Quản Lý Nhân Sự - HRM

Phần Mềm HRM Là Gì? Vì Sao Doanh Nghiệp Nên Sử Dụng Phần Mềm HRM?

Hiện nay, khoa học đã ngày càng phát triển vượt bậc, các doanh nghiệp ngày càng có xu hướng ứng dụng mạnh mẽ phần mềm HRM trong công tác quản trị nguồn nhân lực cho doanh nghiệp của mình. Vậy liệu doanh nghiệp đã hiểu hết về HRM hay chưa? Bài viết dưới đây, SmartOSC DX sẽ cùng bạn tìm hiểu về phần mềm HRM là gì? Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm HRM theo dõi ngay để có cái nhìn hoàn hảo nhất về loại phần mềm mới nhất này nhé!

Tổng quan về phần mềm HRM

Khái niệm HRM

HRM là từ viết tắt của Human Resource Management được hiểu là “quản trị nhân lực”. Quản trị nhân lực gồm những quyết định và hoạt động quản lý có tầm ảnh hưởng tới người lao động một cách hiệu quả và chất lượng nhất. Hiện, quản trị nguồn nhân lực là khi quản lý chuỗi công tác như phân tích công việc, tuyển dụng, đào tạo và phát triển, đánh giá hiệu quả, thúc đẩy nhân viên làm việc hăng say hơn và cống hiến hết mình cho công việc của doanh nghiệp. 

Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm HRM?

Quản lý nhân sự

Phần mềm HRM hay phần mềm quản trị nguồn nhân lực nổi bật hơn với chức năng quản lý nhân viên cho phép tự động hóa những thao tác về quản lý giám sát nhân sự, cùng với sự hỗ trợ từ các công cụ. Đồng thời qua đó, hỗ trợ tổ chức nhân sự mang tính chuyên nghiệp, hiện đại và tạo nên nền tảng vững chắc cho các hoạt động của công ty. 

Tra cứu thông tin – báo cáo nhân sự

Chức năng này sẽ cho phép việc lưu trữ toàn bộ thông tin nhân sự cũng như loạt thông tin chung, thông tin cá nhân hay lưu giữ thông tin gia đình, về trình độ học vấn, quá trình đào tạo, quá trình công tác, kỹ năng chuyên môn… và tra cứu dễ dàng theo kiểu chọn lọc thông tin linh động, lọc theo bất cứ tiêu chí hay lọc theo trường thông tin nhân sự mà bạn muốn tìm kiếm. 

Quản lý chấm công

Phần mềm HRM không chỉ cho phép chấm công theo ngày, theo tháng, với những phương pháp chấm công thủ công này hay lấy dữ liệu tự động từ máy chấm công mà còn cho phép người dùng khai báo linh động các loại công, kiểu công. Với chức năng quản lý chấm công này sẽ làm nổi bật việc cập nhật chấm công theo kiểu linh động, dễ dàng như bảng Excel truyền thống. 

Phân hệ tính lương

Phân hệ tính lương ngoài việc thực hiện và cung cấp chức năng trợ giúp thì người dùng còn dễ dàng hơn trong việc tính lương hàng tháng dành cho cán bộ, nhân viên nó sẽ cung cấp báo cáo hệ thống kế toán trong việc hạch toán lương, thuế, bảo hiểm hàng tháng. Bên cạnh đó, hệ thống tính lương còn dễ dàng hơn khi tùy biến việc áp dụng, đáp ứng nhu cầu đặc thù khác nhau của doanh nghiệp nhờ thiết kế mở. 

Vì sao phần mềm HRM trở thành xu hướng trong các doanh nghiệp hiện nay

Cải thiện năng suất nhân sự

Sử dụng hệ thống trực tuyến, số lượng giấy tờ cần xử lý bởi người quản lý nhân sự hết sức đơn giản, đã được tối giản nhiều thao tác, Thời gian cần để tạo, chỉnh sửa và tìm ra nguồn tài liệu được giảm trực tiếp mang tới lợi ích tốt nhất trong việc làm tăng năng suất. 

Giảm chi phí

Ngoài chi phí ít hữu hình hơn hiệu quả và năng suất, một phần mềm tốt nó sẽ giúp cho người dùng tiết kiệm tiền thật nhờ việc dùng ít giấy hơn nên tiết kiệm nhiều hơn thời gian cũng như tiền bạc bỏ ra không đáng có. 

Quyền truy cập thông tin

Khi sử dụng hệ thống trực tuyến, đối với người dùng, bảo mật là một khía cạnh rất quan trọng đáng lưu ý. Nếu như quá trình này được thực hiện ngoại tuyến, bảo mật không thể được quản lý rõ ràng. Tuy nhiên, phần mềm HRM sẽ tự động xử lý nó, nhân viên chỉ xem thông tin của riêng họ hay chỉ là kế toán truy vấn thông tin và tương tư, ngược lại nhân viên dễ dàng thao tác như một kế toán chuyên nghiệp. 

Hiệu quả quản trị

Nếu công ty đang sử dụng hệ thống trên giấy, sẽ rất khó để theo dõi thông tin nhân viên cho quản trị viên. Ví dụ, bao nhiêu nhân viên đã xin nghỉ phép? Có bao nhiêu dự án và nhiệm vụ đánh tiến hành. Sử dụng phần mềm HRM, những điều này trở nên dễ dàng hơn cho quá trình quản lý vì họ có thể tìm kiếm và sử dụng bộ lọc một cách đơn giản và tìm ra chi tiết có liên quan mật thiết. 

Phân tích dữ liệu và ra quyết định nhanh

Vì hầu hết, nếu dữ liệu được quản lý trong phần mềm HRM được cập nhật nhanh chóng, người quản lý nhân sự có thể đưa ra quyết định nhanh hơn. Ví dụ, có bao nhiêu người sẽ cần đào tạo? Ai sẽ là người quản lý sự kiện, v.v …? Sử dụng các báo cáo được tạo ra bởi phần mềm Zoho People cũng có thể dễ dàng thực hiện phân tích các dữ liệu này.

Cải thiện vấn đề giao tiếp

Phần mềm quản lý nhân sự gồm thư mục nhân viên, khi đó ta có thể sử dụng HRM cho giao tiếp nội bộ mà không bị phụ thuộc vào bất kỳ công cụ nào khác. Nó cũng giống như một Admin, người ta có thể gửi tin nhắn cho số lượng lớn người dùng phần mềm HRM. 

Giảm thiểu rủi ro

Trong trường hợp có tranh chấp pháp lý, làm thế nào có thể chứng minh rằng một nhân viên đã được biết về một chính sách cụ thể hoặc được đào tạo về cách sử dụng một phần cụ thể của thiết bị? Giao tiếp bằng email là tốt nhưng nó không phải là chưa từng có ai từ chối nhìn thấy một email. Nhiều phần mềm HRM của ngày hôm nay cung cấp một cơ sở đọc và chấp nhận cái mà cung cấp một đường mòn giấy không chỉ cho thấy rằng một nhân viên đã được gửi một tin nhắn cụ thể mà còn chấp nhận nội dung của thông tin liên lạc.

An ninh và khả năng phục hồi dữ liệu

Hệ thống HRM giúp phục vụ bảo mật dữ liệu. Khi bản sao lưu của tất cả các dữ liệu được thực hiện một cách kịp thời và cùng một dữ liệu được lưu trữ trong máy chủ đám mây. Trong trường hợp xảy ra thảm họa thiên nhiên hoặc thảm họa do con người tạo ra, có thể dễ dàng khôi phục cùng dữ liệu từ đám mây.

Với bài viết này, SmartOSC DX mong muốn bạn đọc hay doanh nghiệp có thể hiểu biết hơn về phần mềm HRM và lý do vì sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm HRM trong quản lý nhân sự.  Hiện có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm, song chúng tôi rất mong muốn được đồng hành cùng quý doanh nghiệp trong phát triển tương lai gần và tiến xa hơn trên thế giới