Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Tiết Kiệm Thời Gian Họp Tối Đa Với Văn Phòng Điện Tử

Việc áp dụng văn phòng điện tử ở mỗi doanh nghiệp sẽ giúp cho việc tiết kiệm thời gian một cách tối đa, thông minh. Nhân viên doanh nghiệp không cần mất quá nhiều thời gian tổ chức các cuộc họp nhằm trao đổi, thu thập ý kiến, đánh giá và nhận xét trên toàn hệ thống phần mềm. Cùng SmartOSC DX tìm hiểu cách tiết kiệm thời gian họp tối đa với văn phòng điện tử ngày nay nhé!

Cuộc họp hành tràn lan.. không có nhiều thời gian làm việc

Họp hành quá nhiều sẽ khiến nhân viên và lãnh đạo không còn thời gian để làm việc khác. Đó là vấn nạn mà rất nhiều nhân viên tại các doanh nghiệp đang gặp phải. Một tuần tham dự với hai cuộc họp đầu tuần và cuối tuần, còn chưa kể đến trong tuần sẽ xảy ra những cuộc họp phát sinh khiến nhân viên ngáo ngán. 

Mỗi khi có quyết định mới, có khách hàng hay đổi tác là một cuộc họp mới được diễn ra. Hoặc khi có sản phẩm mới thì chao ôi thời gian chính là đi họp thường ngày. Vậy thời gian đâu để hoàn thành công việc của mình? 

Thậm chí mỗi cuộc họp được diễn ra hàng ngày từng tiếng đồng hồ trôi đi, có khi mất cả một buổi và cũng có khi chưa họp ra vấn đề thì kết thúc giờ làm việc vẫn phải trụ lại ở văn phòng để họp. Họp chưa xong thì về nhà suy nghĩ và hứa hẹn sẽ có buổi họp khác diễn ra vào thời gian gần nhất. 

Áp lực từ công việc, từ chính những cuộc họp có thể làm cho nhân viên cũng như lãnh đạo trở nên căng thẳng, mệt mỏi hơn. Với những người nhân viên họp bàn nhiều khiến họ trở nên chán nản thậm chí không muốn làm việc tiếp. 

Đối với các cấp lãnh đạo, cấp cao hơn thì không còn thời gian để giải quyết hay đi khảo sát thực tế… Chính vì thể hiện rõ nhưng bất cập này, nhiều đơn vị, doanh nghiệp hiện nay đang tìm kiếm một giải pháp mới để làm sao vẫn có những buổi họp diễn ra song thời gian họp được cắt bớt, hoặc giảm thiểu các buổi họp ở mức trung bình. 

Giảm thời gian họp nhờ ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử

Mỗi cuộc họp đều có những ý nghĩa nhất định. Họp bàn để đi đến kí kết, làm ăn hợp tác, họp để thống nhất các điều luật, điều lệ, quy định hay họp để giới thiệu ra mắt chiến lược, sản phẩm mới… Nhưng làm sao để cuộc họp diễn ra nhanh chóng và thoải mái nhất, để sau mỗi cuộc họp người nhân viên và lãnh đạo đều cảm thấy thỏa mái, có thêm động lực để làm việc hiệu quả hơn?

Với phần mềm văn phòng điện tử thì thời gian họp sẽ được giảm thiểu tối đa, tại sao vậy?  Xét về phần mềm văn phòng điện tử E-Office do công ty SmartOSC DX cung cấp ta có thể thấy rằng khi áp dụng phần mềm này thì thời gian họp sẽ được giảm tải tối đa.

Văn phòng điện tử E-Office là một hệ thống phần mềm quản lý trực tiếp những văn bản, hồ sơ tài liệu và điều hành quản trị công việc toàn diện và mang tính chuyên nghiệp. Phần mềm được thiết kế một cách khoa học với đầy đủ chức năng như trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý văn bản, điều hành công việc trực tuyến trên mạng máy tính. Có khả năng giúp theo dõi xử lý văn bản và điều hành công việc từ xa thông qua việc sử dụng internet. 

Trong đó, các phân hệ như phần mềm quản lý văn bản có trong hệ thống văn phòng điện tử sẽ cho phép tạo lập, quản lý Văn bản đến, Tờ trình, Văn bản đi, phân loại văn bản, giao cấp dưới xử lý và theo dõi tiến độ xử lý, đánh giá kết quả xử lý…

Phần mềm quản lý điều hành công việc cho phép người dùng tạo công việc, giao xử lý công việc, đánh giá tiến độ thực hiện công việc, theo dõi tận cùng kết quả công việc.

Phần mềm quản lý tài liệu cho phép quản lý hồ sơ, tài liệu dùng chung như hồ sơ, sự kiện, hợp đồng, các văn bản liên quan theo chủ đề, lưu trữ một cách khoa học, dễ dàng tra cứu và tìm kiếm, chia sẻ nội bộ.

Và sự tích hợp những tiện ích văn phòng của phần mềm văn phòng điện tử sẽ mang đến các chức năng như

• Thảo luận: được thiết kế giống như Yahoo Messenger. Chức năng này cho phép những người đang đăng nhập CloudOffice chat qua mạng LAN, WAN, Internet với nhau; có thể trao đổi file tài liệu cho nhau một cách dễ dàng. Chức năng này cũng có thể được dùng để lãnh đạo chỉ đạo công việc trực tiếp hoặc tổ chức họp trực tuyến khi các thành viên không ở gần nhau.
• Biểu quyết, bầu cử, thăm dò ý kiến: tiện ích này cho phép tổ chức các cuộc biểu quyết qua mạng, lấy ý kiến nhận xét,…giống như các phần mềm tổ chức bầu cử hiện nay.
• Lịch công tác cá nhân và lịch đơn vị: Tiện ích này giống như phần mềm quản lý lịch công tác cá nhân. Ngoài việc cho phép đặt lịch công tác, ghi chú, ghi nhớ,… tiện ích này còn cho phép cài đặt hẹn giờ thông báo trước, trong hoặc sau khi sự kiện trên lịch xảy ra.

Cắt giảm tối đa loạt chi phí phát sinh trong cuộc họp

Đại dịch Covid-19 diễn ra tại Việt Nam ảnh hưởng không nhỏ tới lợi nhuận của các doanh nghiệp. Chưa hết, hậu Covid -19, nhiều doanh nghiệp vẫn còn loay hoay trong bài toán doanh thu. Việc cắt giảm tối đa chi phí không cần thiết là điều cần làm.

Tuy nhiên, cách thức quản trị kiểu cũ tiêu tốn khá nhiều chi phí cho việc mua giấy tờ, mực in, đầu tư trang thiết bị lưu trữ. Chưa kể đến là chi phí sửa chữa, bảo trì định kỳ máy chấm công vân tay, thời gian lãng phí hay chi phí làm thêm giờ do công việc chậm tiến độ. 

Với bộ công cụ văn phòng điện tử E-Office, doanh nghiệp sẽ không mất bất kỳ một khoản chi phí “thừa nào”, hơn hết số tiền bỏ ra cho 1 năm sử dụng chưa bằng 1 lần đầu tư máy chấm công vân tay.

Lợi ích mà phần mềm văn phòng điện tử mang lại sẽ như thế nào?

Văn phòng điện tử là hệ thống ứng dụng quản lý văn bản, ghi chép tài liệu và quản lý công việc toàn diện và chuyên nghiệp. Phần mềm được thiết kế khoa học, có đầy đủ tính năng trao đổi thông tin mạng máy tính, quản lý vận hành và quản lý văn bản, quản lý công việc trực tuyến và các chức năng khác. Khả năng theo dõi, xử lý văn bản và điều hành công việc từ xa được thực hiện thông qua Internet.

Đặc biệt, phần mềm quản lý văn bản và các phân hệ khác trong hệ thống văn phòng điện tử sẽ cho phép tạo và quản lý văn bản đến, báo cáo, văn bản đi, phân loại văn bản, phân công cấp dưới xử lý, theo dõi tiến độ xử lý, đánh giá quá trình xử lý các kết quả. Phần mềm quản lý công việc cho phép người dùng tạo công việc, giao việc xử lý, đánh giá tiến độ và theo dõi kết quả công việc.

Chức năng của phần mềm văn phòng điện tử

Cho phép những người đăng nhập vào văn phòng điện tử trò chuyện với nhau qua mạng LAN, WAN và Internet; bạn có thể dễ dàng trao đổi tệp với nhau. Chức năng này cũng có thể được sử dụng để lãnh đạo công việc trực tiếp hoặc tổ chức các cuộc họp trực tuyến khi các thành viên không ở gần nhau. 

Có thể thấy, khi sử dụng văn phòng điện tử, mọi vấn đề của công ty sẽ được truyền đạt thông qua hệ thống phần mềm, không cần tổ chức họp nhiều lần. Hoặc nếu có những vấn đề nghiêm trọng cần được thông qua thì thời gian họp sẽ được rút ngắn.

Trên đây là loạt thông tin chi tiết về cách tiết kiệm thời gian họp tối đa với văn phòng điện tử mà SmartOSC DX đã gửi tới bạn. Mong rằng chia sẻ này đã giúp cho bạn và doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan nhất về phần mềm văn phòng điện tử hay phần mềm E-Office của chúng tôi. 

Hiện nay trên thị trường đã cho ra đời nhiều loại phần mềm văn phòng điện tử, song để tìm được một phần mềm hợp lý với túi tiền, có thiết kế đơn giản và phù hợp với yêu cầu doanh nghiệp thì đừng quên nhấc máy gọi tới chúng tôi. Với những tiêu chí hàng đầu Việt Nam và giao diện thân thiện với người dùng. Chắc hẳn E-Office là lựa chọn mà tổ chức, doanh nghiệp đang tìm kiếm hiện nay.