Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Văn Phòng Không Giấy Là Gì? Tại Sao Văn Phòng Không Giấy Được Khuyến Khích Áp Dụng?

Theo những thống kê từ IDC (Công ty hàng đầu thế giới về thông tin thị trường, dịch vụ tư vấn và sự kiện cho thị trường công nghệ thông tin, viễn thông và công nghệ tiêu dùng) đã cho thấy đây là những con số cực khủng về quá trình tiêu thị văn phòng phẩm của văn phòng:

• Trung bình với một nhân viên có thể dùng hết 10.000 tờ giấy/năm (tương đương với 80$). 
• 2.70% trong số 10.000 tờ giấy đó được bỏ vào thùng rác sau đó khoảng 3 tháng. 
• Hàng năm, một công ty ở Mỹ có thể mất khoảng 120 tỷ USD, một công ty Thụy Điển sẽ mất khoảng 859 -1400 Sec cho chi phí văn phòng phẩm. 

Quả thực đây là con số khiến cho chúng ta phải lo ngại bởi nó tác động lớn tới môi trường do hoạt động kinh quan gây nên. Chuyển sang dạng mô hình mới là mô hình văn phòng không giấy tờ là liệu pháp tuyệt vời nhất nhằm làm giảm những tác động xấu đó. Đồng thời điều này sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình tổ chức và mang tính minh bạch trong hoạt động hàng ngày. Để lựa chọn một văn phòng không giấy tờ, các công cụ như phần mềm quản lý tài liệu điện tử này là sự lựa chọn không thể thiếu. 

Cùng SmartOSC DX tìm hiểu xem văn phòng không giấy là gì? Tại sao văn phòng không giấy lại được khuyến khích áp dụng nhé!

Thế nào là văn phòng không giấy tờ?

Văn phòng không giấy tờ là nơi làm việc có các quy trình tối thiểu dựa trên giấy tờ và thay vào đó dựa vào các tài liệu số hóa. Một số tổ chức thích thuật ngữ “paper-light” vì nhiều văn phòng và phòng ban không thể loại bỏ hoàn toàn các tập tin giấy vì các yêu cầu về quy trình hoặc tuân thủ.

Dù vậy, việc giảm thiểu việc sử dụng giấy sẽ giúp đẩy nhanh hành trình chuyển đổi kỹ thuật số của tổ chức . Điều này thường liên quan đến việc chuyển đổi sang một hệ thống quản lý tài liệu điện tử để số hóa các tệp và lưu trữ nó trong một kho lưu trữ trung tâm.

Lợi ích của việc không cần giấy tờ

Các tập đoàn ở Mỹ chi hơn 120 tỷ đô la mỗi năm chỉ riêng cho các biểu mẫu in, hầu hết trong số đó trở nên lỗi thời trong vòng ba tháng và cuối cùng sẽ bị bỏ vào thùng rác. Trên hết, nhân viên văn phòng dành 30 – 40% thời gian của họ để tìm kiếm tài liệu trong tủ tài liệu thực.

Một số bộ phận tốn nhiều giấy mực nhất là bộ phận nhân sự , các khoản phải trả và phải thu, quản lý cơ sở vật chất và dịch vụ khách hàng, những bộ phận giải quyết một lượng lớn đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, biên nhận, đơn đặt hàng, hóa đơn, hóa đơn, v.v.

Rõ ràng là, làm việc với các tài liệu giấy tạo ra các vấn đề ngăn cản một nhân viên làm việc hiệu quả và một tổ chức không thể tiết kiệm chi phí. Việc áp dụng một hệ thống không cần giấy tờ có thể giải quyết những thách thức này và đạt được những lợi ích như:

Tiết kiệm thời gian định vị và truy xuất các tập tin vật lý 

Các tài liệu kỹ thuật số có thể được sắp xếp và lập chỉ mục dễ dàng, giúp việc tìm kiếm các tệp bạn cần nhanh hơn nhiều với khả năng tìm kiếm. Khi tài liệu trở nên dễ truy cập hơn, thời gian truy xuất tệp được cắt giảm đáng kể để nhóm của bạn có thể làm việc hiệu quả hơn và tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao khác.

Thúc đẩy sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm

Nhân viên có thể chia sẻ tệp kỹ thuật số mà không cần in và xem các phiên bản tài liệu đã cập nhật và quá khứ. Điều này giảm thiểu các bước và tối ưu hóa quy trình làm việc khi làm việc cùng nhau trên các tài liệu. 

Nâng cao tính bảo mật của thông tin

Quyền truy cập có thể được chỉ định và thu hồi tùy theo cấp độ người dùng và loại tài liệu. Với cài đặt bảo mật chi tiết, thông tin bí mật và nhạy cảm có thể được theo dõi và bảo vệ chống lại việc lạm dụng và thay đổi trái phép. Điều này cũng làm giảm nguy cơ mất mát và trộm cắp. 

Tiết kiệm chi phí in ấn và lưu trữ tài liệu

Loại bỏ phần lớn các thủ tục giấy tờ giúp bạn tiết kiệm tiền mua giấy và tủ đựng hồ sơ, cũng như các chi phí khác như mực máy photocopy và văn phòng phẩm.

Bảo mật thông tin tối đa

Bất kể nhân viên cần truy cập vào tài liệu của doanh nghiệp ở đâu hoặc khi nào, mô hình văn phòng không giấy tờ sẽ cho phép họ làm điều đó một cách dễ dàng. Nền tảng quản lý tài liệu điện tử có thể được đăng nhập từ bất kỳ vị trí nào vào bất kỳ lúc nào, chỉ với những thao tác hết sức đơn giản và nhanh chóng. Một tài khoản người dùng với mật khẩu mạnh cũng có thể an toàn hơn tủ tài liệu truyền thống, giữ cho các tài liệu quan trọng nhất không bị hư hại hay thất lạc. 

Tiết kiệm diện tích văn phòng

Máy in và tủ tài liệu chiếm dụng phần lớn không gian văn phòng, ảnh hưởng tới việc di chuyển cũng như chất lượng công việc. Văn phòng không giấy tờ giúp loại bỏ những chướng ngại vật phổ biến này, giải phóng không gian nhường chỗ cho bất kỳ thứ gì khác mà nhân viên của bạn cần như phòng họp rộng rãi, khu vực ăn trưa, nghỉ ngơi, giải trí,…

Tự động hóa quy trình làm việc

Đã qua rồi cái thời bới tung tủ tài liệu để tìm tài liệu, chứng từ, hóa đơn, biên bản,… Với các phần mềm quản lý tài liệu điện tử, nhân viên của bạn có thể sắp xếp các tệp tài liệu chỉ trong vài cú nhấp chuột và dễ dàng tìm thấy chính xác những gì họ cần.

Thân thiện với môi trường

Mọi hoạt động kinh doanh đều gây ra khí thải carbon ở một mức độ nào đó, hạn chế sử dụng nhiều giấy có nghĩa là công ty của bạn đã góp phần loại bỏ một yếu tố gây ảnh hưởng tiêu cực đến môi trường. Hơn nữa, có không ít các hiệp ước thương mại quốc tế đã được áp dụng để thúc đẩy các giao dịch không giấy tờ vì lợi ích chung của môi trường. Với sự ra đời của các bộ luật và điều khoản như vậy, chắc chắn rằng một văn phòng không giấy tờ sẽ là xu hướng của các doanh nghiệp trong tương lai sắp tới.

Vì sao văn phòng giấy lại không được khuyến khích áp dụng

Thủ tục giấy tờ là chi phí tốn kém nhất trong bất kỳ tổ chức nào vì nó được sử dụng hàng ngày. Không chỉ các khoản tiền mua giấy tờ, mực in, máy in, không gian, thiết bị lưu trữ, thời gian tìm kiếm thông tin từ các văn bản giấy cũng là vấn đề đau đầu của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất nhân sự.

Văn phòng không giấy sử dụng hệ thống lưu trữ đám mây và quản lý tài liệu điện tử thay thế cho tài liệu bản cứng và không gian lưu trữ hồ sơ. Tính bảo mật dữ liệu thậm chí còn tốt hơn so với việc lưu trữ tài liệu cứng.

Tài liệu online sẽ được phân quyền truy cập đến từng người có liên quan, quyền hạn truy cập cũng được giới hạn theo quyền xử lý tài liệu như: quyền xem, quyền chỉnh sửa, quyền tạo, quyền duyệt… Bằng việc số hóa dữ liệu và quản lý trên môi trường số, việc tìm kiếm cũng diễn ra nhanh và thuận tiện hơn. 

Mô hình văn phòng số được khuyến khích áp dụng bởi tính realtime về mặt thông tin. Đồng thời giảm thiểu chi phí in ấn, giấy tờ, và tối ưu thời gian làm việc cho đội ngũ cán bộ nhân viên, tập trung cho những nhiệm vụ quan trọng hơn là soạn thảo, chỉnh sửa hay tìm kiếm tài liệu.

Sử dụng phần mềm văn phòng điện tử E-Office

Phần mềm văn phòng điện tử E-Office là một hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu và điều hành quản trị công việc toàn diện và chuyên nghiệp, phần mềm được thiết kế một cách khoa học với đầy đủ chức năng trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý văn bản, điều hành công việc trực tuyến trên mạng máy tính. Có khả năng theo dõi xử lý văn bản và điều hành công việc từ xa thông qua Internet.

Phần mềm văn phòng điện tử E-Office hiện đang được sử dụng phổ biến hiện nay mang lại hiệu quả quản lý cho rất nhiều tổ chức nhà nước và doanh nghiệp và cá nhân sử dụng.

Hệ thống văn phòng điện tử E-Office cho phép quản lý công văn với đầy đủ các nghiệp vụ liên quan như cập nhật công văn đi, đến,  phân loại công văn, phê duyệt công văn, xem công văn theo ngày, tuần, tháng; xem theo ngày cập nhật, ngày công văn đến, ngày hiệu lực, ngày hết hiệu lực…Ngoài ra, chức năng bình luận công văn cho phép mọi người ghi chú, ghi ý kiến cá nhân của mình vào từng công văn hoặc đánh dấu thông tin cần nhớ để sau này có thể xem lại khi cần.

Nếu bạn còn những thắc mắc và nhanh chóng cần lời giải đáp thì đừng quên liên hệ với SmartOSC DX thông qua đường dây nóng nhé! Chúng tôi rất vui khi được đồng hành cùng quý doanh nghiệp trên chặng đường đổi mới sắp tới. Và mong rằng chia sẻ này đã giúp cho tổ chức của mình có được những thông tin thật hữu ích.