Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Văn Phòng Điện Tử – Phần Mềm Giúp Xây Dựng Môi Trường Làm Việc Thông Minh

Cuộc cách mạng công nghệ 4.0 bùng nổ, được diễn ra trên phạm vi toàn cầu, tạo ra nhiều biến chuyển trên mọi mặt của đời sống kinh tế và xã hội. Cùng với với cảnh nền kinh tế Việt Nam hội nhập sâu rộng với nền kinh tế thế giới, những biến động lớn của Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 sẽ tác động lớn tới nền kinh tế Việt Nam nói chung và từng doanh nghiệp nói riêng. Cuộc cách mạng 4.0 bùng nổ mạnh mẽ đã và đang đòi hỏi các doanh nghiệp cần tiến hành thay đổi, đổi mới hệ thống quản lý theo hướng hiện đại hóa. Chính vì thế văn phòng điện tử được ra đời giúp doanh nghiệp tháo gỡ những khó khăn, trở thành giải pháp giúp thúc đẩy doanh nghiệp phát triển. 

Thế nào là văn phòng điện tử?

Văn phòng điện tử là một thuật ngữ dùng để chỉ bất kỳ môi trường văn phòng nào sử dụng đáng kể công nghệ máy tính để hoạt động. Thuật ngữ này lần đầu tiên được đặt ra vào giữa thế kỷ 20 và bắt đầu được sử dụng phổ biến trong thập kỷ của những năm 1980 khi nhiều môi trường văn phòng được phân phối theo phương pháp thủ công và bắt đầu phụ thuộc nhiều hơn vào sự kết hợp của máy tính để bàn, máy tính lớn và máy chủ. 

Để quản lý một số nhiệm vụ liên quan đến công việc. Ngày nay, văn phòng điện tử thường được đánh đồng với văn phòng ảo, liên quan đến việc sử dụng công nghệ không dây để cho phép mọi người làm việc ở hầu hết mọi nơi với đúng loại máy tính xách tay hoặc máy tính xách tay và kết nối không dây đáng tin cậy.

Một trong những lợi ích chính của văn phòng điện tử là khả năng ít dựa vào các tài liệu bản cứng để quản lý các nhiệm vụ kinh doanh khác nhau. Ví dụ: một chuyên gia kế toán hoặc lập hóa đơn sẽ có thể giảm thiểu đáng kể việc sử dụng sổ kế toán bản in cứng truyền thống bằng cách sử dụng phần mềm kế toán để lập hóa đơn đặt hàng, tạo hóa đơn và thậm chí đăng các khoản thanh toán đã nhận trên các hóa đơn chưa thanh toán.

Phần mềm văn phòng điện tử được hiểu ra sao?

Có thể hiểu đơn giản rằng phần mềm văn phòng điện tử là một mô hình văn phòng hiện đại được xây dựng trên một hệ thống phần mềm điện tử tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… để nhằm một mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý truyền thống, văn phòng giấy tờ truyền thống.

Hoạt động của một văn phòng vô cùng đa dạng, các nhà cung cấp phần mềm văn phòng điện tử sẽ thiết lập trong đó đầy đủ các chức năng của một văn phòng gồm việc tương tác giữa các phòng ban, thêm bớt nhân sự, thêm bớt công việc, quản lý tiến trình công việc, luân chuyển văn bản xử lý văn bản, công văn đi – đến và nhiều chức năng khác. Tất cả các điều trên được lập trình và chuyển hóa thành các module, hay còn gọi là phân hệ chức năng, giúp văn phòng điện tử có thể cung cấp cho người dùng những tiện ích phù hợp, hiệu quả.

Tại sao nói phần mềm văn phòng điện tử giúp xây dựng môi trường làm việc thông minh

Giúp xây dựng môi trường làm việc theo hướng hiện đại hóa

Nếu mô hình văn phòng truyền thống là quản lý con người, quản lý tài liệu thông qua việc sử dụng hệ thống hồ sơ, sổ sách đã trở nên quá quen thuộc với doanh nghiệp trong nhiều thập kỷ qua; thì văn phòng điện tử mang tới một môi trường làm việc mới hoàn toàn khác biệt. Nơi đây chứa đựng tất cả số hóa cho phép sự tương tác điện tử không giới hạn phạm vi và không gian lẫn thời gian. 

Hệ thống văn phòng điện tử cho phép quản lý con người, quản lý toàn bộ công việc, hồ sơ liên quan… hoàn toàn trên hệ thống điện tử và thao tác để đăng nhập hệ thống luôn đảm bảo tính nhanh chóng, thuận tiện. Trên cùng một môi trường làm việc điện tử, các cán bộ, nhân viên hoàn toàn có thể dễ dàng trao đổi cũng như tham khảo ý kiến, thảo luận, chia sẻ, tìm kiếm thông tin, tài liệu một cách nhanh chóng, đầy đủ và kịp thời. Thay vì mở các cuộc họp trực tiếp với thói quen trên bàn giấy, không gian chật chội, gò bó và đầy căng thẳng như trước đây. Giờ đây, doanh nghiệp đã có thể hoàn toàn có thể thực hiện cuộc họp online ở bất cứ đâu, vào bất kỳ thời điểm nào mà không cần phải có mặt trực tiếp tại các văn phòng làm việc. 

Hệ thống quản lý tập trung

Phần mềm văn phòng điện tử cho phép người đứng đầu doanh nghiệp, tổ chức có thể dễ dàng phân cấp, phân quyền, phân công từng công việc, nhiệm vụ rõ ràng cho từng nhân viên trong tổ chức của mình. Từ đó, việc quản lý công việc, quản lý chất lượng làm việc của các nhân viên cũng trở nên dễ dàng hơn.

Hệ thống quản lý tập trung chính là một trong những đòi hỏi công việc trong thời đại công nghệ số hiện nay, đặc biệt là với các doanh nghiệp quy mô lớn.

Ví dụ về một văn phòng điện tử dành cho doanh nghiệp ngành xây dựng sẽ có các chức năng như:

• Quản lý đầu tư
• Quản lý công trình
• Quản lý cung ứng
• Quản lý kho
• Quản lý nhân sự
• Quản lý tài sản
• Quản lý công việc
• Quản lý tài chính
• Quản lý văn bản…

Nhìn vào chuỗi các chức năng này có thể thấy, phần mềm văn phòng điện tử mang đến một môi trường làm việc khoa học hơn, giúp các nhà quản lý có thể quản lý tập trung, giá, sát mọi công việc dễ dàng qua phần mềm quản lý.

Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực

Yêu cầu nâng cao về chất lượng nguồn nhân lực trong thời kỳ công nghệ số đang là vấn đề được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm. Chính vì thế, việc triển khai sử dụng phần mềm văn phòng điện tử chính là một trong những giải pháp hàng đầu giúp thúc đẩy nguồn nhân lực phát triển theo hướng hiện đại hóa, giải phóng sức lao động, giúp cho người dùng giảm bớt thời gian xử lý công việc và sử dụng thời gian để làm việc một cách hiệu quả. 

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Đối với một văn phòng làm việc truyền thống thì mọi việc trao đổi công việc, tác nghiệp đều phải thực hiện theo cách thủ công, tức là phải trực tiếp đến tận nơi để xử lý, để trao đổi. Với văn phòng điện tử, mọi việc đều có thể trao đổi, quản lý, theo dõi công việc trên máy tính hoặc điện thoại thông minh. Thêm vào đó, văn phòng điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa chi phí văn phòng phẩm như giấy tờ, bút mực…

Việc quản lý doanh nghiệp chưa bao giờ là công việc dễ dàng bởi bó phụ thuộc vào sự tác động của rất nhiều yếu tố, đặc biệt là yếu tố con người. Việc ứng dụng công nghệ chính là một trong những nhân tố góp phần quan trọng trong việc quản lý doanh nghiệp theo hướng hiện đại hơn, hiệu quả hơn. Với 04 lý do nổi bật trên, phần mềm văn phòng điện tử đã và đang trở thành ứng dụng công nghệ thông tin không thể thiếu trong các doanh nghiệp.

Môi trường làm việc thông minh với phần mềm văn phòng điện tử E-Office

Môi trường làm việc là một yếu tố quan trọng hàng đầu giúp thúc đẩy sự phát triển của một tổ chức, doanh nghiệp. Đây cũng là tiêu chí mà rất nhiều ứng viên quan tâm và hướng khi khi theo dõi để apply hồ sơ phỏng vấn của mình. Làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, thông minh, con người sẽ dần trở nên hiện đại hơn, doanh nghiệp nâng cao năng suất làm việc. 

Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam đã và đang thay đổi môi trường làm việc truyền thống sang môi trường làm việc hiện đại, thông minh bằng việc ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử. Một trong những phần mềm đang được sử dụng rộng rãi ở nhiều công ty, doanh nghiệp trong và ngoài nước lựa chọn áp dụng là phần mềm văn phòng điện tử E-Office do công ty SmartOSC DX phát triển công nghệ và cung cấp. 

Văn phòng điện tử E-Office với các hệ thống quản lý toàn diện, chuyên nghiệp được cài đặt sẵn như phần mềm quản lý công việc, quản lý hồ sơ, quản lý văn bản, công văn giấy tờ… trao đổi thông tin, nhận xét, biểu quyết đều giúp nhân viên và lãnh đạo có thể tiếp nhận, thực hiện nhanh chóng và dễ dàng với những cú click chuột đơn giản.

Khi triển khai văn phòng điện tử, doanh nghiệp như mặc lên mình chiếc áo mới, thay đổi toàn diện hình thức cho tới nội dung. Bước vào công ty, bạn sẽ không còn nhìn thấy những chiếc bàn làm việc với hàng đống giấy tờ chất chồng mà thay vào đó là hệ thống máy tính, laptop liền nhau. Không còn những chiếc phòng dành riêng cho việc cất trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu mà đội ngũ văn thư quản lý tài liệu dễ dàng, gọn gàng trên màn hình máy tính… 

Với những tính năng như: trao đổi thông tin, thảo luận, nhận xét, biểu quyết những cuộc họp bàn tròn cũng không còn nhiều. Những thời gian được giảm tải đó doanh nghiệp có thể dành để thực hiện những công việc làm mới, đó là cơ hội để doanh nghiệp phát triển hơn so với trước đây.

Điều đặc biệt là các lãnh đạo, người quản lý không phải lo lắng khi đi công tác lâu ngày. Với khả năng điều hành công việc từ xa qua Internet trên phần mềm văn phòng điện tử Cloudoffice được cài đặt sẵn sẽ giúp lãnh đạo theo dõi, phê duyệt văn bản từ xa, theo dõi tình hình, điều phối, xử lý công việc từ xa như đang làm việc ngay tại chính văn phòng của mình.

Để có thể trải nghiệm về văn phòng điện tử E-Office đừng quên để lại thông tin liên lạc với chúng tôi. SmartOSC DX sẽ sớm phản hồi cho bạn, mọi thắc mắc xin liên hệ qua đường dây nóng để gặp gỡ tư vấn viên chuyên nghiệp hàng đầu hiện nay.