Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Văn Phòng Điện Tử – Xu Hướng Văn Phòng Mới Được Nhiều Doanh Nghiệp Áp Dụng

Văn phòng điện tử được ra đời là giải pháp đột phá mới dành cho hầu hết các doanh nghiệp. Việc áp dụng văn phòng điện tử sẽ giảm thiểu được phần nào sự đi lại, giảm thiểu chi phí và quan trọng hơn hết, mọi thành viên trong doanh nghiệp đều có thể kiểm soát công việc một cách chặt chẽ, chính xác trong phạm vi quyền hạn của mình. Qua đó, nâng cao hiệu quả cho công việc quản lý. 

Văn phòng điện tử là gì?

Còn được gọi là văn phòng điện tử, văn phòng điện tử là một thuật ngữ dùng để chỉ bất kỳ môi trường văn phòng nào sử dụng đáng kể công nghệ máy tính để hoạt động. Thuật ngữ này lần đầu tiên được đặt ra vào giữa thế kỷ 20 và bắt đầu được sử dụng phổ biến trong thập kỷ của những năm 1980 khi nhiều môi trường văn phòng được phân phối theo phương pháp thủ công và bắt đầu phụ thuộc nhiều hơn vào sự kết hợp của máy tính để bàn, máy tính lớn và máy chủ. để quản lý một số nhiệm vụ liên quan đến công việc.

Ngày nay, văn phòng điện tử thường được đánh đồng với văn phòng ảo, liên quan đến việc sử dụng công nghệ không dây để cho phép mọi người làm việc ở hầu hết mọi nơi với đúng loại máy tính xách tay hoặc máy tính xách tay và kết nối không dây đáng tin cậy.

Một trong những lợi ích chính của văn phòng điện tử là khả năng ít dựa vào các tài liệu bản cứng để quản lý các nhiệm vụ kinh doanh khác nhau. Ví dụ: một chuyên gia kế toán hoặc lập hóa đơn sẽ có thể giảm thiểu đáng kể việc sử dụng sổ kế toán bản in cứng truyền thống bằng cách sử dụng phần mềm kế toán để lập hóa đơn đặt hàng, tạo hóa đơn và thậm chí đăng các khoản thanh toán đã nhận trên các hóa đơn chưa thanh toán. 

Tương tự như vậy, nhân viên bán hàng có thể hưởng lợi từ việc sử dụng văn phòng điện tử bằng cách sử dụng cơ sở dữ liệu bán hàng thay vì duy trì các tệp giấy về từng khách hàng tiềm năng và khách hàng. Thậm chí nhiều tác vụ văn thư như viết thư hoặc chuẩn bị bài thuyết trình giờ đây có thể được thực hiện dưới dạng điện tử, giảm tiêu thụ giấy hơn nữa đồng thời giúp giữ cho dữ liệu được ngăn nắp và dễ truy xuất.

Xu hướng văn phòng điện tử thông minh được áp dụng cho nhiều doanh nghiệp

Không còn hình bóng của văn phòng truyền thống

Vài năm trước đây có thể chúng ta vẫn nhìn thấy hình ảnh của một văn phòng thủ công truyền thống với nhiều bàn ghế, giấy tờ, nhất là ở các thư viện của các trường học. Nhưng những năm gần đây, với những sự thay đổi trong suy nghĩ, cách nhìn và đặc biệt là theo nhu cầu của thời đại mới việc thay đổi cách làm việc, để nâng cao hiệu quả công việc đã khiến cho nhiều doanh nghiệp đi lên cải cách hành chính và cải thiện môi trường làm việc hiện đại hơn.

Thực tế cho thấy, khi văn phòng truyền thống còn tồn tại các công việc như quản lý hồ sơ, tài liệu, quản lý công văn, giấy tờ, sổ sách quả là điều khó khăn, tốn kém nhiều chi phí, thời gian cho các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp. Chỉ khi khoa học công nghệ phát triển đòi hỏi những công cụ, những giải pháp mới để cải thiện tình hình thì những công việc văn phòng trở nên dễ dàng hơn với sự ra đời của nhiều phần mềm văn phòng hỗ trợ.

Tới nay, chúng ta có thể sẽ không nhìn thấy hình ảnh của những văn phòng như vậy nữa, hoặc điểm xuyết đâu đó ở những địa phương chưa có điều kiện để thay đổi. Còn đại đa số ở các tỉnh, thành phố đã thực hiện cải cách trước hết là cải cách thủ tục hành chính, thực hiện chính quyền một cửa và tiến tới xây dựng chính phủ điện tử. Các doanh nghiệp tìm kiếm giải pháp để không những tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu suất công việc, cạnh tranh hơn với các doanh nghiệp khác.

Văn phòng điện tử lên ngôi

Ngày nay, xu hướng đổi mới, hiện đại hóa văn phòng, công tác hành chính tại các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp đang diễn ra rất mạnh mẽ và toàn diện, trong đó phải kể đến việc ứng dụng giải pháp văn phòng điện tử.

Ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử không chỉ mang lại hiệu quả cao trong công việc, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn giúp chuẩn hóa quy trình làm việc, quy trình xử lý văn bản hoặc lưu trữ hồ sơ tài liệu. 

Có thể nhận thấy, phần mềm văn phòng điện tử thực sự là một cuộc cách mạng trong đổi mới hệ thống quản lý văn phòng hiện nay. Văn phòng điện tử không chỉ giúp cho người dùng dễ dàng trong việc quản lý, sắp xếp, lưu trữ các loại tài liệu phức tạp còn giúp bạn có thể dễ dàng trong việc xây dựng kế hoạch làm việc, phân công, quản lý giám sát công việc hiệu quả, xóa bỏ ranh giới không gian, thời gian trong suốt quá trình thực hiện.

Tại một số doanh nghiệp đã triển khai sử dụng phần mềm văn phòng điện tử, các nhân viên, công chức đều nhận định phần mềm này có giao diện tiếng Việt thân thiện, các tính năng thiết thực, dễ sử dụng và tạo sự thuận tiện cho người sử dụng trong việc trao đổi thông tin, trao đổi văn bản… 

Phần mềm này còn cho phép gửi, nhận email, gửi thông báo trong cơ quan tới từng cá nhân, hay tới nhóm, tới phòng ban, chỉ đạo xử lý công việc qua mạng. Người sử dụng có thể hội thoại, nhắn tin (chat), gửi file trực tiếp, trưng cầu ý kiến (Vote), gửi tin nhắn ra điện thoại di động (SMS), lên lịch làm việc, đăng ký lịch họp, quản lý danh bạ, nhắc việc, giao việc qua mạng và nhận phản hồi công việc đó… Đặc biệt, trên hệ thống văn phòng điện tử Cloudoffice, người dùng có thể hướng cách xử lý, tạo, duyệt các văn bản, công văn theo những chu trình (luồng công văn) cá nhân mà họ muốn một cách rất khoa học, nhanh chóng và tiện lợi.

Kết quả đạt được khi doanh nghiệp sử dụng văn phòng điện tử

Văn phòng điện tử có thể khắc phục được mọi hạn chế của một văn phòng thủ công truyền thống. Do đó, hầu hết các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp đã ứng dụng văn phòng điện tử thay cho hình thức văn phòng kiểu cũ.

Từ thực tế cho thấy, để áp dụng văn phòng điện tử các doanh nghiệp đã đầu tư trang bị đồng bộ hệ thống hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin (CNTT), tăng cường mở các lớp tập huấn sử dụng phần mềm và đào tạo tin học nâng cao trình độ của các nhân viên… Kết quả đạt được đầu tiên là nền hành chính được công khai, minh bạch và phục vụ hiệu quả hơn cho sự phát triển của toàn doanh nghiệp, tạo lòng tin trong lòng đối tác về năng lực quản lý, điều hành và hoạt động của hệ thống doanh nghiệp ở mọi mặt.

Theo kết quả khảo sát mới đây, việc triển khai phần mềm văn phòng điện tử giúp các doanh nghiệp tăng 70% hiệu suất công việc và tiết giảm được thời gian lưu trữ, luân chuyển văn bản, hồ sơ, giảm 90% chi phí văn phòng phẩm như giấy in, mực in, photocopy, đồng thời tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên chung. Qua đó có thể thấy rằng, văn phòng điện tử đã hỗ trợ các đơn vị, doanh nghiệp trong việc trao đổi và chia sẻ thông tin, chuẩn hóa quy trình phối hợp xử lý công việc từ đó góp phần nâng cao năng suất.

Khi áp dụng văn phòng điện tử, công tác quản lý cũng không đơn thuần là quản lý văn bản, giấy tờ, tài liệu nữa mà còn phục vụ việc điều hành của lãnh đạo. Đặc biệt là quản lý công việc của từng phòng ban, nhân viên tốt hơn nhờ hệ thống ghi nhận nhật ký làm việc của từng thành viên. Ban lãnh đạo, cán bộ quản lý có thể làm việc và “ký” các hồ sơ từ xa mà không cần phải có mặt tại văn phòng làm việc.

Hiện nay đã có không ít đơn vị triển khai phần mềm văn phòng điện tử nhằm phù hợp với đời sống doanh nghiệp. Song, với thiết kế phù hợp và tiên quyết phù hợp với môi trường văn phòng điện tử E-Office chính là phần mềm mà bạn tìm kiếm. E-Office là một hệ thống phần mềm điện tử của SmartOSC DX giúp quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu, đồng thời nói cũng là một hệ thống điều hành quản trị công việc toàn diện và chuyên nghiệp theo nhiều cấp. Phần mềm này được thiết kế một cách khoa học, linh hoạt với đầy đủ chức năng trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, quản lý, lưu trữ, triển khai công việc trực tuyến trên mạng máy tính… Việc tiếp cận phần mềm E-Office là rất đơn giản, dễ sử dụng. Tin học hóa quy trình làm việc, thay đổi cách thức làm việc mới sẽ giúp mọi người tăng hiệu suất xử lý công việc từ đó nâng cao vai trò và trách nhiệm của mỗi người. 

Trên đây là những thông tin mà SmartOSC DX đã mang tới cho bạn, hy vọng rằng chia sẻ này đã giúp tổ chức, doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan nhất về phần mềm văn phòng điện tử đặc biệt hơn là phần mềm E-Office của chúng tôi. Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ với công ty thông qua đường dây nóng để được gặp và trao đổi với tư vấn viên hàng đầu hiện nay.