Quản Lý Nhân Sự - HRM

Chấm Công Là Gì? Tìm Hiểu Ưu Nhược Điểm Của Các Cách Chấm Công Phổ Biến Hiện Nay

Ngày nay, chấm công là một phần thiết yếu trong quy trình làm việc của nhiều công ty thuộc các lĩnh vực khác nhau. Bạn có thể điều chỉnh việc chấm công bằng rất nhiều cách để phục vụ nhiều mục đích khác nhau tùy thuộc vào lĩnh vực chuyên môn, văn hóa công ty và mục tiêu chung của tập thể. Bài viết này SmartOSC DX xin chia sẻ khái niệm chấm công là gì và ưu nhược điểm của những cách chấm công phổ biến hiện nay. 

Chấm công là gì?

Theo dõi thời gian nhân viên dành cho công việc là cách dễ nhất để tính toán chi phí công việc được áp dụng từ xưa đến nay. Trong lịch sử, nhiều loại hình chấm công đã được phát triển và hiện đang được sử dụng trong các lĩnh vực khác nhau. 

Tính toán chi phí công việc không phải là mục đích duy nhất của việc chấm công:

• Chấm công giúp doanh nghiệp thu thập dữ liệu kinh doanh, phân tích và cải thiện hiệu suất. 
• Dữ liệu thời gian cho phép nhà quản lý hoặc chủ doanh nghiệp tìm ra những xu hướng quan trọng từ đó tăng giảm thời gian hợp lý với hiệu quả công việc. 
• Nhân viên có thể theo dõi thời gian họ bỏ ra trong công việc từ đó nâng cao hiệu quả, năng suất công việc. 

Lịch sử phát triển của việc chấm công

Ngày xưa, công nghệ chấm công bắt đầu phát triển sau cuộc cách mạng công nghiệp, khi mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động dựa trên nguyên tắc “thời gian là tiền bạc”. Sau đó, việc áp dụng ồ ạt máy móc trong các hoạt động công nghiệp cũng ảnh hưởng đến việc chấm công: chiếc đồng hồ đầu tiên phát minh vào năm 1888 với mục đích theo dõi điểm danh và theo dõi việc đi trễ.

Khi công nghệ phát triển và các thiết bị điện tử trở thành công cụ làm việc trong nhiều lĩnh vực, việc giám sát hoạt động đến từng chi tiết trở nên khả thi. Phần mềm đặc biệt được sử dụng để ghi lại các hoạt động của nhân viên trên máy tính của họ và chuẩn bị cho các báo cáo năng suất chi tiết.

Ngày nay, nhiều phương pháp chấm công khác nhau được sử dụng, tùy thuộc vào dữ liệu và mức độ chi tiết. Những phương pháp này được coi là nguồn thông tin quan trọng cho các doanh nghiệp và cá nhân.

Ưu điểm của việc chấm công

Dựa vào những kinh nghiệm của đa số công ty, việc chấm công mang lại lợi ích đáng kể cho cả công ty và nhân viên. Việc hiểu rõ thời gian bạn bỏ ra mang lại gì cho bạn có thể giúp bạn thực hiện công việc hiệu quả hơn, tổ chức quy trình và môi trường làm việc chuyên nghiệp, đánh bại sự trì hoãn. 

Tối ưu hóa quy trình làm việc

Biết những nhiệm vụ nào khó hơn và tốn nhiều thời gian hơn, bạn sẽ dễ dàng phân phối thời gian một cách khôn ngoan hơn và hoàn thành chúng trước.

Đánh bại sự trì hoãn

Nhận thức được chi phí cho thời gian của bạn sẽ thúc đẩy bạn dành thời gian một cách thông minh hơn, loại bỏ phân tâm và giải quyết các nhiệm vụ khó hơn.

Nhận diện tình trạng làm việc quá sức

Bản tổng kết về lượng thời gian của nhân viên giúp tìm ra những hoạt động đòi hỏi nhiều thời gian hơn một ngày làm việc hoặc phát hiện sớm tình trạng quá tải có thể xảy ra.

Xác định phạm vi trách nhiệm của bạn 

Việc ước chừng bạn có thể thực hiện bao nhiêu công việc trong khoảng thời gian cụ thể nào cho phép bạn giới hạn khối lượng công việc của mình sao cho hợp lý và có lý do hợp lệ để nói không với việc được giao quá nhiều đầu việc. 

Phương pháp chấm công phổ biến hiện nay

Với những doanh nghiệp đang muốn chuyển đổi số và quản lý nhân sự, quản lý chấm công một cách tự động. Việc sử dụng một phần mềm quản lý chấm công linh động cho từng nhân viên là điều cần thiết. Bạn có thể tham khảo sử dụng phần mềm quản lý nhân sự Zoho People của công ty SmartOSC DX. Zoho People là một trong những phần mềm nổi bật trên thị trường hoạt động dựa trên nền tảng tự động hóa 4.0, hỗ trợ cấp quản lý điều hành công việc từ xa một cách dễ dàng. 

Các nhà lãnh đạo có thể ứng dụng Zoho People trong việc chấm công một cách hiệu quả dựa trên những tính năng có thể kể đến như:

Quản lý thông tin nhân viên chuyên nghiệp

Nền tảng Zoho People cho phép số hóa lưu trữ thông tin của từng nhân viên một cách đầy đủ. Nhân viên nhân sự có thể dễ dàng chuyển dữ liệu nhân viên từ file Excel ban đầu để nhập vào cơ sở dữ liệu của Zoho People chỉ bằng vài thao tác đơn giản. 

Quản lý chấm công linh động

Phần mềm Zoho People cho phép quản lý thông tin chấm công, quản lý các thiết bị tự động lưu trữ tài khoản của từng nhân viên để thiết lập mã máy chấm công. 

Chấm công trực tuyến qua điện thoại dựa trên Wifi và GPS, camera AI, tích hợp chấm công vân tay tự động đồng bộ với điện thoại. 

Ngoài ra, một phần mềm quản lý nhân sự không chỉ có chức năng chấm công mà còn cung cấp nhiều tính năng đa dạng như tính lương tự động, số hóa giấy tờ, quản lý truyền thông, tạo báo cáo trực quan và thông minh..

Chấm công là một hình thức cung cấp dữ liệu quan trọng từ đó nhà quản lý có thể lập kế hoạch nâng cao hiệu quả công việc, cải thiện tinh thần của nhân viên và tạo ra một tập thể có tổ chức. Tùy thuộc vào đặc thù công việc, mục tiêu quản lý cũng như văn hóa doanh nghiệp, bạn có thể sử dụng các phương pháp chấm công khác nhau. Điểm cốt lõi là tổ chức một cách hợp lý để có được những dữ liệu có giá trị về thời gian và áp dụng vào các quy trình làm việc trong tương lai. Với những chia sẻ trên đây sẽ giúp được quý khách.