Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Hướng dẫn cơ bản làm quen với mô hình văn phòng điện tử

Với sự phát triển vượt trội của công nghệ số, không khó để doanh nghiệp tìm kiếm cho mình những đơn vị thiết kế website hay văn phòng trực tuyến bao gồm nhiều đa chức năng để xử lý công việc. Và khái niệm mô hình văn phòng điện tử đã không còn xa lạ với các tổ chức, doanh nghiệp. Nhưng để làm quen rõ hơn với mô hình này, hãy cùng đọc bài viết dưới đây của SmartOSC DX. 

Mô hình Văn phòng điện tử có ưu và nhược điểm gì?

Ưu điểm 

• Nhà lãnh đạo dễ dàng quản lý: cấp quản lý phân công các nhiệm vụ, công việc và theo dõi tiến độ làm việc. Dựa trên nền tảng trực tuyến, hệ thống văn phòng được quản lý và thực hiện online qua mạng Internet. Nhà quản lý có thể kiểm soát toàn bộ hoạt động của công ty, doanh nghiệp chỉ cần qua các thao tác trên thiết bị điện tử có kết nối mạng.
• Tự động cập nhật giấy tờ, văn bản: Các loại văn bản liên quan đến hoạt động doanh nghiệp đều được cập nhập cụ thể ngay trên hệ thống quản lý văn bản. Mỗi đầu tên công việc luôn được phân loại rõ ràng, có hiển thị tiến độ thực hiện theo quy định. Người thực hiện khi có ý kiến sẽ ghi chú trực tiếp trên danh sách công việc đã được phân công. Chính vì thế, hiệu quả công việc sẽ được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn. 
• Kho lưu trữ dữ liệu khổng lồ: Nếu như trước đây, việc lưu trữ dữ liệu bằng văn bản giấy hoặc ổ cứng máy tính gây ra nhiều phiền hà về việc tốn thời gian, công sức. Nhưng hiện nay, mọi công việc đều có thể được cập nhập sẵn trên phần mềm. Nhân viên dễ dàng sử dụng chúng để quản lý, lưu trữ và tìm kiếm thông tin khi cần thiết. 
• Đảm bảo việc bảo mật thông tin: Mỗi người dùng sẽ được cấp một tài khoản riêng, bao gồm luôn cả mật khẩu bảo mật riêng. Với cơ chế bảo mật thông qua cách phân quyền cho người dùng này mang lại sự bảo mật an toàn cao cho từng loại hồ sơ của công ty, doanh nghiệp.

Nhược điểm

• Mô hình văn phòng điện tử khi được xây dựng trong thời gian đầu và triển khai thực hiện sẽ gặp phải nhiều khó khăn. Các nhân sự của công ty, doanh nghiệp đã quen với mô hình làm việc văn phòng truyền thống. Vì thế nó đã trở thành thói quen trong việc vận hành doanh nghiệp và khó có thể thích nghi nhanh chóng với mô hình mới. 
• Có rất nhiều giải pháp công nghệ ra đời để hỗ trợ công việc cho việc xây dựng mô hình văn phòng điện tử. Tuy nhiên, không phải giải pháp nào cũng thật sự phù hợp với doanh nghiệp đó. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần kỹ càng trong khâu lựa chọn công nghệ để ứng dụng một cách hiệu quả vào văn phòng điện tử.
• Các doanh nghiệp vẫn còn lo ngại các thông tin được chuyển lên nền tảng công nghệ số có thể bị rò rỉ, lộ ra ngoài. Thế nên lựa chọn những phần mềm văn phòng có độ bảo mật thông tin cao, khắc phục được mối lo ngại của doanh nghiệp khi ứng dụng văn phòng điện tử.

Vì sao các doanh nghiệp nên áp dụng mô hình văn phòng điện tử?

Xử lý công việc nhanh chóng

Mô hình văn phòng điện tử có thể khẳng định là một phần mềm vô cùng hữu dụng, vì chúng có thể đảm nhiệm nhiều chức năng thông minh, giúp con người không cần phải trực tiếp xử lý vào công việc. Mặc dù chỉ là một phần mềm được lập trình sẵn, nhưng văn phòng điện tử có thể giúp doanh nghiệp xử lý lượng công việc khổng lồ, cái mà có lẽ cần nhiều thời gian để nhân sự giải quyết. 

Chính vì vậy, để doanh nghiệp có thể điều chỉnh năng suất làm việc trong tổ chức, những nhà lãnh đạo cần sớm nghĩ đến mô hình văn phòng điện tử để có thể vận hành công việc tốt hơn. Tránh cho công việc dồn lại chồng chất. Điều này khiến cho chậm tiến độ bàn giao các giấy tờ hoặc kết quả đến bên thứ ba, từ đó sẽ gây bất lợi cho công ty hoặc doanh nghiệp.

Dễ dàng tra tìm thông tin

Áp dụng mô hình văn phòng điện tử cho công ty, doanh nghiệp sẽ giúp khắc phục được một nhược điểm của văn phòng vật lý bình thường đó là dễ nhầm lẫn thông tin, hoặc thông tin không được tìm thấy một cách nhanh chóng. 

Với những tính năng được tích hợp sẵn ở trong phần mềm, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tra tìm thông tin đang có sẵn trong văn phòng điện tử, miễn là chúng đã được cập nhật, tải lên hoàn tất và lưu trữ trong phần mềm văn phòng. Nhờ vào đó, khoảng thời gian dành cho việc tìm kiếm thông tin được giảm đi đáng kể, mà còn mang lại hiệu quả nhiều hơn.

Tính bảo mật cao

Khác với văn phòng vật lý truyền thống, mô hình văn phòng điện tử được nhiều chuyên gia đánh giá cao ở tính năng bảo mật rất cao. Bất cứ những tệp thông tin hay văn bản được lưu tại văn phòng điện tử, chỉ có những người có quyền quản lý mới có khả năng truy xuất ra ngoài, còn nhân viên sử dụng thì chỉ sử dụng được chức năng tham khảo, không thể lấy ra ngoài toàn bộ được. 

Trong khi sử dụng văn phòng truyền thống, nếu như không bảo quản cẩn thận thì việc làm thất lạc hoặc bị đánh cắp xảy ra rất cao. Chính vì lý do này nên càng ngày có nhiều công ty, doanh nghiệp tìm tới SmartOSC DX để yêu cầu thiết kế văn phòng điện tử cho tổ chức của mình.

Chi phí khi doanh nghiệp đầu tư cho mô hình văn phòng điện tử

Những phần mềm văn phòng điện tử sẽ được nghiên cứu và phát triển bởi những đơn vị thiết kế phần mềm chuyên nghiệp. Vì vậy khi có nhu cầu sử dụng thì doanh nghiệp cần phải đầu tư chi phí mua cũng như phí duy trì phần mềm theo mức mà đơn vị cung cấp đưa ra. 

Mức phí này sẽ phụ thuộc vào quy mô sử dụng, phạm vi và cấp độ triển khai mô hình văn phòng điện tử trong doanh nghiệp. Ví dụ, với phần mềm kế toán có chức năng quản lý các nghiệp vụ, sổ sách liên quan đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì mức phí đầu tư ban đầu là khoảng vài chục triệu đồng.

Ngoài ra, để sở hữu cho mình một văn phòng hiện đại theo mô hình điện tử thì doanh nghiệp cũng cần phải chi ra một khoản chi phí ban đầu để đặt mua công cụ, dụng cụ. Cụ thể ở đây là máy tính và một vài thiết bị có liên quan để phục vụ cho việc vận hành và áp dụng phần mềm. Hiện nay một bộ máy tính văn phòng hiện đại có mức giá giao động từ 10 – 13 triệu đồng.

Kết luận

Mô hình văn phòng điện tử được nghiên cứu, xây dựng với nhiều tính năng mạnh mẽ nhằm hỗ trợ cho các nhà lãnh đạo kiểm soát và phân công nhiệm vụ trong doanh nghiệp một cách đơn giản, nhanh chóng, và chính xác. Các chức năng tương tác của văn phòng điện tử sẽ tối ưu hóa sự phối hợp xử lý công việc giữa các bộ phận, phòng ban khác nhau. Đồng thời tạo nên phong cách làm việc chuyên nghiệp trong toàn doanh nghiệp, góp phần tăng hiệu suất làm việc, tiết kiệm thời gian, và giảm chi phí vận hành cho bộ máy văn phòng.

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn đọc xác định được mô hinh văn phòng điện tử là gì và có thể lựa chọn cho doanh nghiệp một mô hình phù hợp nhất. Liên hệ ngay với SmartOSC DX để được tư vấn thêm về giải pháp công nghệ này.