Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Ứng dụng e-office trên các sàn thương mại điện tử

Hiện nay, khi nhắc đến sàn thương mại điện tử thì chắc hẳn đây là khái niệm không còn xa lạ nữa với các doanh nghiệp và người tiêu dùng. Với sự phát triển vượt trội của cuộc cách mạng công nghệ 4.0, đã đưa các hoạt động lên môi trường số trở thành xu hướng chung và tất yếu của các doanh nghiệp. Hệ thống E-Office chính là một trong những ứng dụng phổ biến nhằm cải tiến các hoạt động văn phòng của sàn thương mại điện tử để mang lại nhiều lợi ích.

Trong bài viết dưới đây, SmartOSC DX xin giới thiệu những ứng dụng E-Office áp dụng trên các sàn thương mại điện tử.

Sàn thương mại điện tử là gì? Vai trò của các sàn thương mại điện tử  

Sàn thương mại điện tử được hiểu là một kênh bán hàng trực tuyến được chủ cửa hàng hay công ty, doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh sản phẩm dịch vụ, hàng hóa lựa chọn và sử dụng nhiều nhất. Đi theo sự phát triển của cuộc cách mạng công nghiệp hiện đại thì đây còn được gọi là một hình thức kinh doanh online phổ biến nhất trên thị trường hiện nay. Ví dụ như một vài cái tên: Shopee, Lazada, Tiktok, Tiki, Sendo đang vô cùng thành công khi hoạt động dưới hình thức này.

Có thể nói rằng, việc các sàn thương mại điện tử ra đời là một giải pháp vô cùng hữu ích và thiết thực dành cho người tiêu dùng. Nó tạo ra môi trường kinh doanh và buôn bán trực tuyến nên tiện lợi cho cả bên kinh doanh và bên khách hàng khi áp dụng những ứng dụng E-Office. 

Đối với người bán, nó giúp họ có thể tiếp cận đến khách hàng tiềm năng một cách nhanh chóng và thật dễ dàng, giao đúng sản phẩm và đúng thời điểm đến cho khách hàng. Còn xét về khía cạnh của khách hàng có những nhu cầu mua sắm thì họ hoàn toàn nhận được rất nhiều sự tiện ích từ các sàn thương mại điện tử với mức giá cạnh tranh. Và đặc biệt còn được hỗ trợ tối ưu quá trình thanh toán và quy trình vận chuyển nhờ công nghệ chuyển đổi số một cách dễ dàng và thuận lợi.

Ngày nay, những sàn giao dịch thương mại điện tử này đã trở nên phổ biến tại rất nhiều nước trên thế giới tại như Mỹ, Anh, Pháp và bắt đầu trở nên rầm rộ, phát triển ở các nước Đông Nam Á trong những năm gần đây. Các sàn thương mại điện tử đóng một vai trò như cầu nối liên kết giữa nhiều cửa hàng cung cấp sản phẩm, hàng hóa đến với khách hàng một cách đa dạng và rộng rãi. 

Những ưu – nhược điểm của sàn thương mại điện tử là gì?

Ưu điểm đối với phía kinh doanh, doanh nghiệp

• Chi phí đầu tư để tìm khách hàng và thị trường sẽ ít hơn so với kinh doanh thương mại theo cách truyền thống.
• Các thông tin, dữ liệu đều được số hóa giúp doanh nghiệp dễ dàng cho việc quản lý.
• Quy mô khách hàng luôn mở rộng, không bị giới hạn về địa lý nên dễ dàng tiếp cận khách hàng và đối tác ở bất kì đâu.
• Độ nhận diện thương hiệu luôn được đẩy mạnh.
• Quá trình kinh doanh hàng hóa diễn ra nhanh và hiệu quả hơn.
• Sản phẩm, dịch vụ được sản xuất phong phú và cập nhật thường xuyên.
• Giảm thiểu được những hoạt động không cần thiết, gây mất thời gian.
• Dễ dàng hơn trong việc triển khai những chiến lược tiếp thị theo lô, chương trình phiếu giảm giá và chiết khấu nhờ vào những ứng dụng E-Office.

Nhược điểm của các sàn thương mại điện tử

• Chưa thỏa mãn được hết nhu cầu muốn xem, thử, kiểm tra chất lượng của người mua.
• Dễ xuất hiện những thông tin đánh giá sai lệch do thiếu sự đánh giá khách quan đến từ khách hàng trải nghiệm trực tiếp.
• Người mua không thể nhận hàng ngay mà còn phải đợi thời gian vận chuyển.

Những ứng dụng của E-Office trên các sàn thương mại điện tử

Quản lý lượng công việc và các dự án của doanh nghiệp

Bởi vì sự phổ biến của sàn thương mại điện tử nên lượng công việc mỗi ngày là “khổng lồ”. Các giải pháp của ứng dụng E-Office sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động này thể hiện được các trạng thái hiện tại của công việc, ví dụ như: còn hạn, gần hạn, quá hạn, đang hoàn thành, đã hoàn thành… Tiện ích này sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được tình trạng công việc, tránh bỏ sót, nhầm lẫn hoặc quên khiến cho công việc bị đình trệ.

Quản lý các loại hồ sơ, văn bản

Tất cả các giấy tờ, văn bản đến và đi của doanh nghiệp, hay là văn bản nội bộ sẽ được quản lý và tổ chức một cách khoa học, được phân loại theo từng đầu mục. Nhân sự có thể tìm kiếm nhanh chóng thông tin thông qua những từ khóa hoặc lọc theo từng thể loại. 

Tính năng vượt trội này của ứng dụng E-Office giúp việc lưu trữ những giấy tờ, tài liệu và hồ sơ của doanh nghiệp thương mại điện tử được chuyên nghiệp và bài bản hơn do với những phương pháp lưu trữ, ghi chép sổ theo cách truyền thống trước đây.

Quản lý lịch họp

Vấn đề bất cập mà không chỉ các doanh nghiệp về thương mại điện tử  mà nhiều doanh nghiệp gặp phải như hiện nay là việc sắp xếp lịch các cuộc họp gặp nhiều khó khăn, không được thống nhất. Ứng dụng E-Office sẽ giúp doanh nghiệp sắp xếp một cách hợp lý và khoa học các cuộc họp theo như kế hoạch cụ thể như: nội dung cuộc họp, thời gian diễn ra, địa điểm họp và số lượng người tham gia,… Tính năng hiện đại này sẽ giúp cho những thành viên tham gia buổi họp sớm nắm bắt được thông tin để chủ động chuẩn bị công việc.

Quản lý nhân sự cho doanh nghiệp

Các thông tin và dữ liệu quan trọng về nhân sự như hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động… sẽ được quản lý dưới dạng văn bản điện tử. Nhiều ứng dụng E-Office hiện nay đã trang bị tính năng tự động thông báo mỗi khi đến hạn hợp đồng hoặc kỳ hạn bổ sung, điều chỉnh lương. Hơn thế nữa, tính năng xin và duyệt nghỉ phép cũng được là một điểm nổi bật của ứng dụng này cho các nhân viên trong sàn thương mại điện tử.

Quản lý khách hàng

Số lượng khách hàng của các sàn thương mại điện tử là rất lớn cho nên ngoài hợp đồng với nhân sự thì hợp đồng với khách hàng cũng có thể được quản lý khoa học bởi ứng dụng E-Office. Ngoài ra, còn tiện ích khi có những khách hàng đến kỳ công nợ, cần gia hạn hợp đồng sẽ được ứng dụng này thông báo.

Hỗ trợ lãnh đạo điều hành công việc

Trong bối cảnh việc kinh doanh phát triển như hiện nay, các nhà lãnh đạo, giám đốc, quản lý thường xuyên cần phải di chuyển, không làm việc cố định một nơi là cơ quan. Chính vì vậy, việc điều hành cũng như xét duyệt từ xa là vô cùng cần thiết cho họ. Các giải pháp, ứng dụng E-Office sẽ giúp bộ phận lãnh đạo có thể dễ dàng theo dõi và phê duyệt, xử lý công việc kể cả từ xa.

Kết luận

Trên đây là một số ứng dụng E-Office trong doanh nghiệp đang hoạt động kinh doanh về sàn thương mại điện tử. Ứng dụng này giúp hoàn thành mục tiêu đưa các hoạt động của doanh nghiệp lên môi trường số và trở thành xu hướng chung của các doanh nghiệp hiện nay. Các doanh nghiệp vui lòng liên hệ với SmartOSC DX để được giải đáp thắc mắc và được cung cấp giải pháp chuyển đổi số tốt nhất hiện nay.