Quản Lý Nhân Sự - HRM

Lý Do Doanh Nghiệp Cần Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý HRM

Phần mềm quản lý nhân sự là phần mềm không thể thiếu trong các doanh nghiệp tại kỷ nguyên số này. Tuy nhiên, vẫn có nhiều ý kiến cho rằng nó chưa thực sự cần thiết. Để chứng minh sự cần thiết của phần mềm HRM, SmartOSC DX sẽ chỉ ra lý do doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý HRM trong bài viết dưới đây.

Khái niệm HRM

HRM là viết tắt của Human Resource Management được hiểu là Quản trị nguồn nhân lực. Nhiệm vụ của quản trị nguồn nhân lực bao gồm: tuyển dụng, đào tạo, quản lý nhân sự, kết nối nhân viên với lãnh đạo, phân chia nhân sự một cách hiệu quả… Đồng thời, những quyết định của bộ phận này sẽ có tác động lên cả nhân viên lẫn doanh nghiệp.

Những chức năng cơ bản của phần mềm HRM

Quản lý thông tin nhân sự

Mọi thông tin về nhân sự như: nhân khẩu học, chức vụ, trình độ học vấn, năng lực làm việc… đều được lưu trữ và phân thành các danh mục khoa học trên một tệp dữ liệu riêng biệt trên hệ thống.

Quản lý chấm công

Phần mềm HRM cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh nhiều hình thức chấm công khác nhau: theo ngày, tháng, ca… Có loại phần mềm nhân sự sẽ lấy dữ liệu từ máy chấm công để thông báo cho quản lý và phân tích. Nâng cấp hơn, phần mềm sẽ tích hợp chức năng chấm công bằng vân tay hoặc nhân diện khuôn mặt từ xa giúp nhà nhân sự có thể liên tục quản lý vấn đề nhân sự nói chung và quản lý chấm công nói riêng ngay cả khi không ở văn phòng.

Phân hệ tính lương

Thay vì tính toán tiền lương theo cách thức thủ công, khi ứng dụng phần mềm HRM nó sẽ có chức năng tính lương tự động giúp đảm bảo sự công bằng, minh bạch. Sau khi tính toán tiền lương, phần mềm sẽ gửi bảng lương qua email cá nhân của từng nhân viên. Ngoài ra, nhờ vào thiết kế mở của phần mềm mà doanh nghiệp có thể dễ dàng tùy biến trong việc ứng dụng tính năng để phục vụ những nhu cầu đặc biệt, khác nhau trong công việc.

Quản lý tuyển dụng và đào tạo

Hỗ trợ lên kế hoạch tuyển dụng, sàng lọc thông tin ứng viên, tối ưu quá việc tiếp cận đến nhiều ứng viên chất lượng… Đó là chỉ là vài hoạt động tiêu biểu của tính năng quản lý tuyển dụng trong phần mềm HRM. Bên cạnh đó, nó cũng giúp nhân viên sắp xếp lịch phỏng vấn và thông báo hẹn phỏng vấn đến ứng viên, việc của nhà tuyển dụng chỉ là chở ứng viên đến trao đổi.

Hỗ trợ đào tạo là nhiệm vụ sắp xếp lớp học, thông báo thông tin cho người học, dự đoán chi phí phải bỏ ra để đào tạo… Không những thế, trên phần mềm HRM cũng có kho kiến thức của nhiều ngành nghề khác nhau cho phép cả người đào tạo lẫn người học tham khảo. Ví dụ như phần mềm quản lý nhân sự Zoho People ngoài có kho học liệu như trên nó còn giúp người dùng kết nối với nhiều chuyên gia tại nhiều lĩnh vực trò chuyện, học hỏi kiến thức từ họ.

Lý do doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý HRM

Cải thiện năng suất nhân sự

Lợi ích cải thiện năng suất nhân sự là điều không thể bàn cãi, vì việc ứng dụng công nghệ vào công việc chắc chắn sẽ tối ưu hơn việc sử dụng hoàn toàn bằng sức lao động của con người. Nó tạo ra mạng lưới làm việc trực tuyến, mọi người có thể trao đổi công việc trên mạng xã hội nội bộ sẵn có trong phần mềm, các thông tin được phân theo mục lưu trữ trên hệ thống phần mềm giúp dễ dàng tìm kiếm tài liệu, chỉnh sửa chúng.

Giảm chi phí

Vì mọi thứ đã được số hóa nên sẽ tiết kiệm chi phí lớn trong khoản in ấn, tiết kiệm chi phí thuê nhân viên cho những công việc thủ công. Đồng thời, tiến độ làm việc nhanh chóng sẽ tối ưu thời gian.

Quyền truy cập thông tin

Phần mềm quản lý nhân sự luôn đảm bảo tính bảo mật với người dùng. Tuy nhiên, về những thông tin cá nhân của từng nhân viên sẽ được cấp quyền truy cập vào thông tin riêng của họ và người quản lý phần mềm mới có thể truy cập.

Hiệu quả quản trị

Nhà quản trị sẽ nhanh chóng nắm bắt mọi thông tin, vì khi có bất kỳ thay đổi gì trên hệ thống, nó sẽ lập tức thông báo đến nhà quản trị giúp quản trị viên có những giải pháp xử lý kịp thời, gia tăng năng lực quản trị.

Phân tích dữ liệu hỗ trợ ra quyết định nhanh

Sở hữu nhiều tính năng phân tích dữ liệu chuyên sâu nên các dữ liệu lưu trong HRM đều được cập nhập, phân tích nhanh chóng chỉ bằng vài cú click chuột và khi thấy dữ liệu được thống kê ra bảng biểu rõ ràng nhà quản trị sẽ có căn cứ đưa ra quyết định chắc chắn, nhanh hơn.

Cải thiện giao tiếp

Trong hầu hết các phần mềm quản lý nhân sự hiện nay, đều có hệ thống mạng xã hội nội bộ cho phép nhân viên toàn doanh nghiệp trò chuyện, trao đổi công việc ngay trên đó mà không bị phụ thuộc vào công cụ khác. Từ đó, tạo ra tính liên kết trong công việc giữa các phòng ban nhân đôi lợi ích vừa cải thiện giao tiếp lại nâng cao năng suất lao động.

Đảm bảo an toàn dữ liệu, an ninh mạng

Hệ thống lưu trữ của phần mềm HRM luôn được tích hợp công nghệ điện toán đám mây giúp bảo vệ dữ liệu khỏi các tác nhân vật lý như: bão, lũ lụt, hỏng ổ cứng… Thêm vào đó, nếu có hình thức đăng nhập trái phép phần mềm ngay lập tức sẽ khóa chức năng đăng nhập và thông báo cho người quản trị.

Trong thời đại 4.0 hiện nay, không ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự sẽ là một thiệt thòi lớn cho doanh nghiệp bởi nó sở hữu quá nhiều lợi ích, tối ưu hóa mọi mặt cho doanh nghiệp. Mong rằng bài viết trên sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ về phần mềm cũng như thấy rõ lý do tại sao cần sử dụng chúng. Mọi thắc mắc hãy liên hệ ngay với SmartOSC DX qua số: (+84) 24 710 8 1222 để được tư vấn. Đăng ký sử dụng phần mềm quản lý HRM Zoho People tốt nhất hiện nay ngay tại đây.