Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Văn Phòng Truyền Thống Và Văn Phòng Trọn Gói Khác Gì Nhau

Văn phòng truyền thống và văn phòng trọn gói liệu là hai kiểu mô hình văn phòng khá phổ biến nhất thị trường Việt Nam hiện nay, đứng đầu top những lựa chọn mà doanh nghiệp đặc biệt cần cân nhắc khi có nhu cầu thuê văn phòng làm việc. Nếu bạn đang băn khoăn, khó khăn trong định hướng này giữa việc lựa chọn văn phòng nào phù hợp với tổ chức, đơn vị của mình thì cùng SmartOSC DX đón đọc bài viết này nhé!

Khái niệm văn phòng truyền thống và văn phòng trọn gói

Văn phòng truyền thống

Một văn phòng thông thường được thuê trực tiếp từ chủ nhà, thường với giá tính theo bộ vuông mỗi năm. Văn phòng thông thường phù hợp hơn để cho thuê dài hạn và là một lựa chọn tốt cho các doanh nghiệp đã thành lập tốt, những người tự tin rằng họ cần một không gian lâu dài cho nhân viên – cũng như không gian và cơ sở vật chất để đáp ứng số lượng lớn hơn của du khách trong Tòa nhà.

Mặc dù các không gian thông thường cung cấp cho bạn toàn quyền kiểm soát cách bạn thiết kế, sử dụng và quản lý không gian của mình, nhưng chúng phải chịu chi phí CAPEX hoặc chi phí đầu tư, có thể rất đáng kể; tùy thuộc vào diện tích không gian và mức độ công việc cần thiết để biến nó thành một văn phòng hiệu quả.

Văn phòng trọn gói

Văn phòng trọn gói là hình thức cho thuê văn phòng làm việc hiện đại được thiết kế và trang bị chuyên nghiệp, cùng với đó công ty bạn sẽ được sở hữu một văn phòng làm việc riêng. Với dịch vụ này bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí cho các khoản.

Bên cạnh đó, văn phòng trọn gói phù hợp với các doanh nghiệp cần thuê văn phòng đại diện, văn phòng giao dịch, các văn phòng này đã được trang bị đầy đủ tiện nghi với tổng đài riêng, số điện thoại, hộp thư thoại và số fax riêng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể sử dụng phòng họp cho thuê với các trang thiết bị hiện đại.

So với văn phòng cho thuê truyền thống tại các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp, thuê văn phòng trọn gói sẽ giúp cho doanh nghiệp vừa có một văn phòng thực để giao dịch, vừa giảm tối đa chi phí và nhân lực cho những bộ phận ngoài hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp. Các giám đốc doanh nghiệp với quy mô nhỏ, cá nhân đang chuẩn bị hoặc vừa thành lập doanh nghiệp, các nhóm dự án thường chọn giải pháp này.

Sự khác nhau giữa văn phòng truyền thống và văn phòng trọn gói là gì?

Đối với mô hình truyền thống

Văn phòng theo mô hình truyền thống được xây dựng dựa trên nhiều yếu tố như năng suất và sự tập trung, không gian văn phòng truyền thống là trụ sở riêng cho công ty của bạn. Bố cục có thể mở giống như không gian làm việc chung, nhưng bạn cũng có tùy chọn để chia nó thành các buồng nhỏ hoặc văn phòng cho các cá nhân. Có các phòng hội nghị được chỉ định cho các cuộc họp nhóm và bạn có toàn quyền kiểm soát công nghệ và các tài nguyên khác của mình.

Ưu điểm của văn phòng truyền thống

• Quyền riêng tư . Không gian văn phòng và phòng họp cung cấp môi trường yên tĩnh, chuyên nghiệp với ít phiền nhiễu và xung đột lịch trình hơn.
• Sản xuất riêng lẻ . Thay vì sự hợp tác và kết nối diễn ra trong không gian làm việc chung, các văn phòng truyền thống khuyến khích làm việc cá nhân.
• Môi trường giao tiếp với khách hàng chuyên nghiệp . Bảo mật và sự riêng tư được duy trì cho khách hàng.
• Xây dựng thương hiệu cá nhân . Toàn bộ không gian văn phòng gói gọn thương hiệu của bạn.

Nhược điểm của văn phòng truyền thống

• Cơ hội kết nối ít hơn . Có ít cơ hội kết nối với các cá nhân bên ngoài ngành của bạn hơn.
• Sự tách biệt . Các văn phòng khối / văn phòng riêng lẻ tạo ra rào cản giữa các nhân viên, về cơ bản không khuyến khích sự hợp tác và giao tiếp giữa họ.
• Các nhiệm vụ quản lý văn phòng . Điều hành và quản lý một văn phòng có thể lấy đi sự tập trung của các dự án.
• Cam kết lâu dài . Văn phòng truyền thống thường đi kèm với hợp đồng thuê dài hạn.

Đối với mô hình văn phòng trọn gói

Hiện nay các dịch vụ văn phòng trọn gói phát triển rất nhanh chóng, trở thành lựa chọn phổ biến hơn cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các startup, các agency, các freelancer…

Lợi thế của văn phòng trọn gói là mang đến nhiều dịch vụ trong chỉ một hợp đồng. Chi phí thuê một văn phòng trọn gói bao gồm chi phí hoạt động như sử dụng nội thất có sẵn, hóa đơn tiền điện, nước, dịch vụ internet, vệ sinh văn phòng, lễ tân…

Xét về mặt ưu điểm

• Chi phí bỏ ra thấp
• Không phát sinh chi phí nhỏ hay chi phí ẩn.
• Thanh toán linh hoạt, giảm rủi ro.
• Đa dạng diện tích tùy theo nhu cầu có thể lựa chọn phù hợp.
• Thời gian hợp đồng cho thuê linh hoạt, tùy thuộc vào thương lượng đôi bên.
• Tận dụng tối đa diện tích.
• Nhiều tiện ích có sẵn.
• Được hỗ trợ, sửa chữa trang thiết bị.
• Không phải lo công việc bảo trì văn phòng.
• Các công cụ, thiết bị và dịch vụ văn phòng luôn có sẵn ở các dịch vụ văn phòng trọn gói với phụ phí tiết kiệm tối thiểu.

Xét về mặt nhược điểm

• Các doanh nghiệp dùng chung thiết bị, tiện nghi.
• Không có nhiều cơ hội thể hiện thương hiệu riêng.

Tại sao văn phòng đầy đủ dịch vụ được nhiều doanh nghiệp tin tưởng?

Một trong những lựa chọn phổ biến nhất hiện có là văn phòng dịch vụ trọn gói. Văn phòng đầy đủ dịch vụ chính xác như những gì nó nói – đó là văn phòng cung cấp cho một cá nhân (hoặc công ty nhỏ) tất cả các tiện nghi tương tự như một không gian thương mại lớn, nhưng với một phần nhỏ giá cả và thời gian của hợp đồng thuê thương mại. Hầu hết các trung tâm văn phòng đầy đủ dịch vụ đều cung cấp lễ tân, dịch vụ trả lời điện thoại trực tiếp, hộp thư và địa chỉ gửi thư thực, phòng họp và quán cà phê / nhà bếp đầy đủ.

Đây là nhiều lợi thế khi sử dụng không gian văn phòng đầy đủ dịch vụ

1) Không gian văn phòng đầy đủ dịch vụ cung cấp sự linh hoạt: Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ văn phòng trọn gói đều cung cấp cho bạn nhiều loại kích thước, cấu hình và thời hạn thuê văn phòng. Bạn thực tế có thể thiết kế không gian văn phòng của riêng bạn để phù hợp với cam kết phù hợp với bạn.

2) Không gian văn phòng đầy đủ dịch vụ mang lại sự tự do: Sự bất ổn trong nền kinh tế ngày nay đã khiến nhiều người đặt câu hỏi về khái niệm làm việc cho một công ty lớn. Số người đã nhảy vọt để trở thành công nhân độc lập đã tăng lên hơn 17 triệu người. Không gian văn phòng đầy đủ dịch vụ cung cấp cho những người này một giải pháp thay thế hợp lý để làm việc tại nhà.

3) Không gian văn phòng đầy đủ dịch vụ cung cấp quyền tự chủ: Khi bạn đang làm việc ngoài văn phòng của mình, bạn là ông chủ. Bạn có thể đưa ra quyết định và kiểm soát số phận của chính mình.

4) Không gian văn phòng đầy đủ dịch vụ mang lại sự ổn định: Văn phòng đầy đủ dịch vụ của bạn sẽ là của bạn cho đến khi nào bạn muốn hoặc cần. Bạn kiểm soát loại văn phòng bạn muốn, quy mô bạn cần và thời gian lưu trú phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Cái nào tốt nhất cho bạn?

Nếu doanh nghiệp của bạn khá nhỏ hoặc bạn đang làm việc một mình, bạn có thể thấy không gian làm việc chung có lợi hơn. Những không gian này là một cách tuyệt vời để tiết kiệm tiền và tăng năng suất. Nếu bạn muốn thúc đẩy một đội hợp tác, sáng tạo, không gian làm việc chung là lựa chọn tốt nhất. Có rất nhiều cơ hội để kết nối, cộng tác giữa các ngành và giao tiếp giữa các nhóm.

Một doanh nghiệp có đội ngũ lớn hơn hoặc gặp gỡ khách hàng khá thường xuyên có thể xem không gian văn phòng riêng là quyết định tối ưu nhất. Không gian văn phòng truyền thống ít gây phân tâm hơn, tạo cảm giác riêng tư và nhấn mạnh năng suất cá nhân. Không gian văn phòng là nơi tuyệt vời cho các doanh nghiệp yêu cầu các cá nhân làm việc với các nhiệm vụ khác nhau vào những thời điểm khác nhau. Văn phòng sẽ cung cấp không gian mà họ cần để hoàn thành công việc và sau đó cùng nhau chia sẻ những gì họ đã làm.

Cho dù bạn quan tâm đến việc thuê một không gian làm việc chung hay mua / thuê văn phòng, có một số điều cần xem xét trước khi đưa ra quyết định. Bạn nên suy nghĩ về cách bạn muốn giới thiệu doanh nghiệp của mình với các khách hàng tiềm năng, cách nhân viên của bạn sẽ làm việc tốt nhất và hiệu quả nhất, và lựa chọn nào sẽ hợp lý nhất.

Nếu bạn đang lo lắng không biết đâu là đơn vị uy tín cung cấp dịch vụ văn phòng trọn gói và văn phòng truyền thống tốt nhất hiện nay thì đừng quên gọi cho chúng tôi theo đường dây nóng. Để nhận được sự hỗ trợ từ chuyên viên tư vấn, mong muốn của SmartOSC DX nói chung và người nhân viên chúng tôi nói riêng luôn mong muốn mang tới cho khách hàng những trải nghiệm tuyệt vời nhất. 

Bởi hiện nay trên thị trường đã và đang có rất nhiều đơn vị cung cấp song để tìm được những điểm ưng ý trong phong cách làm việc không phải là điều dễ dàng. Nhằm tối ưu thời gian cũng như chi phí của khách hàng, đừng lo lắng khi đã có chúng tôi ở đây. Nơi chuyên cung cấp tất cả các dịch vụ văn phòng truyền thống, văn phòng trọn gói, phần mềm công nghệ số mới nhất.