Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Lợi ích của văn phòng điện tử với các doanh nghiệp sản xuất

Xu hướng sử dụng văn phòng điện tử ngày càng trở nên phổ biến, điển hình là trong thời kỳ khủng hoảng do dịch bệnh Covid-19 vừa qua. Văn phòng điện tử đang là hình thức quản lý từ xa mà được các nhà lãnh đạo của các doanh nghiệp quan tâm do những lợi ích tuyệt vời mà nó đem đến.

Mô hình này đã giúp các doanh nghiệp khắc phục các nhược điểm  vốn có mà văn phòng vật lý mang lại. Điều này mở ra các giải pháp quản lý hiện đại, chuyên nghiệp và tự động cho các doanh nghiệp sản xuất. Hãy cùng SmartOSC DX theo dõi bài viết dưới đây để biết thêm nhiều lợi ích của văn phòng điện tử.

Dễ dàng phân công, theo dõi tiến độ của từng bộ phận

Lợi ích của văn phòng điện tử đầu tiên phải nhắc đến là sự tiện lợi cao do hệ thống hoạt động hoàn toàn trên nền tảng internet. Các nhà lãnh đạo, nhà quản lý doanh nghiệp trong trạng thái “online” là đã có thể quản lý các công vụ, tiến độ ngay trên hệ thống. 

Nhờ có phần mềm hiện đại này mà những người đứng đầu cơ quan hay doanh nghiệp có thể thuận tiện điều hành, quản lý, phân công nhiệm vụ qua máy tính hoặc điện thoại. Họ có thể kết nối trực tiếp với nhân viên dù đang ở bất cứ đâu và kết nối các khối phòng ban với xưởng sản xuất, .

Quản lý các loại giấy tờ, văn bản tự động

Các văn bản, giấy tờ được lưu chuyển ở nhiều địa điểm giờ đây sẽ được hệ thống văn phòng điện tử cập nhật nhanh chóng. Văn phòng điện tử còn thực hiện phân loại, lưu trữ thông minh theo trình tự thời gian.

Bên cạnh đó, nó cũng cho phép người dùng ghi chú nhanh chóng trên tài liệu. Các nhân viên sẽ không còn e ngại khi đóng góp ý kiến cá nhân vào danh sách công việc. Chính vì vậy, việc quản lý công văn, văn bản cho các doanh nghiệp sản xuất sẽ mang lại hiệu quả nhiều. 

Kho lưu trữ thông tin, dữ liệu thông minh

Các doanh nghiệp sẽ không còn phải cất trữ sổ sách chứa thông tin, dữ liệu kinh doanh trong những chiếc tủ cao như truyền thống. Thay vào đó, việc lưu trữ một lượng lớn các dữ liệu, thông tin trở nên dễ dàng hơn rất nhiều với văn phòng điện tử. 

Với các giải pháp công nghệ tiên tiến về lưu trữ toàn diện, an toàn thông qua hình thức lưu trữ trực tuyến. Toàn bộ dữ liệu về doanh nghiệp, những kế hoạch kinh doanh, hồ sơ nhân sự hay mọi thông tin khách hàng đều được chuyển thành số hóa và lưu trữ ở trên nền tảng trực tuyến. 

Hình thức lưu trữ này hoàn toàn được bảo mật bởi vì hệ thống máy chủ luôn được kiểm soát và nâng cấp. Bên cạnh đó, nhà lãnh đạo doanh nghiệp còn có thể truy cập hệ thống để dễ dàng tra cứu các dữ liệu, sử dụng tài liệu thông qua các thiết bị được kết nối sẵn Internet.

Bảo mật thông tin

Một trong những lợi ích của văn phòng điện tử là thông tin có thể được bảo mật bằng nhiều hình thức khác nhau. Người dùng sẽ được đặt mật khẩu và hạn chế quyền truy cập vào những hệ thống cơ sở dữ liệu… Mặc dù đây không phải là cách thức an toàn tuyệt đối, nhưng so với những phương thức truyền thống thì nó vẫn tiên tiến hơn rất nhiều. 

Bất kể nhân viên muốn truy cập vào tài liệu của doanh nghiệp ở bất kỳ đâu hoặc khi nào, mô hình văn phòng điện tử vẫn sẽ cho phép họ thực hiện điều đó một cách dễ dàng. Một tài khoản của người dùng với mật khẩu mạnh cũng có thể bảo mật hơn tủ tài liệu truyền thống. Hơn thế nữa còn giữ cho các tài liệu quan trọng nhất không thất lạc hay hư hỏng do điều kiện bên ngoài.

Khắc phục những khuyết điểm khi trao đổi công việc qua Email, Zalo

Với lợi ích của văn phòng điện tử, các nhà lãnh đạo vẫn dễ dàng quản lý thời gian làm việc của nhân viên ngay trên thiết bị di động. Đồng thời còn nhìn thấy bức tranh tổng thể lẫn chi tiết những ai đi làm, nhân viên nào vắng mặt, nhân sự nào đi muộn và đi muộn cụ thể là bao nhiêu phút. Tất cả những đơn xin nghỉ phép, giải trình chấm công cũng sẽ được thực hiện trên phần mềm này thay vì gửi Email như thông thường.

Phần mềm văn phòng điện tử còn cung cấp môi trường trao đổi thuận tiện ngay bên dưới mỗi báo cáo, để tránh tình trạng thảo luận qua ứng dụng Zalo, Skype gây dễ bỏ lỡ các thông tin hoặc bị xao nhãng bởi những đoạn hội thoại ngoài lề,  không liên quan đến công việc.

Hiệu quả khi làm việc từ xa – Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp

Lợi ích của văn phòng điện tử này có thể xem là cánh tay phải đắc lực hỗ trợ cho nhà lãnh đạo trong việc quản lý và điều hành của doanh nghiệp. Dựa trên mô hình trực tuyến nên giúp cấp quản lý có thể tham gia mọi hoạt động của quản trị thông qua các thiết bị di động kết nối Internet một cách nhanh chóng và từ xa. Bên cạnh đó còn giúp bám sát và theo dõi tiến độ kinh doanh, công việc của doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi.

Văn phòng điện tử tối ưu thời gian xử lý công việc cho nhân viên

Đa số các doanh nghiệp đều sử dụng hình thức chấm công bằng vân tay, sau đó xuất dữ liệu qua bảng Excel và tính lương thủ công. Nhưng điều này sẽ gặp phải tình trạng:

• Quá trình tổng hợp các nhân viên nghỉ phép, đi muộn, về sớm, tăng ca,… để hoàn thiện bảng chấm công chi tiết cho bộ phận nhân sự chiếm quá nhiều thời gian
• Mỗi vị trí nhân sự lại áp dụng một chế độ lương khác nhau cho nên việc tính lương hàng tháng khiến cho bộ phận kế toán vô cùng vất vả nhiều áp lực.
• Trước khi gửi lãnh đạo duyệt còn phải chuyển xuống để nhân sự rà soát, xử lý các thắc mắc, khiếu nại. Quy trình rườm rà này cần sự cộng tác làm việc của toàn bộ cá nhân, phòng ban trong tổ chức. Điều này không chỉ gây tốn kém nguồn lực mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ, hiệu suất làm việc của các bộ phận chuyên trách.

Trong khi đó, văn phòng điện tử lại có thể giải quyết hoàn hảo bài toán đó bằng cơ chế tự động tính lương từ những dữ liệu công được cập nhật công khai ngay trên phần mềm. Ngoài ra còn giúp giảm thiểu những sai sót, rủi ro và tiết kiệm thời gian, công sức cho các bộ phận C&B (lương và chế độ phúc lợi), Admin (người quản trị), Kế toán.

Kết Luận

Ở thời đại công nghiệp 4.0 bùng nổ mạnh mẽ, văn phòng điện tử được coi là một bước chuyển mình cho doanh nghiệp. Nhìn chung, lợi ích của văn phòng điện tử không những mang lại cho nhân viên, khách hàng cũng như doanh nghiệp mà cả môi trường xung quanh sự hiện đại.

Hệ thống phần mềm văn phòng điện tử mà SmartOSC DX mang lại cho quý khách hàng là hệ thống thiết kế sáng tạo, không giới hạn các quy trình. SmartOSC DX được xem là phần mềm quản lý văn phòng điện tử tổng thể, mang lại hiệu quả cho hoạt động quản lý, điều hành của doanh nghiệp sản xuất. So với nhiều phần mềm khác, SmartOSC DX có ưu điểm nổi bật là hệ thống thông tin luôn đồng nhất, khả năng quản lý và điều hành mang tính độc lập, người dùng có thể truy cập dữ liệu qua Internet mọi lúc mọi nơi. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hướng dẫn nhiều thông tin.