Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Hậu Covid, Văn Phòng Điện Tử Còn Là Xu Hướng Của Các Doanh Nghiệp?

Xu hướng văn phòng điện tử doanh nghiệp liệu có còn tồn tại khi thế giới đang bước sang giai đoạn “bình thường mới” hậu Covid – 19? Cùng SmartOSC DX tìm hiểu những lợi ích mà văn phòng điện tử mang lại để có cái nhìn khách quan hơn và đánh giá về tương lai của giải pháp số hóa này. 

Xu hướng văn phòng điện tử ngày nay

Kỷ nguyên số đòi hỏi số hóa mọi công việc từ văn phòng đến các hệ thống máy móc tự động. Thêm vào đó là hệ quả của đại dịch Covid – 19 đã thúc đẩy hình thức làm việc online. Văn phòng điện tử đã trở thành xu hướng của các doanh nghiệp. 

Văn phòng điện tử là giải pháp tích hợp công nghệ số mang đến những lợi ích cho doanh nghiệp. Từ quản lý văn bản, công văn, báo cáo cho đến việc trao đổi thông tin, xử lý các loại hồ sơ đều được dựa trên nền tảng số. Môi trường văn phòng trở nên chuyên nghiệp, hiện đại hơn, mọi công việc được giải quyết nhanh chóng, chính xác và bảo mật hơn. 

Chưa kể, việc sử dụng văn phòng điện tử còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 80% chi phí cho việc lưu trữ, mực in, phòng kho, giấy tờ in ấn, chi phí bảo trì máy móc…

Một điều cần lưu tâm là văn phòng online còn tạo cho nhân viên sự thoải mái, không áp lực. Từ đó nhân viên có thể tự do sáng tạo, đem đến hiệu quả tích cực trong công việc. 

Hậu Covid, xu hướng văn phòng điện tử doanh nghiệp có còn tiếp diễn?

Văn phòng điện tử giúp doanh nghiệp điều hành công việc toàn diện 

Nếu trước đây, mỗi lần tra cứu thông tin, văn bản, bạn phải tìm đến phòng văn thư tìm kiếm các loại giấy tờ thì giờ đây, chỉ vài click tìm kiếm trên thiết bị điện tử, bạn dễ dàng tìm ra tài liệu mình cần. Việc này còn giảm thiểu được vấn đề mực in lâu ngày bị mờ, văn bản bị thất lạc trong quá trình lưu trữ thủ công. Nói cách khác, văn phòng điện tử đem đến môi trường lưu trữ văn bản, tạo và gửi văn bản đơn giản, thuận tiện hơn. 

Hơn thế nữa, văn phòng điện tử cũng giúp quá trình chấm công của nhân viên diễn ra thuận tiện, chính xác hơn. Việc tự chấm công không chỉ đem đến sự minh bạch mà còn giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán. 

Lãnh đạo dễ dàng thông qua văn phòng điện tử để theo dõi, giám sát quá trình làm việc của các phòng ban. Chỉ cần có vấn đề xảy ra, lãnh đạo nhanh chóng nắm bắt và đưa ra phương hướng giải quyết kịp thời. 

Như vậy có thể thấy, văn phòng điện tử tác động đến mọi khía cạnh, từ hoạt động của nhân viên, đến sự quản lý của nhà lãnh đạo. Văn phòng điện tử giúp doanh nghiệp điều hành công việc toàn diện hơn. 

Văn phòng điện tử giúp xử lý văn bản từ xa ở mọi lúc, mọi nơi

Như đã nói ở trên, văn phòng điện tử có thể giúp các cá nhân cùng làm việc trên cùng một nền tảng mà không phải họp mặt trực tuyến. Điều này đem đến lợi ích cao cho những công ty có nhiều chi nhánh ở khắp nơi trên thế giới. 

Lãnh đạo công ty có thể ký duyệt giấy tờ, theo dõi quá trình thực hiện ở mọi thời điểm, ngay cả một chuyến công tác dài ngày cũng không làm gián đoạn việc quản lý này. 

Với tất cả dữ liệu được cập nhật trên hệ thống nội bộ công ty, tất cả thành viên đều đủ thẩm quyền có thể cùng đóng góp, chỉnh sửa, hoàn thiện ở mọi lúc, mọi nơi. Văn bản thông báo cũng đến tận tay từng cá nhân một, chính xác và nhanh chóng. 

Với những tính năng trên, văn phòng điện tử không chỉ mang đến lợi ích khi đại dịch đang hoành hành mà ở thời kỳ hậu Covid và tương lai về sau, xu hướng văn phòng điện tử doanh nghiệp sẽ còn được tiếp diễn. Để có thể theo kịp xu hướng này, doanh nghiệp có thể lựa chọn giải pháp E-Office của SmartOSC DX. Với 16 năm kinh nghiệm, đây là đơn vị mang đến cho bạn giải pháp văn phòng điện tử tối ưu và bảo mật nhất.