Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Xu Hướng Chuyển Hóa Từ Văn Phòng Truyền Thống Sang Mô Hình E-Office Trong Ngành Sản Xuất?

Xu hướng chuyển hóa từ văn phòng truyền thống ngành sản xuất đã trở thành một làn gió mới giúp doanh nghiệp khắc phục những khó khăn thời kì hậu Covid. Với sự phát triển của công nghệ số, đây sẽ là hướng đi đúng đắn, tích cực cho các doanh nghiệp ngành sản xuất. 

Văn phòng điện tử E-Office – Sân chơi mới của doanh nghiệp số

E-Office – Phần mềm quản lý doanh nghiệp từ xa 

Văn phòng điện tử (hay còn gọi là E-Office) tích hợp đầy đủ các thông tin, từ hồ sơ nhân viên cho đến các văn bản, công văn, thông báo điều hành. Tại E-Office, cá nhân có thể khởi tạo, quản lý, lưu trữ bất kỳ tại liệu nào. 

Nhờ đó, nhà lãnh đạo có thể quản lý doanh nghiệp từ xa từ việc ký tá giấy tờ, đưa ra thông báo, công văn cho đến việc theo dõi quy trình, kết quả làm việc của cả một hệ thống.

E-Office – Vận hành mọi công việc, thông tin nhanh chóng, bảo mật 

Không chỉ đưa toàn bộ giấy tờ lên hệ thống trực tuyến, mọi thông tin được lưu trữ tại E-Office so với văn phòng truyền thống có tính bảo mật cao hơn. Việc tìm kiếm văn bản, gửi thông báo cũng nhanh chóng, chính xác hơn. Tài liệu sổ sách của nội bộ công ty được tập hợp và tái hiện trên một không gian duy nhất – không gian số. 

Xu hướng chuyển hóa từ văn phòng truyền thống ngành sản xuất sang mô hình E-Office

Doanh nghiệp chuyển đổi số có E-Office song hành

Kỷ nguyên số mang đến nhiều lợi ích không thể bàn cãi. Việc doanh nghiệp đổi mới, chuyển đổi số là việc làm cần thực hiện ngay, bao gồm chuyển đổi số trong công tác quản lý nhân sự, tuyển dụng, quản trị khách hàng… Muốn thực hiện các chuyển đổi ấy, cần có hệ thống dữ liệu đã được cập nhật trên không gian số. Nói cách khác, muốn thực hiện chuyển đổi số, việc chuyển đổi văn phòng truyền thống sang văn phòng điện tử phải được thực hiện trước.

Tiết kiệm tối đa ngân sách, thời gian quản lý cho doanh nghiệp nhờ E-Office

Thay vì phải in ấn, lưu trữ như trước đây, mỗi cá nhân chỉ cần vài giây để tìm văn bản, gửi văn bản đi, lưu trữ văn bản một cách chính xác, bảo mật. Việc này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tiết kiệm được chi phí in ấn, bảo trì máy móc, chi phí chuyển phát, chi phí xây dựng, bảo trì phòng kho…

Văn phòng điện tử E-Office còn có hệ thống chấm công online. Thay vì mất thời gian chờ đợi thì nay nhân viên có thể tự chấm công trên điện thoại cá nhân, tự theo dõi, kiểm tra số ngày nghỉ phép, lương thưởng của mình. Kế toán cuối tháng nhàn hạ hơn với dữ liệu đã được cập nhật sẵn, chính xác. 

Muốn chuyển đổi sang E-Office, ngành sản xuất cần thực hiện những gì?

Chuẩn hóa hệ thống giấy tờ, báo cáo 

Một trong những ưu điểm của E-Office là chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, giấy tờ. Để có thể thực hiện được việc chuyển đổi sang văn phòng điện tử, mọi nhân viên đều phải thực hiện theo quy trình chuẩn hóa giấy tờ này, nhằm giúp việc đưa tài liệu lên hệ thống có tính đồng bộ, thống nhất. 

Xác định mô hình văn phòng điện tử phù hợp

Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm, cách thức hoạt động khác nhau. Xác định mô hình văn phòng điện tử phù hợp nhất với đặc trưng ngành nghề, nhu cầu quản lý, phù hợp với nhân viên của mình là yêu cầu cần thiết. Điều này sẽ giúp việc vận hành đem lại kết quả tốt nhất cho doanh nghiệp. 

Lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp chuyển đổi uy tín 

Việc lựa chọn đơn vị chuyển đổi cũng là yếu tố tác động đến sự thành công của quá trình này. Với hơn 16 năm kinh nghiệm trong việc tư vấn & triển khai chuyển đổi số, SmartOSC DX đã đem lại thành công cho nhiều tập đoàn lớn trên toàn cầu như Daikin, ASUS, COURTS, Ricoh, Toshiba, Lotte, Baemin…. 

Lựa chọn giải pháp E-Office của SmartOSC DX, doanh nghiệp của bạn có thể: 

• Thiết kế văn phòng điện tử riêng, phù hợp nhất với nghiệp vụ, quy trình và nhu cầu.
• Trước khi triển khai chúng trên hệ thống thực, hệ thống sẽ được cung cấp một môi trường thử nghiệm để thử các tính năng. 
• Được các chuyên gia tư vấn, triển khai, đồng hành trong việc thay đổi, cập nhật và bảo trì. 

Xu hướng chuyển hóa từ văn phòng truyền thống ngành sản xuất mang đến nhiều lợi ích không thể phủ nhận. Đây sẽ là tiền đề cho quá trình chuyển đổi số trên toàn bộ hệ thống của doanh nghiệp bạn. Mọi thắc mắc về các giải pháp chuyển đổi số, vui lòng liên hệ SmartOSC DX để được giải đáp.