Quản Lý Nhân Sự - HRM

Lợi Ích Phần Mềm Chấm Công

Trong thời đại kỹ thuật số này, theo dõi thời gian và sự chuyên cần rất quan trọng đối với tất cả các tổ chức, bất kể quy mô nào hoặc phương pháp được sử dụng để  lập kế hoạch công việc, xác định mức lương của nhân viên hay đảm bảo bạn có sẵn tất cả các nguồn lực cần thiết của mình để tính toán tự động và chính xác tiền lương của một cá nhân. Trong bài viết này SmartOSC DX sẽ giới thiệu cho bạn những lợi ích của Phần mềm chấm công hiện nay.

Phần mềm chấm công là gì?

Phần mềm chấm công là một loại ứng dụng kinh doanh được thiết kế để theo dõi và tối ưu hóa số giờ mà nhân viên dành cho công việc và lưu giữ hồ sơ về tiền lương và tiền lương được trả . … Các tính năng quan trọng nhất của chấm công và chấm công bao gồm: Theo dõi giờ làm việc của nhân viên. Theo dõi tiền lương đã trả.

Mục đích của phần mềm chấm công

Hệ thống quản lý chấm công là rất quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào. Nó cho phép theo dõi mức độ thường xuyên của nhân viên và cũng để biết về việc nhân viên nghỉ việc mà không có lý do . Hơn nữa, các chức năng anhân sự khác nhau sử dụng hệ thống quản lý chấm công hiệu quả (chẳng hạn như lương thưởng).

Lợi ích của phần mềm chấm công

Tiết kiệm hàng giờ lập kế hoạch và loại bỏ bảng tính

Nếu bạn đang sử dụng hoặc đã từng sử dụng bảng tính để lập kế hoạch cho ca làm việc của nhân viên, bạn sẽ biết rõ chúng có thể tốn thời gian như thế nào. Một giải pháp  chấm công hiệu quả sẽ có một màn hình quản lý rota đơn giản để sử dụng, cho phép bạn tạo các mẫu thay đổi và lên kế hoạch trước cho rota của mình. Điều này cho phép các nhà quản lý lập kế hoạch, dựa trên nhu cầu và trong phạm vi ngân sách. 

Đảm bảo rota của bạn đang được lập kế hoạch trong phạm vi ngân sách của bạn

Phần mềm chấm công hàng đầu cho phép bạn dễ dàng quản lý ngân sách nhân viên của mình. Cho dù ngân sách được kiểm soát tập trung hay được quản lý bởi các cá nhân chịu trách nhiệm lập kế hoạch ngân sách của riêng họ, thì giải pháp thời gian và tham dự có thể đảm bảo rằng bạn luôn ở trong ngân sách dự báo và có thể dễ dàng báo cáo ngân sách đã lập kế hoạch so với thực tế.

Giảm thời gian dành cho quản trị và giao tiếp dành cho việc liên lạc với nhân viên

Phần mềm chấm công có thể giảm đáng kể thời gian mà bộ phận nhân sự và quản lý của bạn phải dành để giao tiếp với nhân viên. Khi một rota đã được lên kế hoạch cho những tuần hoặc tháng tới, nó có thể được xuất bản. Mỗi nhân viên có thể thấy ca làm việc theo kế hoạch của họ, kỳ nghỉ sắp tới và thậm chí cả vai trò công việc mà họ đã được giao. Điều này có thể chấm dứt tình trạng “Bạn có thể xem tôi có đi làm không…?” cuộc gọi điện thoại và email. Các giải pháp nâng cao hơn cho phép tổ chức công bố các ca làm việc chưa được lấp đầy hoặc có sẵn, cho phép nhân viên tự đưa ra các ca làm việc bổ sung.

Giảm chi phí trả lương của bạn bằng cách theo dõi chính xác thời gian và sự hiện diện của nhân viên

Lợi ích chính của việc theo dõi thời gian và sự chuyên cần là khả năng đảm bảo rằng nhân viên tuân thủ thời gian đã ký hợp đồng của họ, và điều này lại là một yếu tố quan trọng trong việc kiểm soát chi phí. Có nhiều cách để nhân viên bấm giờ vào hoặc ra, cho dù đó là đầu đọc mã PIN / Thẻ, máy quét sinh trắc học hay ứng dụng dành cho thiết bị di động. 

Cho dù sử dụng phương pháp nào, phần mềm chấm công có thể báo cáo hiệu quả về số giờ đã ký hợp đồng có đang được làm việc hay không và tính toán thời gian làm việc dựa trên chính sách của công ty. Phần mềm chấm công thậm chí có thể quản lý các quy tắc làm tròn tự động để người quản lý chỉ được thông báo về các trường hợp ngoại lệ được coi là quan trọng.  

Lương nhân viên và tiền làm thêm giờ được hệ thống tự động tính toán, dựa trên tỷ lệ trả lương và tỷ lệ làm thêm giờ của tổ chức bạn. Điều này không chỉ làm giảm thời gian dành cho việc tính toán thủ công mà còn giảm thiểu rủi ro do sai sót của con người, cả hai đều có thể gây tốn kém cho bất kỳ tổ chức nào. 

Tăng sự hài lòng của nhân viên

Lập lịch trình và xử lý các yêu cầu về thời gian nghỉ là một phần quan trọng để duy trì lực lượng lao động hài lòng. Khi sự hài lòng của nhân viên tăng lên, các vấn đề như doanh thu có thể giảm đáng kể. Với các hệ thống tự động, bạn có thể nhanh chóng xem xét, phê duyệt và giải quyết các yêu cầu vắng mặt cũng như quản lý các yêu cầu vắng mặt theo kế hoạch để giảm thiểu ảnh hưởng của chúng đối với công ty của bạn.

Bảo vệ dữ liệu nhạy cảm của bạn

Có một lý do chính đáng tại sao các văn phòng của bộ phận nhân sự và biên chế luôn bị khóa khi họ không có người giám sát. Chúng chứa dữ liệu nhạy cảm bao gồm chi tiết liên hệ của nhân viên, thông tin hợp đồng và quan trọng nhất là mức lương cá nhân. Nhân viên nhân sự và nhân viên trả lương rất được tín nhiệm để duy trì tính toàn vẹn và bí mật của thông tin. 

Phần mềm chấm công sáng tạo có thể được cấu hình để người dùng của hệ thống bị hạn chế đối với dữ liệu mà họ có thể xem hoặc chỉnh sửa. Quyền của người dùng nên được xem xét quan trọng trong bất kỳ hệ thống chấm công và thời gian nào.

Giảm sự vắng mặt của nhân viên

Quản lý hiệu quả tất cả các loại hình vắng mặt là một cách để giảm đáng kể chi phí và tăng năng suất. Trong hầu hết các tổ chức, có những nhân viên không bao giờ nghỉ ốm và luôn được yêu cầu sử dụng hết những quyền lợi cuối cùng của kỳ nghỉ vào cuối năm, và có những người nghỉ ốm đáng kể. 

Quản lý sự vắng mặt một cách hiệu quả và công bằng có thể là một thách thức đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Phần mềm chấm công có thể được định cấu hình để tuân thủ các chính sách của công ty bạn và đưa ra dấu hiệu về các kiểu vắng mặt có thể cần điều tra hoặc can thiệp sớm. Các báo cáo theo lịch trình và thời gian thực có thể trao quyền cho các nhóm nhân sự  giải quyết mọi vấn đề và dễ dàng quản lý tất cả các loại vắng mặt.

Qua những thông tin hữu ích mà chúng tôi đã cung cấp trong bài” Lợi ích của phần mềm chấm công” sẽ đưa đến cho khách hàng một sự lựa chọn hợp lý. Chúng tôi hy vọng rằng những lời chia sẻ đó sẽ đem đến cho bạn một lợi nhuận đợi kể trong cuộc sống. Hãy liên hệ với chúng tôi SmartOSC DX để có những sự tư vấn tốt nhất nhé!