Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Thời Của Văn Phòng Điện Tử Lên Ngôi

Trong thời đại công nghệ 4.0, văn phòng điện tử là mô hình làm việc rất được ưa chuộng. Để lý giải xu hướng này, hãy theo dõi bài viết dưới đây của SmartOSC DX để xem văn phòng điện tử lên ngôi như thế nào?

Văn Phòng Điện Tử Là Gì

Đây là cụm từ mới xuất hiện vào thế kỷ 21, khi mà công nghệ được phát triển mạnh mẽ. Hiển đơn giản văn phòng điện tử là một văn phòng “ảo” dựa trên hệ thống các phần mềm công nghệ đã được thiết lập phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp nhằm mang lại cho doanh nghiệp một phương thức làm việc hiện đại, năng suất hơn. Với văn phòng điện tử, bạn không nhất thiết phải có mặt tại văn phòng, vì mọi thứ đều có thể thực hiện trực tuyến tạo ra môi trường làm việc rộng mở, đa năng.

Hiệu Quả Của Việc Ứng Dụng Văn Phòng Điện Tử Mang Lại

Có thể khẳng định, sự ra đời của văn phòng điện tử là xu hướng tất yếu của thời đại công nghệ, là giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn nhân lực, tiết kiệm chi phí đầu tư, gia tăng lợi nhuận nhanh chóng. Dưới đây là một số lợi ích thiết thực mà văn phòng điện tử mang lại:

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Loại bỏ các hoạt động như tổ chức cuộc họp trực tuyến, báo cáo, giao ban…. theo định kỳ (tuần, tháng, năm, quý).  Thay vào đó, khi áp dụng văn phòng điện tử doanh nghiệp có thể dễ dàng tổ chức các cuộc họp trực tuyến bất cứ khi nào, loại bỏ các giấy tờ in ấn không cần thiết. Đồng thời, làm giảm không khí căng thẳng thường thấy tại các buổi họp truyền thống, nhờ vậy mà hiệu quả làm việc được nâng cao.

Đơn giản hóa quy trình quản lý công việc, tài liệu

Không còn mất thời gian tìm kiếm tài liệu trên các cuốn sổ dày cộp, hay trên hàng trăm nghìn file excel được lưu trữ lung tung nữa mà ứng dụng văn phòng điện tử các dữ liệu đó sẽ được lưu trữ khoa học, giúp nhân viên tìm kiếm dữ liệu dễ dàng. Bên cạnh đó, quản lý công việc, tài liệu trên các hệ thống phần mềm hiện đại còn đảm bảo tính bảo mật cho thông tin của doanh nghiệp và đây vẫn luôn là vấn đề gây khó khăn đối với các văn phòng truyền thống bởi cách thức lưu trữ lỏng lẻo, không an toàn.

Gia tăng hiệu quả công việc

Chính vì mọi thứ đều đã được số hóa, hoạt động trên các nền tảng công nghệ mà công việc của doanh nghiệp đều được giải quyết nhanh chóng. Hiệu quả công việc sẽ gia tăng trông thấy.

Văn Phòng Điện Tử Lên Ngôi – Một Xu Hướng Tất Yếu

Để có thể cạnh tranh, tồn tại và phát triển thì các doanh nghiệp luôn không ngừng đổi mới. Cách đổi mới hiệu quả nhất chính là ứng dụng công nghệ phần mềm hiện đại vào mô hình hoạt động để nâng cấp quá trình vận hành. Bời sẽ không thể tồn tại nếu doanh nghiệp vẫn duy trì cách làm việc tốn nhiều thời gian, công sức.

Việc giữ mô hình làm việc truyền thống đã không còn phù hợp trong bối cảnh cạnh tranh hiện nay, đòi hỏi doanh nghiệp cần bắt kịp xu thế của thời đại để tồn tại và phát triển. Thời đại số phát triển cũng là một trong những nguyên nhân thúc đẩy văn phòng số ra đời. Đặc biệt, khi đại dịch Covid 19 ập đến thì xu hướng này lại càng gia tăng. Theo một báo cáo của Mckinsey, trước khi xảy ra đại dịch nhiều doanh nghiệp trên thế giới đã cho nhân viên làm việc tại nhà và làm việc trên văn phòng điện tử thay vì đến công ty. Cụ thể có một số doanh nghiệp lớn như: 

• Công ty Google đã cho 5000 nhân viên làm việc tại nhà đến hết tháng 7 năm 2021
• Twitter và Square cho biết họ sẵn sàng cho nhân viên làm việc trên văn phòng điện tử vô thời hạn
• …. 

Từ những ví dụ trên, có thể thấy ngoài việc sử dụng văn phòng điện tử, cách làm việc từ xa để ứng phó với đại dịch thì nó còn là bước tiến vững chắc giúp các doanh nghiệp tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả công việc.

Với một đất nước đang trên đà phát triển như Việt Nam, việc xây dựng mô hình văn phòng điện tử sẽ là giải pháp phù hợp với tình hình thực tế, bởi muốn phát triển không bị thụt lùi so với thế giới thì cần phải đổi mới, ứng dụng những công nghệ hiện đại vào quá trình quản lý kinh doanh để nâng cao hiệu suất lao động.

Tuy nhiên, muốn xây dựng văn phòng điện tử doanh nghiệp cần phải tìm kiếm cho mình nhà cung cấp những giải pháp công nghệ uy tín, chất lượng mà trên thị trường hiện nay có vô vàn nhà cung cấp, nên quả thực các doanh nghiệp sẽ khó mà đưa ra lựa chọn chính xác.  SmartOSC DX sẽ là một tham khảo tối ưu cho các tổ chức. Đây là nhà cung cấp phần mềm hàng đầu Việt Nam có thể mang đến cho doanh nghiệp một mô hình văn phòng điện tử hoàn hảo với các phần mềm công nghệ như: Zoho People, Zoho CRM, RPA, FM…. 

Tất cả những giải pháp của SmartOSC DX đều có thể tích hợp với tất cả hệ thống công nghệ mà doanh nghiệp đang sử dụng, phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp lớn nhỏ. Đồng thời độ bảo mật cũng đạt 100% theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001, SOC 2 Loại 1. Chính vì vậy, mà có rất nhiều doanh nghiệp đã tin tưởng và sử dụng các giải pháp của SmartOSC DX, xây dựng văn phòng điện tử thành công.

Mô hình văn phòng điện tử lên ngôi dường như chỉ là nhanh hay chậm trong kỷ nguyên số này, vì công nghệ càng phát triển thì nhu cầu về sự nhanh gọn, hiện đại càng cao. Nếu có câu hỏi cần giải đáp hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn.