Quản Lý Nhân Sự - HRM

Nên Hay Không Nên Khi Sử Dụng Phần Mềm Lương Trong Doanh Nghiệp?

Các vấn đề về lương thưởng thường là chủ đề mà mọi nhân viên khi đi làm quan tâm nhất. Vì vậy, đối với khâu tính công và thưởng, doanh nghiệp phải có một quy trình chuẩn và không mắc phải sai lầm. Trong thời đại chuyển tiếp giữa các công nghệ truyền thống và các công nghệ hiện đại, hàng loạt các chương trình và phần mềm hỗ trợ quản trị doanh nghiệp được tung ra, trong đó không thể thiếu đi bóng dáng của các phần mềm hỗ trợ tính lương. Chủ đề hôm nay SmartOSC DX sẽ giới thiệu cho các bạn “Nên hay không nên khi sử dụng phần mềm lương trong doanh nghiệp” sẽ giúp các bạn có cái nhìn khái quát hơn về áp dụng các phần mềm tính lương này vào doanh nghiệp.

Mỗi khi tới kỳ lương, các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp sẽ khá bận rộn bởi phải xác định tính chính xác, các công cán, lương thưởng, trợ cấp cho toàn bộ công nhân viên tại doanh nghiệp. Những quy trình liên quan gồm nhiều bước và dễ gây nhầm lẫn nếu không có sự hỗ trợ từ các thiết bị công nghệ. Một số khâu có thể khiến bộ phận kế toán, hành chính mất nhiều thời gian như kiểm soát ngày nghỉ, giờ đi trễ, hoa hồng của từng nhân viên khác nhau,… dễ dàng khiến cho việc chi trả tiền lương bị chậm tiến độ.

7 Lợi ích mà doanh nghiệp không thể không sử dụng phần mềm lương là gì?

Thông thường, các doanh nghiệp chuyển đổi số bắt đầu áp dụng phần mềm quản lý vào trong quy trình. Đối mặt với vấn đề tính lương thủ công và nhập liệu hay gửi đến từng nhân sự tốn khá nhiều thời gian, chưa kể xác suất sai xót là điều không thể tránh khỏi và hoa hồng, lương thưởng cấp bậc đảm nhiệm vai trò trong công ty của nhân viên cũng khác nhau. Hãy cùng điểm qua những lợi ích khi sử dụng phần mềm lương trong doanh nghiệp!

Tự động hóa nghiệp vụ

Phần mềm lương trong doanh nghiệp cho phép tự động hóa thống kê ngày công của các cán bộ, nhân viên tại doanh nghiệp. Các phần mềm tính lương thông thường có thể tích hợp, kết nối thông minh cùng các thiết bị chấm công để đảm bảo các thông tin được đồng bộ hoặc sử dụng ngay trên ứng dụng được cài đặt riêng trong tài khoản nội bộ. Phần mềm mang tính chính xác và cập nhật kịp thời cho bộ phận nhân sự có liên quan thực hiện công tác báo cáo.

Thống kê năng suất nhân sự

Việc cập nhật các thông tin về doanh số của nhân viên, chất lượng công việc, đánh giá mức độ hoàn thành KPIs và deadline của dự án cũng trở nên dễ dàng hơn bởi sự hỗ trợ của các phần mềm. Các công việc và tiến độ thực hiện không khó để theo dõi và cập nhật lên hệ thống công ty, các thông tin vào cuối kì cũng được cập nhật đúng theo tiến độ đã được báo cáo và giám sát.

Năng suất nhân sự của một cá nhân hay tập thể là thước đo để các nhà quản trị và bộ phận nhân sự xem xét, đánh giá và đề xuất các phúc lợi một cách công bằng nhất cho sự cống hiến năng lực của nhân viên. Trước đây, các thao tác thủ công gây nên nhiều trở ngại và khó đánh giá đúng thì nay phần mềm lương có thể làm tốt vai trò đó, thúc đẩy nhân viên hoàn thành dự án, tăng năng suất hiệu quả hơn.

Thống kê lương

Sau khi đã thu thập đủ thông tin, các phần mềm lương có thể dễ dàng tổng hợp và tạo nên một bảng lương hoàn chỉnh dựa vào thông tin đã cung cấp của cá nhân người dùng. Bộ phận nhân sự có thể kiểm tra và đối chiếu các thông tin dễ dàng trên hệ thống.

Quy trình duyệt

Với các quy trình truyền thống, bộ phận kế toán hoặc nhân sự tại doanh nghiệp sẽ không thiếu những ngày đi lên đi xuống giữa các phòng ban để trình kí duyệt. Nhưng với sự hỗ trợ của phần mềm lương, nhân sự có thể dễ dàng gửi các  thông tin mà hệ thống tổng hợp được và sau khi đối chiếu cho ban lãnh đạo của doanh nghiệp. Quy trình kiểm tra và xét duyệt cũng được rút gọn và tiết kiệm thời gian đáng kể.

Bảo mật dữ liệu bảng lương

Khi sử dụng phần mềm quản lý lương, hệ thống mang tính bảo mật cao những thông tin như lương, thuế, thông tin cá nhân, tài khoản ngân hàng. Hạn chế lộ thông tin cá nhân nhạy cảm ra bên ngoài hoặc đánh cắp dữ liệu bởi mã hóa an toàn. Doanh nghiệp có thể tra cứu người dùng vào xem, loại bỏ truy cập trái phép, cho phép nhân viên xem dữ liệu lương dựa trên vai trò công tác của họ.

Thanh toán

Sau khi bảng lương được ban lãnh đạo ký duyệt, hệ thống có thể gửi bảng lương cho bộ phận kế toán với đầy đủ chi tiết nội dung, họ có thể thanh toán đúng với thời hạn đã được quy định, phù hợp với mức lương đã được duyệt. Bên cạnh đó, phần mềm lương tích hợp tính năng thanh toán trực tuyến vô cùng tiện lợi.

Thiết lập, điều chỉnh dễ dàng

Các thông tin về lương thưởng, chính sách an sinh, phúc lợi, quỹ thưởng cũng có thể được thông báo và cập nhật dễ dàng cho các nhân viên tại doanh nghiệp. Các thông tin có thể kịp thời được đối chiếu và kiểm tra tại hệ thống. Đặc biệt, khi có sự thay đổi về công thức tính lương, phần mềm có thể điều chỉnh và cập nhật nhanh chóng, cán bộ nhân viên tại doanh nghiệp cũng có thể thoải mái kiểm tra và thống kê chính xác về mức lương thưởng của mình.

Báo cáo thời gian thực

Nếu trước đây bạn muốn kiểm tra lương thưởng và tiến độ nhận thưởng, hoàn thành KPI của mình, bạn phải thống kê hàng giờ để kiểm tra và đối soát thì với phần mềm lương, bạn có thể dễ dàng chỉnh lọc thông tin. Hệ thống lương sẽ hỗ trợ cho các nhân viên và ban lãnh đạo có thể kiểm tra và nhận được các bản báo cáo và thống kê trong thời gian mà họ muốn với tốc độ nhanh chóng. Các bản báo cáo với độ chính xác cao, các hình ảnh được trình bày rõ ràng. Đặc biệt, một số phần mềm lương còn hỗ trợ cung cấp biểu đồ thể hiện các mức độ công việc để người dùng có thể có cái nhìn tổng quan hơn về số liệu trong báo cáo.

Phần mềm quản lý lương trong doanh nghiệp là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp có thể quản lý thống kê, chính sách và báo cáo lịch trình làm việc của nhân viên. Hy vọng bài viết này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể hơn về công năng của phần mềm quản lý lương.

Kết luận

Nếu doanh nghiệp có bất kỳ thông tin cần giải đáp nhanh chóng về phần mềm quản lý doanh nghiệp, tài chính hiệu quả, đừng ngần ngại liên hệ ngay về số hotline: (+84) 24 710 8 1222 của SmartOSC DX. Tìm hiểu thêm các thông tin sản phẩm cho doanh nghiệp chuyển đổi số và giải pháp phù hợp cho quy mô và mức chi phí doanh nghiệp đề xuất phù hợp.