Quản Lý Nhân Sự - HRM

Đặc Điểm Chung Của Phần Mềm Nhân Sự Tính Lương

Phần mềm tính lương nhân sự sẽ giúp cho nhà quản trị nhân sự tiết kiệm được không ít thời gian cũng như chi phí, tối ưu hóa quy trình nhân sự, hỗ trợ cho quy trình tính lương nhanh chóng, chính xác và cung cấp thông tin đầy đủ, đa dạng nhằm giúp cho doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh.  Cùng SmartOSC DX tìm hiểu rõ đặc điểm chung của phần mềm nhân sự tính lương trong bài viết dưới đây.

Quản lý thông tin nhân viên toàn diện

Cùng với phân hệ trung tâm của chương trình, việc liên kết và chia sẻ dữ liệu với phân hệ khác, phân hệ này cho phép lưu trữ, chỉnh sửa và hệ thống hóa dữ liệu của nhân viên xuyên suốt quá trình làm việc. 

Thông tin này đã được quản lý và cập nhật liên tục từ quá trình tuyển dụng cho tới khi ký kết hợp đồng, phản ánh đầy đủ nhất những thông tin liên quan tới cá nhân, như quá trình đảm nhận công việc ở một tổ chức, kinh nghiệm, quản lý tiền lương, phụ cấp, nghỉ phép, đào tạo… 

Quản lý chấm công linh hoạt

Phần mềm sẽ hỗ trợ cho doanh nghiệp chấm công tự động cùng công nghệ mới bằng thẻ từ, nhận dạng vân tay.. Tự động hóa tính toán, thống kê, lập bảng chấm công nhằm phục vụ cho công tác tính lương chi tiết và chi tiết tới từng phút. 

• Lưu trữ thông tin một cách lâu dài
• Lưu trữ toàn bộ thông tin về hồ sơ và quá trình làm việc của nhân viên khi bắt đầu tới khi nghỉ việc.  Cho phép nhà quản lý tra cứu vào bất kỳ thời điểm nào
• Phù hợp với nhiều hệ điều hành

Quản lý tiền lương linh động và sáng tạo

Doanh nghiệp cần tính lương như thế nào? Liệu có cần cải thiện cách tính lương? Bạn đang tiếp xúc với công cụ tính toán nhanh nhất, linh hoạt nhất, Vì thế bạn là người được quyền yêu cầu tư vấn và thiết lập công thức tính lương theo chính sách của công ty. Còn điều gì tuyệt vời hơn bằng việc bạn hoàn toàn làm chủ chức năng tính lương của chính mình bằng việc sử dụng phần mềm chuyên nghiệp. 

Bạn có thể định nghĩa rằng, kiến tạo cấu hình theo cách tính lương chính xác, hiệu quả, linh động theo yêu cầu: ngạch bậc, thời gian hay sản phẩm. Việc thống kê, phân tích quỹ lương, tự động tính và quyết toán thuế thu nhập hợp lý. 

Quản lý hệ thống an toàn và mang tính bảo mật cao

Luôn cho phép thiết lập một số thông tin dùng chung cho toàn bộ chương trình. Việc phân quyền chi tiết hết sức chặt chẽ từng chức năng (đọc, thêm mới, chỉnh sửa, hoặc xóa…) theo từng cấp đối với từng loại báo cáo. Bên cạnh đó, cần được bảo mật tối đa an toàn nguồn dữ liệu:

• Phân quyền chặt chẽ: Người quản lý quyền người dùng được thông qua chức năng (màn hình) và dữ liệu. Các chức năng đều được xem, thêm, sửa, hay xóa, in được thiết kế một cách độc lập làm cho khách hàng linh hoạt hơn trong việc tổ chức nhiều người dùng và kiểm soát nguồn dữ liệu. 
• Tính thừa kế cao: giúp cho người dùng dễ dàng xử lý thông tin nhanh
• Người dùng hoàn toàn yên tâm về dữ liệu của mình. Về những thao tác thêm, sửa, xóa quản lý chặt chẽ. Các số liệu đã được nhập hoặc ràng buộc trên nền tảng hệ thống quản lý tổng thể. 
• Hệ thống phân hệ kế thừa và xử lý  tự động
• Dữ liệu và các báo cáo có thể được xuất sang dạng file khác nhau, dễ dàng trong thao tác kết nối với hệ thống khác. 

Một số ưu điểm vượt trội khi sử dụng phần mềm tính lương nhân sự

Tiết kiệm chi phí

Khi đồng bộ hóa các công việc nhân sự mà không muốn mất quá nhiều chi phí vào nhân lực dư thừa thì doanh nghiệp cần đầu tư vào hệ thống công nghệ quản lý. Phần mềm quản lý nhân sự được thực hiện các công việc chấm công, tính lương, quản lý hồ sơ chuyên nghiệp và mang tính hiệu quả hơn. Khi các thông tin, dữ liệu đã được đồng bộ hóa thì năng suất làm việc càng được nâng cao hơn. 

Giảm thiểu hồ sơ, giấy tờ trong công tác quản lý

Trước đây, công việc của người quản lý giấy tờ về thông tin cá nhân của nhân viên, chấm công, quá trình làm việc…. đều đã được thực hiện bằng thủ công châm tay, còn đến với SmartOSC DX mọi công tác đều được phần mềm Zoho People hỗ trợ một cách vượt trội, lưu trữ các thông tin, nguồn dữ liệu vượt trội. 

Tính năng đa dạng

Quản lý hồ sơ, quản lý tính lương cho từng nhân viên, qua đó lọc quá trình công tác, trình độ học vấn, kỹ năng nghiệp vụ… Thông báo tự động cùng hợp đồng lao động hết thời hạn. Tổng hợp chấm công, tính lương, đơn nghỉ phép, lên lịch công tác, đơn xin nghỉ ốm. Điều này được đánh giá kỹ năng năng suất nhân sự theo KPI. Quản lý công tác tuyển dụng, đào tạo, đánh giá kết quả đào tạo mới. Sắp xếp cũng như tạo sơ đồ tổ chức trong môi trường doanh nghiệp.

Bảo mật dữ liệu tuyệt đối

Để so sánh với những phương pháp quản lý dữ liệu bằng Excel hay giấy tờ trước đây, thì việc sử dụng phần mềm có độ bảo mật cao hơn rất nhiều. Lưu dữ thông tin tại data center ở các máy chủ mạnh mẽ, dữ liệu đã được bảo mật với SSL, tường lửa và hệ thống chính sách bảo mật mạng nghiêm ngặt. Dữ liệu đã được kiểm soát truy xuất tối đa chỉ với một số key position với được cho phép truy cập thông tin. 

Một số nhược điểm của phần mềm quản lý nhân sự và tính lương nhân viên

So với những cách thức tính lương nhân sự thủ công thì sử dụng phần mềm đem lại nhiều lợi ích hơn. Tuy nhiên, phần mềm quản lý nhân sự vẫn còn sự tồn tại ở một số nhược điểm mà bạn và doanh nghiệp cần lưu ý trước khi sử dụng. 

Hạn chế chức năng

Hiện có rất nhiều phần mềm nhân sự miễn phí bị hạn chế rất nhiều chức năng dành cho nghiệp vụ nhân sự. Ccas chức năng về tuyển dụng không được thiết lập quy trình tự động hóa, không được kết nối với thị trường tuyển dụng, không sàng lọc ứng viên phù hợp. 

Rủi ro cao khi bảo mật đối với bản miễn phí

Các bản phần mềm quản lý tiền lương nhân sự miễn phí đều có những tỷ lệ và rủi ro cao. Dữ liệu gặp phải sự cố cao hơn nhiều so với bản tính phí. Vì không được nhà cung cấp phần mềm bảo hành dữ liệu hay nhận được sự hỗ trợ kịp thời khi gặp phải sự cố, nên các doanh nghiệp nhỏ khi muốn sử dụng các bản miễn phí thì cần phải xem xét cẩn thận tránh gặp rủi ro không đáng có. 

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự và tính lương giúp cho hàng triệu doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc, khả năng đánh giá đúng về năng lực nhân sự, tiết kiệm chi phí và thời gian, nó sẽ là cánh tay đắc lực cho bộ phận nhân sự. Tuy nhiên, bạn cũng cần phải đưa ra sự lựa chọn kỹ lưỡng phần mềm nào phù hợp nhất đối với doanh nghiệp mà bạn nên tránh bởi nó có thể xảy ra những rủi ro không đáng có. Mong rằng với thông tin bài viết nêu trên, SmartOSC DX đã giúp bạn hiểu được và có cái nhìn tổng quát hơn về tính năng đặc biệt của loại phần mềm này. Chúc doanh nghiệp thành công!