Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Tìm Hiểu Tổng Thể Về E-Office

E-Office hay còn được gọi là văn phòng điện tử đang ngày càng trở nên phổ biến, hứa hẹn sẽ là xu thế của thời đại số này. Tuy nhiên, bạn đã thực sự hiểu về nó để có thể khai thác triệt để nó. Vậy hãy tìm hiểu tổng thể về E-Office trong bài viết này.

Văn Phòng Điện Tử E-Office – Mô Hình Làm Việc Thời 4.0

Khi thế giới bước vào thời kỳ đỉnh của của công nghệ – trí tuệ nhân tạo – điện toán đám mây từ những năm 20 của thế kỷ 21, nhiều chuyên gia đã dự đoán công nghệ còn có thể phát triển hơn nữa. Điều này đã đúng, khi những năm gần đây khái niệm văn phòng điện tử đã ra đơn, tạo nên sự đột phá trong mô hình hoạt động của doanh nghiệp. Có thể đáp ứng tác vụ khó, phức tạp, đặc biệt là nhu cầu quản lý từ xa trong thời điểm giãn cách xã hội do dịch. Sau khi hết giãn cách thì đây vẫn là hệ thống thỏa mãn được nhiều nhu cầu của doanh nghiệp, giúp giảm thiểu chi phí in ấn, quản lý giấy tờ, sổ sách. Chính văn phòng điện tử đã tạo ra trào lưu “văn phòng không giấy” tại các doanh nghiệp, nơi mà mọi dữ liệu đều được lưu trữ trên các hệ thống công nghệ, mọi công việc đều được thực hiện trực tuyến.

Mô Hình Văn Phòng E-Office Trên Thế Giới Và Việt Nam

Lợi ích của chuyển đổi số hiện nay là không thể phủ nhận, nó như một “bàn đạp” mạnh mẽ để doanh nghiệp vươn mình lên một tầm cao mới so với kinh doanh truyền thống. Việc lưu trữ khi hoạt động trong văn phòng truyền thống gặp rất nhiều vấn đề như: không đủ không gian lưu trữ, thông tin bị thất lạc, công cuộc tìm kiếm cũng mất nhiều thời gian…. Chính những lúc như vậy người ta nhận thấy sự ra đời của văn phòng điện tử là điều vô cùng cần thiết.

Khi chuyển đổi số xuất hiện cũng là lúc văn phòng điện tử ra đời, nó là bước tiến vĩ đại từ hoạt động nặng giấy tờ với cách quản trị truyền thống sang quản trị trực tuyến, lưu trữ linh hoạt trên hệ thống. Vào thời điểm công nghệ 4.0 phát triển mạnh mẽ, văn phòng điện tử giống như một lợi thế nếu doanh nghiệp nào ứng dụng sớm sẽ khẳng định mình đi đầu xu thế chuyển đổi số và năng lực cạnh tranh cũng gia tăng rất nhiều. Thực tế, tại nước ngoài văn phòng điện tử xuất hiện khá sớm vào khoảng năm 2011 – khi cách mạng công nghiệp 4.0 được giới thiệu Đức. Sau đó, chuyển đổi số có những manh nha tại Việt Nam và có một vài doanh nghiệp đã nhìn thấy tiềm năng từ nó, từ việc xây dựng văn phòng điện tử nên đã tận dụng thời cơ, đi trước đón đầu, lấy tất cả những gì mà một văn phòng truyền thống có ứng dụng vào mô hình văn phòng điện tử.

Văn Phòng Điện Tử E-Office Khác Gì Với Văn Phòng Truyền Thống

Nếu nói khác thì cũng không hẳn hay nói giống thì lại không hoàn toàn giống. Không khác biệt ở chỗ văn phòng điện tử E Office vẫn có đầy đủ các phòng ban, hệ thống dữ liệu như văn phòng truyền thống. Tuy nhiên, khác biệt ở chỗ các hoạt động này được thực hiện trực tuyến, số hóa dữ liệu, có hệ thống quản lý quy củ. Đồng thời, nhiều hoạt động có thể tự động hóa trên E-Office. Chính vì vậy, đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh của mình.

Lợi Ích Của Văn Phòng Điện Tử – Lý Do Nó Trở Thành Xu Hướng

Nằm trong chuyển đổi số nên việc trở thành xu hướng với các doanh nghiệp thời 4.0 là điều tất nhiên bởi những lợi ích nó mang lại quá lớn, không ai có thể phủ nhận.

Tiết kiệm chi phí in ấn

Vì thông tin, dữ liệu đều được lưu trữ trên hệ thống phần mềm, các dự án, báo cáo cũng được thực hiện trên đó nên văn phòng điện tử đã tiết kiệm được một khoản lớn mỗi năm mà doanh nghiệp phải bỏ ra cho in ấn. Bên cạnh đó, dữ liệu sắp xếp dưới dạng file, theo thứ tự, phân loại rõ ràng nên rất tiện lợi cho quá trình tìm kiếm.

Tối ưu thời gian

Dữ liệu được số hóa, các công việc được phân công rõ ràng trên hệ thống góp phần tối ưu thời gian làm việc, nâng cao hiệu suất lao động cho doanh nghiệp. Đặc biệt, ở nhiều phần mềm còn hỗ trợ chấm công từ xa như phần mềm Zoho People, nhân viên có thể chấm công ở bất cứ đâu bằng tính năng nhận diện khuôn mặt trên phần mềm và nhà quản lý sẽ nắm toàn bộ thông tin đó còn nhân viên cũng tự truy soát số ngày nghỉ phép, công chấm liên tục cập nhật trên phần mềm.

Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ

Tại mỗi quy trình, mỗi bộ phận sẽ có những quy chuẩn riêng, văn phòng điện tử có thể hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng form chuẩn tương ứng từng phòng ban. Hoạt động này cực kỳ quan trọng, giúp các công việc được thực hiện đúng quy trình, nhân viên không thể làm việc qua loa. Đồng thời làm giảm tối đa những vấn đề phát sinh gây tốn kém tiền bạc và thời gian. Khi nhân viên mới vào thì quy trình chuẩn hóa giúp nhà quản lý không tốn nhiều thời gian đào tạo, họ chỉ cần nhìn theo quy trình đã được thiết lập sẵn trên E-Office để làm theo

hiểu, các quy trình nghiệp vụ đó trong quá trình chuẩn hóa sẽ đi kèm với các điều kiện cụ thể. Người dùng phải đáp ứng tất cả các điều kiện trong bước này thì mới được thông qua bước tiếp theo. 

Những ưu điểm đó đã khiến văn phòng điện tử đáp ứng đầy đủ mọi yêu cầu của doanh nghiệp số 4.0: kết nối – an toàn – tối ưu và trở thành xu hướng được ưu tiên cho quá trình xây dựng văn phòng của doanh nghiệp.

Muốn Triển Khai Văn Phòng Điện Tử Doanh Nghiệp Cần Làm Những Gì?

Để sở hữu văn phòng điện tử hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý, chuẩn bị những thứ sau:

Chuẩn hóa hệ thống giấy tờ, báo cáo

Như đã nhắc đến những lợi ích mà văn phòng điện tử mang lại là chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, giấy tờ. Thì khi muốn trên khai, đầu tiên phải số hóa – chuẩn hóa các giấy tờ để nhân viên thực hiện theo.

Xác định mô hình văn phòng điện tử phù hợp

Mỗi doanh nghiệp sẽ có quy trình hoạt động khác nhau nên cần xác định chính xác mô hình văn phòng điện tử phù hợp với mình, bạn không thể thấy một doanh nghiệp áp dụng một mô hình này thành công thì cũng bắt chước áp dụng theo nó sẽ khiến tổ chức gặp vấn đề ngay lập tức. Hãy xác định mô hình phù hợp với nhân viên, nhu cầu quản lý giám sát và lĩnh vực kinh doanh của mình.

Lên kế hoạch, hướng dẫn, triển khai

Nếu doanh nghiệp không phải là tổ chức có nhiều am hiểu hoặc chuyên về mảng công nghệ hãy tìm một công ty công nghệ thông tin uy tín, họ sẽ lên kế hoạch, hỗ trợ doanh nghiệp triển khai. SmartOSC DX sẽ là phương án tham khảo có ích dành cho doanh nghiệp, với kinh nghiệm cung cấp phần mềm cho rất nhiều doanh nghiệp đã trên 20 năm nên SmartOSC DX luôn là địa chỉ uy tín với những tổ chức muốn chuyển đổi số, xây dựng văn phòng điện tử. Công ty sẽ hỗ trợ khảo sát nghiệp vụ, mô hình của doanh nghiệp đế có những kế hoạch thiết lập cụ thể với giải pháp chuyên biệt dành cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó là hướng dẫn triển khai giải pháp công nghệ phù hợp, linh hoạt thay đổi theo mô hình doanh nghiệp. Hỗ trợ 24/7, duy trì hệ thống vận hành ổn định, tối ưu

Liên hệ với SmartOSC DX qua hotline (+84) 24 710 8 1222 để được tư vấn trực tiếp.

Kiểm tra, đo lường, giám sát

Đây là quá trình đánh giá lại thành quả sau khi thiết lập văn phòng điện tử giúp đưa ra kết luận nó có phù hợp để ứng dụng lâu dài hay không. Quá trình này cần cẩn trọng, kiểm tra chi tiết để tránh những vấn đề phát sinh khi sử dụng. Bởi cùng với sự phát triển của công nghệ thì sẽ có những tính năng bị lỗi thời, đòi hỏi văn phòng điện tử luôn được cập nhật những tính năng tốt nhất, ưu việt nhất với doanh nghiệp

Tổng thể về E-OFFICE đã được SmartOSC DX trình này trong bài viết trên. Mọi thắc mắc hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn kỹ càng.