Quản Lý Nhân Sự - HRM

Phần Mềm Quản Trị Nhân Sự – Nâng Cao Hiệu Quả Công Việc Của HR

Bao nhiêu năm nay, có vô vàn nỗi khổ đối với người làm nghề quản lý nhân sự, nhưng không phải người lãnh đạo nào cũng thấu hiểu điều này. Doanh nghiệp với số lượng lớn cán bộ nhân viên, khi chưa có phần mềm quản trị nhân sự, động tới hồ sơ, giấy tờ hay bất kỳ thông tin gì cũng không có sự thống nhất, tính đồng bộ hoặc thiếu, sai, sót, phân tán khắp nơi… Quản lý nhân sự cần có nhiều kinh nghiệm lắm thì mới có thể nhận việc quản lý công việc từ người khác. Tuy nhiên, điều này không tránh khỏi đôi phút lúng túng vì không biết phải bắt đầu từ đâu trong mớ lộn xộn này. 

Trong bài viết này, SmartOSC DX sẽ chỉ ra cho bạn một phần mềm quản trị nhân sự – nâng cao hiệu quả công việc của HR mà nhất định bạn không nên bỏ lỡ. 

Cần dữ liệu nào thiếu dữ liệu đó

Phòng nhân sự của công ty luôn thay đổi người liên tục, người trước bàn giao cho người từng làm hồ sơ nhân sự và chuyển giao cho người đến sau. Khổ nỗi, mỗi khi bàn giao, người bàn giao không biết trong hàng trăm hồ sơ nhân sự của mình liệu đang thiếu những hồ sơ gì. Đơn giản là vì bao năm nay hồ sơ đều được cất tủ, bận tối mắt tối mũi nên nhân sự không có thời gian dành ra để lọc, rà soát thiếu ra sao, cần bổ sung chỗ nào, từng hồ sơ đã có những gì. Người bàn giao trước của người bàn giao trước cứ vậy mà bàn giao thôi, nên người mới tới nhận bàn giao cũng chỉ biết thế, cả mấy tủ hồ sơ. Dữ liệu nhân sự trên file excel có không? Hỏi ra thì cũng có, thế nhưng xem dữ liệu cũng thấy có nhiều thứ thiếu thiếu. 

Nỗi mệt mỏi của người quản lý thủ công

Khi cần gia hạn hợp đồng, lại phải đi lục tìm trong file hợp đồng để kiểm tra xem số hợp đồng kế tiếp, ngày đến hạn hợp đồng trong tháng. HR luôn bận rộn nhiều việc quên mất là trôi qua cả tháng thậm chí cả năm, phải vội vàng làm lại thủ tục không muộn. 

Bạn cần phải lập danh sách chi trả quà ⅙ cho các cháu thiếu nhi, lại phải lật tung tìm kiếm danh sách con cán bộ nhân viên, thiều thì đi hỏi từng người để bổ sung. Mặc khác, khi cần tổng hợp lương của nhân viên để báo cáo và làm quyết toán thuế cuối năm, lại phải lục tung từng bảng lương của một tháng để cộng trừ. 

Bên cạnh đó, động tới dữ liệu là cần phải lục từng hồ sơ, từng file dữ liệu, từng năm, từng bộ phận, đương nhiên là chậm báo cáo là đúng thôi, ấy vậy mà sếp  lớn nào đâu hiểu được. 

Phần mềm quản trị nhân sự – Cú lội ngược dòng của HR

Nhất quyết không làm tình trạng này diễn biến thêm lâu, hồ sơ đảo lộn, không thể mãi câm nín mà nghe theo lời sếp mắng. Người nhân sự cần quyết tâm thay đổi quan điểm này với sếp và phòng nhân sự, không thể lúc nào cũng mang tai tiếng không hiệu quả, chậm trễ và kém năng suất. 

Theo nghiên cứu kỹ lưỡng, đắn đo bao lâu, HR cần hỏi han kinh nghiệm từ bạn bè trong giới, học hỏi từ cách quản lý của đối thủ cạnh tranh. HR nhận thấy rằng cần chuẩn bị cho mình một chiến lược mới hay sắm ngay cho mình phần mềm quản trị nhân sự là một giải pháp cực kỳ hữu hiệu, phù hợp và được xem là giải pháp tốt nhất của giai đoạn này. Đặc biệt, với quy mô nhân sự lên tới vài trăm người và còn tăng lên nữa thì quy mô công ty dự định mở rộng thêm nhiều nhà máy tại một số tỉnh thành khác. 

Chọn phần mềm quản trị nhân sự phù hợp không hề dễ dàng

Tuy nhiên, trên thị trường hiện nay thì nhiều phần mềm quản trị nhân sự cũng không biết lựa chọn đâu là phần mềm tốt. Nhiều doanh nghiệp cũng đã gặp phải không ít bài học xương máu khi lựa chọn phần mềm quá nhiều hạn chế mà không đánh giá được hết những yêu cầu đề ra. Các vấn đề doanh nghiệp đã gặp phải như phần mềm nhân sự thiếu tính linh hoạt, tính năng nghèo nàn và dịch vụ hỗ trợ không nhiệt tình, thiếu tính chuyên nghiệp. 

Nhà quản lý nhân sự thiết nghĩ ”Cần phải xác định một phần mềm quản trị nhân sự như thế nào, tiêu chí ra sao? Liệu phần mềm nhân sự trước hết có đáp ứng ra sao đối với quản lý nhân sự, hay đáp ứng tốt cho sếp như thế nào… thì mới có thể lựa chọn một đối tác cung cấp phù hợp được”. Vì thế, một loạt các tiêu chí đối với phần mềm nhân sự và nhà cung cấp phần mềm đã được đưa ra để xem xét. 

Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản trị nhân sự tốt

• Dễ dàng cập nhật, theo dõi cũng như lưu trữ, lọc, nhập, xuất dữ liệu nhân sự
• Giao diện dễ nhìn và dễ bao quát, có tính thân thiện
• Quản lý quá trình hoạt động của nhân sự và thực hiện thủ tục nhân sự có tính đơn giản, cảnh báo kịp thời và hệ thống biểu mẫu sẵn mang tới sự tiện lợi
• Không chỉ tính năng quản lý hồ sơ nhân sự với đầy đủ trường dữ liệu nhân sự mà còn hỗ trợ cho quá trình, thủ tục nhân sự như ký kết hợp đồng lao động, bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác
• Hỗ trợ đăng ký công, nghỉ phép, nghỉ ốm dành cho người lao động, quản lý dữ liệu chấm công
• Hệ thống báo cáo nhanh, thời gian thực và đa dạng, trực quan tùy biến hết sức linh hoạt, giúp cho lãnh đạo có cái nhìn toàn cảnh về hiện trạng và nguồn lực nhằm đưa ra quyết định nhân sự đúng đắn.
• Dễ dàng tích hợp dữ liệu nhân sự với phần mềm
• Dịch vụ hướng dẫn triển khai, đào tạo sử dụng và hỗ trợ khách hàng một cách nhiệt tình
• Phần mềm được thiết kế dưới nhiều góc độ của những chuyên gia hàng đầu và được sự hướng dẫn trực tiếp, giúp cho doanh nghiệp dễ dàng quản trị bằng nhiều kinh nghiệm

Sau khi đã lựa chọn, chuẩn bị kỹ lưỡng,  đề bạt ý kiến lên lãnh đạo, sếp bảo phần mềm nhân sự nào đáp ứng được những tiêu chí thì không tiếc để bỏ tiền đầu tư cho công ty. Đã tới lúc cần ứng dụng công nghệ nhiều hơn, đặc biệt là đối với quản lý, vì không thể để tình trạng quản lý nguồn nhân lực mãi chậm trễ và thiếu đi hiệu quả nữa. Nhân sự chính là gốc của công ty mà nếu không được sự quản lý tốt thì công ty cũng không thể nào phát triển bền vững được. 

Quả là có duyên, từ đây phần mềm quản trị nhân sự đã tạm biệt những rắc rối, những bức xúc không tên từ sếp dội lên đầu, từ những mất mát, lộn xộn của hồ sơ nhân sự chồng chất. Hơn hết dù sau này khi ngồi ở bất kỳ vị trí nào, người quản lý nhân sự đều có thể ngẩng cao đầu vì người kế cận sẽ đơn giản hóa cả một hệ thống nhân sự đầy đủ, đồng bộ và mang tính chuyên nghiệp hơn. 

Trên đây là những thông tin, chia sẻ của SmartOSC DX khi gửi tới bạn đọc. với mong muốn, bài viết đã truyền tải tới bạn đọc là những nhà doanh nghiệp, người lãnh đạo giỏi và là người quản trị nhân sự thời hiện đại, chúng tôi tin rằng ai cũng muốn lựa chọn cho mình những điều tốt nhất, đơn giản và hiệu quả về lâu về dài. Nếu có thể, hãy để chúng tôi giúp doanh nghiệp tối giản các bước rườm rà, phát triển hơn nữa trong tương lai với phần mềm quản trị nhân sự Zoho People bạn có thể đăng ký dùng thử miễn phí 15 ngày ngay tại đây.. Chúc doanh nghiệp thành công.