thống quản lý của Daikin, khiến việc xử lý giấy tờ vốn đã có nhiều khúc mắc trở nên tốn thời gian và thiếu chính xác.
Với những thách thức lớn này, Daikin quyết định đã đến lúc phải thay đổi: Toàn bộ quy trình nội bộ cần một cú hích chuyển đổi số để thay đổi từ gốc rễ.
Yêu cầu của Daikin với SmartOSC DX
Daikin đi tìm một giải pháp có thể đáp ứng được 4 yếu tố:
- Cải thiện năng suất quy trình phê duyệt giấy tờ
- Xây dựng và hỗ trợ hệ thống lưu trữ và quản lý hồ sơ
- Lưu trữ tài liệu trên một hệ thống duy nhất
- Nâng cao chất lượng giao tiếp giữa các bộ phận sản xuất – phân phối – bán hàng
SmartOSC DX đã được Daikin tin tưởng để đồng hành trong cuộc cách mạng chuyển đổi số này. Với hơn 10 năm kinh nghiệm hỗ trợ các doanh nghiệp lớn trong việc thay đổi và định hình quy trình làm việc của tương lai, SmartOSC DX tự tin có thể hiện thực hóa các yêu cầu từ Daikin. Daikin cũng tái khẳng định niềm tin này khi đánh giá SmartOSC DX là một bên cung cấp giải pháp chuyển đổi số với chuyên môn cao và phong cách làm việc tận tình, chuyên nghiệp.
Quá trình chuyển đổi văn phòng điện tử cùng SmartOSC DX
SmartOSC DX tập trung vào 3 chức năng cốt lõi để cải thiện quy trình xử lý thông tin nội bộ của Daikin.
#1 Xây dựng kênh quy trình nội bộ trực tuyến
Bước đầu tiên để tinh gọn lại hệ thống xử lý thông tin nội bộ cho Daikin chính là tạo một bộ quy trình xử lý thông tin trực tuyến nhanh gọn và chính xác. Đây sẽ là nơi quản lý và giải quyết các hồ sơ công việc, trao đổi thông tin và điều hành các hoạt động nội bộ. Là bộ giải pháp chuyển đổi số bảo mất nhất tại Việt Nam, SmartOSC DX đảm bảo tính an toàn và minh bạch thông tin trong mọi thời điểm.
#2 Tự động hóa quy trình phê duyệt, trình ký
Thay vì cách thủ công khi giấy tờ di chuyển và chờ duyệt ở các phòng ban rất lâu và dễ bị thất lạc, hệ thống E-Office tự động hóa toàn bộ quá trình theo các luồng hoạt động đã được xây dựng từ trước. Các quy trình thông báo và phê duyệt diễn ra hoàn toàn trực tuyến và mang rính chuyên biệt cho từng phòng ban và các bên quản lý.
Không chỉ dừng lại ở việc tự động hóa, hệ thống cũng tạo điều kiện để người dùng có thể dễ dàng giải quyết công việc mọi lúc mọi nơi; không còn bị gò bó tại phòng làm việc khi thông tin đã được lưu trữ trên hệ thống đám mây.
Nhờ vào việc lưu trữ dữ liệu lên Cloud, tất cả tài liệu và văn bản của Daikin được thống nhất và sắp xếp thông minh trên một hệ thống tập trung. Người dùng có thể dễ dàng tiếp cận với bất kì giấy tờ nào khi cần, từ đó tăng tốc độ xử lý yêu cầu và năng suất làm việc.
#3 Xóa bỏ rào cản giao tiếp giữa các phòng ban
Với việc các hoạt động nội bộ được xử lý trực tuyến, mọi giao tiếp và luồng phê duyệt đều được lưu trữ tự động, từ đó bảo đảm tính liền mạch và hiệu quả cho bộ máy vận hành của Daikin. Hệ thống E-Office đã tháo gỡ nút thắt cho một trong những khó khăn lớn nhất của Daikin: Sự liên kết giữa các khối Văn phòng – Nhà máy – Nhà phân phối.
SmartOSC DX cũng hỗ trợ nhân viên Daikin Việt Nam làm quen với hệ thống thông qua một serie đào tạo dành riêng cho người dùng E-Office. Khóa học này giúp người dùng có thể sử dụng thành thạo và tạo thêm các chức năng đơn giản khi cần.
Bước chuyển mình của Daikin cùng một hệ thống tinh gọn
SmartOSC DX đã đưa ra câu trả lời cho bài toán khó tồn tại trong một thời gian của Daikin. Ông Nguyễn Tuấn Dũng, quản lý dự án E-Office của Daikin vui mừng chia sẻ: “Giải pháp E-office của SmartOSC DX đã mang đến “luồng gió mới” cho Daikin, khi mà các luồng công việc được hiển thị minh bạch, giải quyết nhanh, quyết định nhanh làm cho nhân viên cảm nhận được sự năng động, công bằng và gắn bó hơn với công ty.”
Việc giảm nhẹ áp lực cho bộ máy vận hành đã đem lại những kết quả vô cùng tích cực đối với Daikin. Tiếp lời nhận xét, ông Dũng cho biết: “SmartOSC DX đã giúp Daikin Vietnam tinh gọn hơn 50 quy trình trên giấy tờ, khoảng 80% quy trình được đưa lên hệ thống phần mềm bao gồm quy trình chung như hành chính, kế toán và các quy trình nghiệp vụ chuyên môn của khối bán hàng, dịch vụ.”
Sự thay đổi này là động lực để Daikin tiếp tục tin tưởng SmartOSC DX là đối tác thân thiết trong quá trình chuyển đổi số: “Thời gian tới chúng tôi sẽ cùng SmartOSC DX tiếp tục tối ưu hóa các quy trình còn lại và nâng tỷ lệ 100%”. SmartOSC DX vinh hạnh được tiếp tục đồng hành cùng Daikin trong quá trình chuyển đổi số nói riêng và các doanh nghiệp Việt Nam nói chung.
NGAY HÔM NAY
