Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Văn phòng không giấy thúc đẩy quá trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp

Mục đích mà các nhà lãnh đạo hướng tới trong quá trình vận hành doanh nghiệp đó là hợp lý hóa mọi hoạt động, tiết kiệm chi phí vận hành nhưng vẫn tối ưu thời gian làm việc của nhân sự. Nhận ra được mô hình hoạt động hiện tại đang nặng về mặt nhiều loại giấy tờ tồn tại ùn ứ.  Bởi vì bất cập này nên cũng là lúc các chủ doanh nghiệp cần cân nhắc chuyển sang loại mô hình văn phòng không giấy, để đảm bảo lợi ích ngắn hạn và dài hạn cho toàn doanh nghiệp. 

Văn phòng không giấy tờ là gì?

Văn phòng không giấy hay còn gọi là văn phòng điện tử có thể hiểu một cách đơn giản là, ở mô hình văn phòng này, các văn bản được in bằng giấy sẽ được thay thế bằng dữ liệu được lưu trên máy tính, hoặc là phần mềm công nghệ giao dịch và các công cụ giao tiếp qua nền tảng Internet.

Lợi ích của mô hình làm việc văn phòng không giấy tờ

Tiết kiệm chi phí hoạt động  

Một doanh nghiệp phải đầu tư rất nhiều loại chi phí từ nhỏ tới lớn, nhưng những loại phí này vẫn  có thể tiết kiệm được khi doanh nghiệp sử dụng mô hình văn phòng không giấy.  

Theo Mckinsey Global (Viện Nghiên cứu Toàn cầu McKinsey), có khoảng 70% doanh nghiệp tại Hoa Kỳ đang sử dụng biểu mẫu điện tử và đưa vào thực hiện tự động hóa hầu hết mọi quy trình. Sự thay đổi này đã giúp các doanh nghiệp tiết kiệm hơn 120 tỷ USD cho chi phí hành chính, văn phòng mỗi năm.

 Một vài chi phí sẽ thường gặp dưới đây: 

• Chi phí hành chính: Giảm thiểu tối đa chi phí cho in ấn giấy tờ, máy in, mực in, bưu phí. 
• Chi phí văn phòng: không gian văn phòng cho các tệp thông tin
• Chi phí nhân công, nhân sự
• Chi phí lãng phí nhân lực cho các việc vặt vãnh liên quan đến giấy tờ (photo, phân loại…)
• Các loại chi phí thất thoát nếu xảy ra rủi ro

Các phần mềm trong chuyển đổi số thông thường đều đáp ứng được nhu cầu điện tử hóa các loại thông tin. Toàn bộ quy trình bao gồm soạn thảo, chỉnh sửa, điều chỉnh văn bản đều được thực hiện online tới khi có phiên bản hoàn thiện cuối cùng. Cho tới lúc này, doanh nghiệp đã tiết kiệm được số lượng lớn giấy tờ sai.

Phần mềm văn phòng không giấy còn cho phép tính năng tích hợp với chữ ký số, chỉ cho phép người có thẩm quyền ký online và chấp nhận quyền hợp pháp cho những loại văn bản đó. Như vậy thì doanh nghiệp hầu như loại bỏ được 99% giấy tờ vật lý và thời gian lãng phí cho các thao tác hành chính cứ lặp đi lặp lại. 

Tiết kiệm thời gian làm việc

Thay vì dành thời gian cho việc nộp đơn, sắp xếp và tìm kiếm các loại tài liệu giấy, nhân sự nên được tối ưu sự tập trung dành cho những công việc hiệu quả hơn, hoặc là những dự án tạo ra doanh thu. 

Việc chuyển qua số hóa toàn bộ dữ liệu lên phần mềm văn phòng không giấy sẽ hỗ trợ nhân viên tìm kiếm thông tin nhanh chóng chỉ với một thao tác, thay vì phải chật vật tìm kiếm hàng trăm tập giấy tờ chất đống trong tủ, gây tiêu tốn rất nhiều thời gian.

Tiết kiệm không gian làm việc

Theo như nghiên cứu thì không gian làm việc quyết định tới 65% hiệu suất làm việc của nhân sự doanh nghiệp. Bạn sẽ ngạc nhiên khi tập thể, đội ngũ nhân viên làm việc năng suất hơn hẳn nếu công ty nâng cấp văn phòng làm việc đẹp, khang trang và hiện đại hơn. Cho nên văn phòng không giấy là điều doanh nghiệp nên cân nhắc và hướng đến. 

Mô hình văn phòng “hành chính”,  bao gồm quá nhiều giấy – tủ kệ – tủ đựng hồ sơ đang dần trở thành lỗi thời trong thời đại ngày nay. Khoảng 90% nhân viên được phỏng vấn trả lời rằng: họ cảm thấy tinh thần làm việc đi xuống, mệt mỏi và không thích thú với không gian văn phòng cũ và giấy tờ chất đồng mọi nơi. 

Đặc biệt, tại những doanh nghiệp có lĩnh vực đặc thù cần rất nhiều các loại thủ tục giấy tờ như ngành tài chính, ngành ngân hàng,… văn bản, giấy tờ cứ chồng chất lên nhau và còn tích tụ nhanh hơn mức bạn có thể sắp xếp và phân loại.

Việc chuyển qua số hóa giấy tờ lên máy chủ hoặc nền tảng điện tử giúp doanh nghiệp giải phóng một cách tối đa không gian dành cho các tủ đồ, xây dựng một không gian làm việc hiện đại, chuyên nghiệp và khoa học.

Tự động hóa quy trình làm việc thường xuyên lặp lại

Thực tế cho thấy, một nhân viên dành 30 – 40% tổng thời gian làm việc mỗi ngày chỉ để xử lý các giấy tờ, thủ tục hành chính thông thường. Văn phòng không giấy sẽ giúp nhân viên giải phóng khỏi loại công việc lặp đi lặp lại này, bởi mọi quy trình giờ đây đều được tự động hóa. 

Đồng thời, với việc ứng dụng phần mềm hiện đại, các nhiệm vụ được giao sẽ được theo dõi, giám sát hoàn toàn trên hệ thống văn phòng. Điều này giúp giảm thiểu tình trạng hiểu lầm, sai sót, thiếu thông tin. Các nhà quản lý cũng có thể dựa vào đó mà cập nhật, truy xuất báo cáo theo thời gian thực tế để đưa ra những quyết định kịp thời.

Chuyển giao thông tin dễ dàng

Phần mềm văn phòng không giấy cho phép đính kèm các tài liệu dưới dạng hình ảnh, các tệp theo định dạng .docx, .pdf,… Tính năng này giúp các nhân sự dễ dàng chuyển giao thông tin với nhau thay vì phải lọc tìm lại các văn bản giấy, sau đó phân loại, sắp xếp gây mất thời gian. Phần mềm văn phòng điện tử còn hỗ trợ trao đổi, ghi chú thuận tiện ngay dưới mỗi thông báo, công văn, tài liệu nhằm giúp xử lý vấn đề nhanh chóng, minh bạch.

Bảo mật thông tin

Đặc thù của các tài liệu vật lý là rất khó theo dõi, bởi hàng đống giấy có thể bị thất lạc hoặc bị mối mọt, hư hỏng hoặc kém chất lượng theo thời gian. Đồng thời cũng rất khó trong việc kiểm soát việc truy cập, in ấn và sao chép các tệp tài liệu nhạy cảm. Phần mềm văn phòng không giấy giúp quản lý tài liệu với khả năng bảo mật thông tin tuyệt đối có thể giải quyết triệt để vấn đề nan giải này.

Người quản lý hệ thống có thể thiết lập quyền truy cập một cách chi tiết, quyền này chỉ định quyền sử dụng ở cấp tài liệu (ví dụ: cài đặt dựa trên loại tài liệu), cấp cho người dùng (ví dụ: cài đặt dựa trên chức năng công việc của người đó) hoặc cấp cho hệ thống (ví dụ: bảo mật bao quát cho tất cả dữ liệu của hệ thống).

Việc triển khai phần mềm quản lý tài liệu này cũng cho phép các doanh nghiệp tận dụng chữ ký điện tử, tạo thuận lợi cho kiểm toán và nhiều hơn thế nữa. 

Kết luận

Với tính năng tích hợp không giới hạn nhờ tích hợp nhiều giải pháp công nghệ, phần mềm văn phòng không giấy giúp thúc đẩy quá trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp một cách toàn diện. Đây là một công cụ rất đắc lực trong việc hỗ trợ nhân viên loại bỏ các thao tác xử lý giấy tờ thủ công, đẩy nhanh thời gian hoàn thành các yêu cầu, đề xuất, phê duyệt và gia tăng hiệu suất làm việc.

Với bộ ứng dụng đa dạng, tích hợp không giới hạn cùng chi phí cài đặt tối ưu, giải pháp văn phòng điện tử của SmartOSC DX tự tin luôn là cánh tay đắc lực hỗ trợ nhà lãnh đạo vận hành mọi hoạt động trong doanh nghiệp. Đây cũng là hệ sinh thái giúp cho doanh nghiệp xây dựng nền móng vững chắc và tạo tiền đề cho những bước nhảy vọt kinh doanh trong tương lai. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn thêm nhiều thông tin.