Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Top 3 Lý Do Doanh Nghiệp Nên Áp Dụng Giải Pháp E-Office

Kỷ nguyên số mở ra nhiều cơ hội, nhiều giải pháp số hóa khác biệt cho doanh nghiệp vận hành đơn giản mà hiệu quả hơn. Trong quá trình chuyển đổi số, E-Office đóng vai trò làm tiền đề. Hãy cùng SmartOSC DX tìm hiểu lý do áp dụng giải pháp E-Office mà doanh nghiệp cần thực hiện ngay. 

Cắt giảm chi phí tối đa cho doanh nghiệp 

Với nền kinh tế đang khó khăn như hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đang phải giải quyết bài toán doanh thu. Vì thế, việc cố gắng cắt giảm tối đa những chi phí không cần thiết là điều nên làm. 

Việc điều hành văn phòng truyền thống bắt buộc việc in ấn diễn ra hằng ngày. Các loại máy móc phục vụ việc in ấn, các thiết bị lưu trữ từ tủ, bìa, kẹp hồ sơ… đều cần một chi phí không hề nhỏ. Nếu chuyển đổi sang điều hành văn phòng mô hình E-Office, tất cả sẽ được tích hợp trên ứng dụng. Bạn không phải lo in ấn, chuyển phát vừa mất thời gian, vừa tốn công sức và kinh phí. Chỉ với một cú nhấp chuột, văn bản đã đến được nơi nhận nhanh chóng, chuẩn xác. 

Như vậy, E-Office giúp doanh nghiệp tiết kiệm được kinh phí đến từ việc mua, bảo hành các máy móc in ấn, các văn phòng, kho lưu trữ, chuyển phát các văn kiện…

Rút ngắn thời gian và công sức của nhân viên

Thay vì chấm công bằng vân tay rồi tổng hợp từng chi tiết của nhân viên từ tăng ca, nghỉ phép, đi muộn, tăng lương, tiền thưởng từng tháng… khiến dễ xảy ra sai sót, kế toán mất nhiều công sức thì phần mềm E-Office lại có thể giải quyết vấn đề này một cách hoàn hảo. Cơ chế tính lương tự động trên phần mềm từ dữ liệu công được cập nhật công khai giúp giảm thiểu sai sót, cho công việc của bộ phận C&B, Admin, kế toán đơn giản hơn. 

Chưa kể đến một số công việc khi ứng dụng các phần mềm vào làm việc thay vì dùng sức lao động thủ công, kết quả nhận được đáng kinh ngạc. Thời gian làm việc của một năm nay được dồn lại xử lý trong vài tuần mà độ chính xác lại cực cao. Để có thể sử dụng các phần mềm này, nếu không có các tư liệu có sẵn trong văn phòng điện tử thì không thể nào thực hiện. Nói cách khác, việc chuyển đổi sang văn phòng điện tử tạo tiền đề cho những cuộc cách mạng số hóa về sau. 

Những vấn đề này càng thiết thực hơn trong đại dịch Covid – 19 vừa qua. Khi mà hầu hết các văn phòng làm việc trực tiếp đều chuyển đổi thành hình thức làm việc trực tuyến thì việc chấm công từ xa, kí tá các văn bản online giúp doanh nghiệp vẫn vận hành trơn tru trong mọi trường hợp. Đây là một trong những lý do áp dụng giải pháp E-Office mà doanh nghiệp cần triển khai. 

Tạo được mô hình làm việc linh hoạt, nhanh chóng, chuyên nghiệp 

Với phần mềm chấm công online, nhà lãnh đạo có thể theo sát, quản lý nhân sự mọi lúc, mọi nơi. Đơn xin phép cũng được ký duyệt nhanh chóng ngay trên phần mềm. 

Các báo cáo, thảo luận bằng văn bản sẽ được trực tiếp đề xuất, chỉnh sửa ngay dưới mỗi báo cáo giúp công việc hiệu quả hơn. Các tài liệu lưu trữ được tìm thấy trong vài giây với trình tìm kiếm bằng từ khóa, tiện lợi hơn hẳn cách thức lưu trữ truyền thống.

Việc xử lý các công văn, giấy tờ bằng phần mềm cũng giúp nhà quản lý theo dõi sát sao tiến độ công việc của nhân sự. Điều này không chỉ có lợi cho việc quản lý mà còn giúp nhà lãnh đạo phát hiện được nhân sự tài năng hoặc phát hiện các vấn đề để điều phối xử lý kịp thời. 

Không chỉ tạo một văn phòng điện tử để đối phó với đại dịch, việc chuyển đổi sang E-Office tạo ra nhiều lợi thế cho doanh nghiệp trong quá trình vận hành, xử lý công việc. Với những lý do áp dụng giải pháp E-Office, doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng chuyển đổi để không bị đẩy lại phía sau trong thời đại số hóa này chưa? Mọi thắc mắc và tư vấn chuyển đổi, vui lòng liên hệ SmartOSC DX để được đội ngũ chuyên gia giải đáp.