Quản lý khách hàng - CRM

Top 4 Hạn Chế Của Doanh Nghiệp Khi Quản Lý Khách Hàng Bằng Excel

Hiện nay còn rất nhiều doanh nghiệp sử dụng Excel để quản lý khách hàng, nhưng vì là miễn phí nên sẽ có rất nhiều lỗ hổng và sai xót trong quá trình quản lý khiến doanh nghiệp thường xuyên bị mất khách cũng như đau đầu mỗi khi thống kê số lượng khách hàng. Chính vì vậy hãy cùng SmartOSC DX tìm hiểu kỹ hơn về những hạn chế của Excel trong quản lý khách hàng nhé!

Những lợi ích mà Excel mang lại

1. Excel là miễn phí.

Đối với hầu hết các doanh nghiệp, phần mềm bảng tính luôn sẵn có và thường miễn phí. Cho dù công ty của bạn sử dụng Microsoft Office và có thể dễ dàng truy cập Excel hay chạy trên G-Suite, nơi có sẵn Google Trang tính, hầu hết mọi người có kết nối Internet đều có thể truy cập bảng tính.

2. Đào tạo dễ dàng.

Cho dù bạn đã sử dụng bảng tính để quản lý tài chính cá nhân của mình hay đã giành vô số giờ để xây dựng bảng tổng hợp cho các vai trò trước đây, rất có thể bạn đã có một số kinh nghiệm thực tế về việc sử dụng bảng tính. 

Ngoài việc xây dựng các công thức phức tạp, việc ghi lại thông tin trong bảng tính khá trực quan và không yêu cầu đào tạo chuyên sâu để hiểu rõ. Điều này làm cho bảng tính trở thành một tùy chọn dễ tiếp cận cho các nhóm đang mở rộng quy mô nhanh và không có thời gian để đào tạo nhân viên mới sử dụng phần mềm phức tạp.

Mặc dù bảng tính có thể đủ cho các công ty khởi nghiệp trong giai đoạn đầu, nhưng những lợi thế này thường chỉ tồn tại trong thời gian ngắn. Theo thời gian, bảng tính có thể trở nên rắc rối hơn giá trị của chúng.

Ngay cả đối với một công ty nhỏ, việc quản lý thông tin khách hàng thông qua bảng tính tốt nhất là không hiệu quả và tệ nhất là cực kỳ nguy hiểm vì nhiều lý do. Bây giờ chúng ta hãy thảo luận về một số nhược điểm của việc sử dụng bảng tính để theo dõi thông tin liên hệ và khách hàng.

Top 4 hạn chế chính để không sử dụng Excel cho quản lý khách hàng của bạn

1.  Chất lượng dữ liệu không đảm bảo

Excel cho phép người dùng nhập liệu dễ dàng; nó cũng dễ dàng cho phép họ nhập dữ liệu sai. Mặc dù Excel rất tuyệt vời để lưu trữ dữ liệu, nhưng nó thiếu các kiểm tra và số liệu cần thiết để xác minh chất lượng thông tin được đưa vào. 

Đối với một công ty có hàng nghìn nhân viên và lượng dữ liệu khách hàng đa dạng, sai sót có thể có tác động thấp hơn đến kết quả, nhưng đối với các doanh nghiệp nhỏ hơn với ít mẫu dữ liệu cần xem xét, một sai sót có thể dẫn đến sự khác biệt giữa việc tiếp tục kinh doanh hay không. 

Khi giữ liệu khách hàng bị xáo trộn và không có chất lượng việc quản lý sẽ trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Việc mất đi tín nhiệm của khách hàng là một bước lùi rất sâu trong doanh nghiệp của bạn.

Người dùng có thể nhập dữ liệu, nhưng các bước để đi vào mục nhập đó thường bị bỏ qua. Do đó, dữ liệu không chính xác có thể khó xác thực và thậm chí khó xóa bỏ hơn. Điều này, kết hợp với việc không thể theo dõi ai đã thực hiện thay đổi và khi nào, là một trở ngại cho các công ty đang cố gắng lưu giữ hồ sơ khách hàng chất lượng. 

Điều này đặc biệt có vấn đề khi cố gắng tìm ai đang nhập dữ liệu bị hỏng hoặc sai. Một báo cáo của Gartner ước tính rằng dữ liệu chất lượng kém khiến các tổ chức tiêu tốn trung bình 14,2 triệu đô hàng năm, với mỗi lần mất mát hoặc gián đoạn sẽ tiêu tốn khoảng 914.000 đô la.

2.  Không có khả năng theo dõi quyền truy cập hoặc thay đổi của người dùng

Hệ thống bảo vệ bằng mật khẩu của Excel ngăn những người không được phê duyệt truy cập vào tệp — nhưng nó không bảo vệ dữ liệu khỏi những người có mật khẩu. Những người có quyền truy cập không giới hạn (và không bị giám sát) vào toàn bộ dữ liệu khách hàng. Từ đó, họ có thể thay đổi, thao túng và sao chép dữ liệu với mức giám sát tối thiểu. Mặc dù những thay đổi này nói chung là có mục đích tốt, nhưng nó dẫn đến các vấn đề về tính toàn vẹn của dữ liệu và trách nhiệm giải trình của từng nhân viên.

Cùng với đó các thao tác gian lận trong các tệp Excel của công ty đã dẫn đến thiệt hại hàng triệu đô. Lý do cơ bản chính đằng sau lỗ hổng bảng tính này là sự thiếu kiểm soát người dùng  khiến việc thay đổi thông tin, giá trị phụ thuộc rất dễ dàng mà không bị phát hiện.

3.   Kiểm soát an ninh hạn chế

Excel cũng là một ứng dụng độc lập, không được tích hợp hoàn toàn với các hệ thống kinh doanh khác; nó không cung cấp đủ quyền kiểm soát bởi vì các nhà quản lý bán hàng không có khả năng hiển thị dễ dàng và nhất quán về các báo giá do đại diện của họ gửi hoặc lịch sử của các báo giá đó.

Mỗi khi nhân viên thực hiện các thay đổi theo cách thủ công trong Excel, sẽ có nguy cơ dẫn đến lỗi và ảnh hưởng đến độ chính xác. Những sai lầm này không chỉ khó xác định thêm trong quá trình mà còn có thể ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận.

Excel không cung cấp khả năng theo dõi tất cả các tài liệu Excel trôi nổi xung quanh một công ty. Sau khi được tạo, sự tồn tại của tài liệu Excel chỉ được theo dõi bằng bộ nhớ hoặc hệ thống “đăng xuất” tạm thời hạn chế mà người dùng đã thiết lập để theo dõi kiểm soát. Một nghiên cứu của FSN, một tin tức và nghiên cứu tổ chức Anh phát hiện ra rằng “ 43% số người được hỏi không biết có bao nhiêu bảng tính đang được sử dụng trong doanh nghiệp của họ .”

Các công ty và nhà quản lý không có cách nào để biết có bao nhiêu bản sao đã được tạo ra hoặc nơi tệp đang được lưu trữ ngoài vị trí “chính thức”. Hơn nữa, mặc dù mật khẩu cung cấp sự bảo vệ ban đầu khỏi những ánh mắt bên ngoài, nhưng người quản lý không thể xem xét ai đã hoặc chưa xem / truy cập vào dữ liệu. Điều này thậm chí còn phức tạp hơn nếu người quản lý không thể theo dõi thành công ai có mật khẩu và liệu nó có được chia sẻ hay không. Mặc dù vậy,chỉ có 41 % công ty coi bảng tính là một phần của việc đánh giá rủi ro định kỳ của họ 

Hơn thế nữa, nếu bạn lưu trữ toàn bộ thông tin khách hàng trên Excel nếu thiên tai xảy ra toàn bộ dữ liệu được lưu trữ sẽ mất và không thể khôi phục được. Hãy chắc chắn rằng bạn không hề muốn điều đó xảy ra. Đừng bao giờ để tất cả trứng vào một giỏ!

4.  Các tính năng cộng tác không hiệu quả

Định giá chính xác thường yêu cầu thông tin từ các cá nhân khác nhau thuộc các bộ phận khác nhau. Tài liệu cuối cùng sẽ là kết quả của nhiều lần trao đổi dữ liệu, ý tưởng và tệp.

Nếu các văn phòng của công ty nằm rải rác khắp cả nước hoặc một số thành viên trong nhóm cách xa nhau, cách duy nhất để trao đổi dữ liệu được lưu trữ trong bảng tính là thông qua email.

Phương thức trao đổi như vậy dễ bị trùng lặp – và thậm chí nhập dữ liệu không chính xác. Các thành viên khác nhau trong nhóm sẽ khó theo dõi các tệp tương tự qua lại và đôi khi kết thúc bằng việc gửi một phiên bản lỗi thời.

Đối với các phòng ban có nhiều người cùng truy cập vào một bảng tính, điều này gây khó khăn nhất. Giữa việc ghi đè lên các tệp, tạo bản sao với các tập dữ liệu không hoàn chỉnh và thời gian trì hoãn (trong khi một thành viên chờ người khác hoàn thành việc nhập của họ), việc thiếu các công cụ cộng tác của Excel ngăn cản nhân viên sử dụng hiệu quả thời gian của họ. 

Một sự phức tạp khác là Excel không có khả năng theo dõi các thay đổi theo thời gian thực trong dữ liệu; các thành viên trong nhóm không thể thấy các thay đổi đối với tài liệu vì chúng đang được thực hiện bởi một thành viên khác.

Cuộc khảo sát của FSN về việc sử dụng Excel tại nơi làm việc cho thấy “hơn một nửa (nhân viên sử dụng Excel) dành quá nhiều thời gian để kiểm tra các con số theo cách thủ công mỗi khi thực hiện thay đổi”. Trong số những người được khảo sát, khoảng “60% cho biết họ đã dành quá nhiều thời gian để làm sạch và thao tác dữ liệu.” 

Kết luận

Vì vậy, quy trình quản lý giá hiện tại của bạn có đang kìm hãm doanh nghiệp của bạn không? Nếu bạn thực sự nghiêm túc về tăng trưởng lợi nhuận, thì bạn cần sử dụng Giải pháp định giá để tối ưu hóa giá của mình và tránh các vấn đề và lỗi nghiêm trọng. Bạn thực sự nợ nó cho doanh nghiệp của bạn.

Trên đây là những thông tin mà SmartOSC DX nêu ra nhằm giải thích lý do vì sao không nên sử dụng Excel trong quản lý khách hàng. Mong rằng qua bài viết, doanh nghiệp sẽ lựa chọn đúng phần mềm quản lý khách hàng thay cho Excecl giúp làm việc hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí và tránh sai sót xảy ra không đáng có. Chúc doanh nghiệp thành công!