Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Phê Duyệt Văn Bản Nhanh Hơn Nhờ Văn Phòng Điện Tử

Văn phòng điện tử ngày ngày phát triển như vũ bảo, với những tính năng phù hợp với tổ chức, doanh nghiệp. Sau cuộc cách mạng 4.0 đã cho thấy sự phát triển mạnh mẽ mang tính đồng bộ của nền công nghệ nước nhà. Sự ra đời của nhiều loại phần mềm đã giúp phá bỏ những quy củ truyền thống thay vào đó là hiện đại ngay trong chính phong cách quản lý, làm việc. 

Ngày trước, chúng ta thường làm việc trên bàn giấy với hàng loạt giấy tờ chi chít, song tới thời điểm hiện tại mọi vấn đề đều gói gọn trong “phần mềm văn phòng điện tử”. Vậy liệu phần mềm này có giúp phê duyệt nhanh hơn các văn bản không thì cùng SmartOSC DX tìm hiểu ngay trong bài viết này nhé. 

Văn phòng điện tử E-Office là gì?

Thuật ngữ E-office hay Văn phòng điện tử ra đời, đánh dấu sự chuyển dịch từ mô hình quản trị truyền thống lên mô hình quản trị trực tuyến làm tiền đề cho tiến trình Chuyển đổi số doanh nghiệp.

Văn phòng điện tử là một phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành nội bộ, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… nhằm mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống.

Mọi công văn, giấy tờ, đề xuất, báo cáo đều được khởi tạo, phê duyệt và lưu trữ trên một nền tảng tập trung trực tuyến với mục tiêu cốt lõi là xây dựng “văn phòng không giấy tờ”, giúp nhà lãnh đạo dễ dàng giải quyết các đơn từ mọi lúc mọi nơi ngay trên điện thoại di động. Trong trường hợp phải làm việc tại nhà để phòng dịch, 100% giấy tờ, văn bản vẫn được xử lý tức thời đảm bảo không có bất kỳ ảnh hưởng nào đến tiến độ công việc đội ngũ nhân sự.

Tiện ích của văn phòng điện tử khi phê duyệt nhanh hơn các loại văn bản

Văn phòng điện tử ra đời cùng với khái niệm văn phòng không giấy hay có thể hiểu văn phòng điện tử xuất hiện để thay thế cho văn phòng giấy.

Đây là một hệ thống văn phòng được tích hợp trên một phần mềm có đầy đủ các ứng dụng công nghệ hiện đại phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ, công việc, trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… để nhằm một mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống.

Vì vậy, phần mềm quản lý văn bản có thể hiểu là phần mềm có nguồn gốc từ hệ thống văn phòng điện tử. Phần mềm này có thể được tích hợp trong một hệ thống ở văn phòng điện tử như phần mềm văn phòng điện tử E-Office hoặc cũng có thể được sáng lập đơn lập thành một phần mềm riêng biệt. Song, nhiệm vụ và chức năng chính của phần mềm quản lý văn bản là giúp người dùng, điều hành và quản lý văn bản thuận tiện, nhanh chóng dễ dàng thông qua các tính năng đã được cài đặt trên hệ thống website.

Văn phòng điện tử với phần mềm quản lý văn bản

Phần mềm quản lý văn bản được tích hợp sẵn trên hệ thống phần mềm văn phòng điện tử, khi có bất cứ văn bản, công văn nào được chuyển đến thì người tiếp nhận văn bản sẽ nhận được thông báo thông qua lệnh báo hiệu của phần mềm. 

Ngay lập tức người tiếp nhận sẽ nhận lấy văn bản và nếu cần sự phê duyệt của lãnh đạo thì người nhận thông báo cho lãnh đạo biết, xin ý kiến chỉ thị phê duyệt từ lãnh đạo thông qua các thiết bị hiện đại hoặc công cụ làm việc. Nếu như lãnh đạo là thành viên trong hệ thống phần mềm thì ngay khi có tín hiệu thông báo có văn bản mới đến, người lãnh đạo cũng tiếp nhận được ngay.

Được tiếp nhận sớm, dù lãnh đạo có mặt ở công ty hay không cũng nhanh chóng đưa ra phản hồi cho người quản lý văn bản biết và có câu trả lời cho khách hàng, đối tác, hoặc người gửi.

Những ưu điểm nổi trội khi phê duyệt văn bản bằng giấy thông qua phần mềm

Đa dạng về tính năng

Tìm hiểu về phần mềm quản lý văn bản E- Office do công ty SmartOSC DX phát hành và cung cấp thì đây là có đầy đủ các chức năng nghiệp vụ quản lý văn bản như: Quản lý văn bản đi, văn bản đến, tờ trình, tạo liên kết văn bản, lưu văn bản, phân loại văn bản, phê duyệt văn bản, báo cáo tình hình xử lý văn bản, theo dõi thời hạn xử lý văn bản…

Ngoài ra, phần mềm còn có khả năng truy cập, điều hành từ xa thông qua ứng dụng cài đặt trên thiết bị di động thông minh, smartphone đảm bảo an toàn bảo mật thông tin. Những tính năng của phần mềm quản lý văn bản đã đáp ứng tốt yêu cầu làm việc của một cơ quan văn phòng. Đó vừa là điểm chung vừa là điểm khác biệt của phần mềm quản lý văn bản E-Office so với các phần mềm quản lý văn bản khác bởi, nó đáp ứng yêu cầu làm việc từ xa của các lãnh đạo cơ quan, thủ trưởng đơn vị hiện nay.

Tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp

Nhờ những tính năng được cài đặt sẵn và quản lý sử dụng trên hệ thống website, điện tử nên khi có công văn, văn bản giấy tờ đến người tiếp nhận có thể tiếp nhận được ngay và lãnh đạo có thể phê duyệt văn bản nhanh chóng mà không phải mất thời gian chờ đợi. Nhất là khi cán bộ, lãnh đạo không có mặt ở văn phòng hay đi công tác lâu ngày nhân viên phải chờ lãnh đạo trở về văn phòng mới trình văn bản và phê duyệt được văn bản.

Hơn nữa, phần mềm giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí in ấn, vận chuyển cũng như chi phí lưu trữ bảo quản văn bản, công văn, giấy tờ bởi mọi tài liệu và văn bản đều được gửi và lưu trữ trên phần mềm.

Dễ dàng cài đặt và sử dụng

Phần mềm quản lý văn bản điện tử rất dễ cài đặt và sử dụng. Khi mới đăng ký sử dụng với nhà cung cấp phần mềm văn phòng điện tử, các đơn vị, cá nhân, doanh nghiệp đều được tập huấn, hướng dẫn sử dụng và được hỗ trợ mọi lúc mọi nơi.

Trên đây là những nội dung cơ bản nhất về việc phê duyệt văn bản nhanh hơn với phần mềm văn phòng điện tử. Mong rằng chia sẻ trên đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan nhất về phần mềm này và việc ứng dụng nó vào các tổ chức/doanh nghiệp. 

Hiện nay, trên thị trường Việt Nam đã cho ra đời rất nhiều phần mềm song để có thể lựa chọn đúng tránh “tiền mất tật mang” thì đừng quên nhấc máy lên và gọi chúng tôi thông qua đường dây nóng để gặp gỡ các tư vấn viên hàng đầu hiện nay. Họ sẽ giúp bạn tháo gỡ khó khăn, vướng mắc đang gặp phải trong quá trình quản lý sổ sách bằng giấy tờ.