Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Quản Lý Văn Phòng Truyền Thống Và Những Bất Cập

Một trong những phần tốn kém nhất của việc sở hữu một doanh nghiệp theo mô hình truyền thống là việc thuê văn phòng công ty cố định. Với những không gian văn phòng truyền thống, bạn có thể đặt bảng hiệu hướng ra đường ở bên ngoài văn phòng của mình. Tuy nhiên, bên cạnh đó việc đặt văn phòng cố định offline cũng có nhiều bất cập trong quá trình vận hành. Trong chủ đề hôm nay, hãy cùng SmartOSC DX tìm hiểu về “ Quản lý văn phòng truyền thống và những bất cập “ nhé.

Ưu điểm và nhược điểm của văn phòng truyền thống

Gặp nhau trực tiếp

Một trong những lợi ích, ưu điểm lớn nhất của văn phòng truyền thống là địa điểm làm việc, gặp nhau trực tiếp. Khi làm việc tại văn phòng truyền thống, mọi người có thể dễ dàng gặp nhau để bàn bạc, trao đổi công việc, các phúc lợi khác như không gian sáng sủa, rộng rãi, các mục đồ ăn, thức uống tại văn phòng có thể giúp nhân viên của bạn được thoải mái và thả lỏng, mang lại tính tích cực trong công việc.

Tuy nhiên, việc gặp nhau trực tiếp cũng có thể khiến cho các nhân viên của bạn lơ đãng trong công việc. Những câu chuyện thường ngày, những vấn đề lặt vặt có thể khiến họ phân tâm, không tập trung vào chuyên môn của mình.

Trong bối cảnh đại dịch Covid-19 đang diễn ra, việc làm việc ở văn phòng trực tiếp dễ dàng mang lại nhiều nguy cơ ẩn tàng. Những rắc rối đến từ dịch bệnh có thể khiến doanh nghiệp của bạn rối loạn quy trình vận hành, thậm chí ngừng hoạt động. Việc duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống là mối quan tâm hàng đầu của hầu hết mọi công nhân và họ muốn có các công cụ và hỗ trợ cần thiết để duy trì nó. Lên lịch linh hoạt và làm việc từ xa là hai trong số những mong muốn được đánh giá cao nhất mà người lao động muốn được hỗ trợ trong thời điểm này.

Rất nhiều người muốn khả năng được làm việc tại nhà trước khi đại dịch COVID-19 kết thúc. Việc các nhân viên giờ đây thấy rằng có thể làm công việc của họ tại nhà trong khi duy trì mức năng suất, được hỗ trợ nhóm của họ và đạt được các mục tiêu kinh doanh sẽ khiến nhiều người tìm kiếm các phương án làm việc từ xa từ doanh nghiệp. Trước nguy cơ mất đi những nhân viên chất lượng, các công ty sẽ rất khôn ngoan khi đưa ra những lựa chọn làm việc từ xa một cách nhanh chóng. Đây là một dấu hiệu mạnh mẽ cho thấy văn phòng truyền thống đã kết thúc.

Kết nối thông tin

Làm việc tại văn phòng trực tiếp, mọi người có thể bàn bạc công việc cùng nhau. Các thông tin, chính sách có thể được gửi dưới dạng văn bản. Tuy nhiên, khi làm việc tại văn phòng, nếu nhân viên không có mặt vào ngày hôm đó có thể khiến thông tin truyền tải bị gián đoạn.

Các doanh nghiệp có xu hướng nghĩ về thời gian và chi phí cần thiết để đào tạo nhân viên của họ làm việc trực tuyến thành công và lo lắng về việc giảm năng suất do các vấn đề về liên lạc. Tuy nhiên, hầu như các thế hệ nhân sự ngày nay hoàn toàn có thể thành thạo được các công nghệ, phần mềm hiện đại. Họ đã sử dụng các ứng dụng trực tuyến – hoặc ít nhất là có khả năng sử dụng ứng dụng trực tuyến. Đối với họ, giao tiếp kỹ thuật số không có gì lạ, trên thực tế nó là một trong các tiêu chuẩn trong công việc. Người lao động có thể cảm thấy thoải mái khi giao tiếp qua các ứng dụng, văn bản và email giống như khi họ làm việc trực tiếp tại văn phòng.

Chi phí

Việc sở hữu văn phòng truyền thống giúp công ty, doanh nghiệp của bạn có một trụ sở thực tế nhưng nó cũng mang lại chi phí càng cao, đặc biệt là ở các thành phố đô thị lớn. Bằng cách không duy trì văn phòng truyền thống và đổi dần thành các văn phòng trực tuyến, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tiết kiệm chi phí mỗi năm.

Chi phí thuê đã tăng theo mỗi năm đến mức thực sự là một trở ngại cho các doanh nghiệp mới nổi. Tỷ suất lợi nhuận của các doanh nghiệp nhỏ ở mức vừa và trung bình là 7% mỗi năm nếu họ thành công – và đó là đối với các công ty đã thành lập hoạt động được một thời gian, không phải các công ty khởi nghiệp. Các doanh nghiệp mới đặt chân vào thị trường có thể sử dụng số tiền này vào các bộ phận khác của công ty. Chẳng hạn, cải thiện mức lương và các gói phúc lợi để thu hút những ứng viên có năng lực. Văn phòng truyền thống sẽ dần kết thúc khi các công ty bắt đầu chuyển dịch sang văn phòng trực tuyến để cắt giảm chi phí vận hành.

Cảm xúc của nhân viên

Việc tham gia giao thông thường xuyên có thể khiến nhân viên của bạn tích tụ ức chế, đặc biệt là khi gặp kẹt xe, hết nguyên liệu thậm chí là hư hỏng xe, tai nạn.

Bên cạnh những tác động tiêu cực đối với cá nhân người đi làm, việc đi lại và tham gia giao thông còn gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến môi trường. Người ta ước tính rằng chỉ riêng việc áp dụng công việc từ xa bán thời gian trên quy mô lớn sẽ làm giảm lượng khí thải carbon hơn 51 triệu tấn mỗi năm. Điều này không chỉ tốt cho môi trường mà còn hỗ trợ các nỗ lực tuyển dụng trực tuyến. Gần 70% công nhân thế hệ trẻ cho rằng họ có nhiều khả năng sẽ chọn làm việc cho một công ty có các hoạt động bền vững với môi trường.

Xây dựng văn phòng trực tuyến

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu xây dựng cho mình những văn phòng trực tuyến nhờ sự hỗ trợ, kết hợp của các đơn vị dịch vụ. Nổi bật trong các doanh nghiệp hỗ trợ các ứng dụng, phần mềm vận hành doanh nghiệp, SmartOSC DX là đơn vị được nhiều doanh nghiệp tin tưởng và có kinh nghiệm hợp tác với hàng ngàn doanh nghiệp khác nhau. Hệ sinh thái các phần mềm Zoho People, Zoho People Plus mang lại những trải nghiệm, quy trình tối ưu nhất cho việc vận hành doanh nghiệp và xây dựng hệ thống văn phòng điện tử.

Hiện nay, SmartOSC DX cung cấp chương trình trải nghiệm miễn phí các phần mềm vận hành hệ thống doanh nghiệp hiệu quả trong 30 ngày. Hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để các chuyên viên hỗ trợ tốt nhất giải pháp cho doanh nghiệp của bạn nhé. Hotline: (+84) 24 710 8 1222.