Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Bí kíp nâng cao năng suất trong doanh nghiệp: xây dựng hệ thống quy trình tự động

Hệ thống quy trình tự động trong doanh nghiệp sẽ đơn giản hóa các công việc thủ công thường ngày, giúp nâng cao năng suất, độ chính xác, hiệu quả công việc cao hơn đáng kể. SmartOSC DX giới thiệu với quý doanh nghiệp các bước xây dựng hệ thống tự động này, mà trước hết là sự thay đổi từ văn phòng truyền thống sang E – Office. 

Xây dựng hệ thống quy trình tự động – Bí kíp nâng cao năng suất trong doanh nghiệp

Tự động hóa quy trình nghĩa là những thao tác thủ công, các công việc hằng ngày được xử lý nhanh gọn bằng các ứng dụng công nghệ. Luồng công việc vì thế xảy ra theo tuần tự, suôn sẻ và xuyên suốt quá trình kinh doanh của doanh nghiệp mà không gặp bất kỳ rào cản nào.

Nhờ tự động hóa, mọi vấn đề được hệ thống xử lý chính xác, đảm bảo an toàn. Mọi dữ liệu, số liệu được cập nhật trên phần mềm nên nhà lãnh đạo dễ dàng nắm bắt được các chi tiết, tiến trình công việc đang xảy ra. Dù ở bất cứ đâu, nhân viên và nhà lãnh đạo đều có thể hoàn thành tốt công việc của mình mà không bị gò bó bởi không gian như trước. 

Các bước xây dựng hệ thống quy trình tự động trong doanh nghiệp

Xác định mục tiêu

Trước hết, doanh nghiệp cần biết mục tiêu hiện tại của mình. Tự trả lời câu hỏi: “Tự động hóa sẽ giúp ích gì cho doanh nghiệp?” Nếu đã xác định được sự cần thiết của tự động hóa, cần xác định xem tự động hóa như thế nào, đo lường sự thành công của quá trình này ra sao?

Thiết kế, xây dựng quy trình phù hợp

Sau bước xác định mục tiêu, việc lên kế hoạch xây dựng một quy trình phù hợp là bước tiếp theo. Dựa trên nguồn lực và tình hình thực tế của doanh nghiệp, kết hợp với mô hình BPM Life Cycle để tiến hành thiết kế theo các bước sau: 

Bước 1: Xây dựng quy trình

Bước 2: Mô hình hóa quy trình

Bước 3: Kiểm soát quy trình

Bước 4: Đánh giá hiệu quả

Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình

Chọn phần mềm để triển khai

Sau khi đã có quy trình, hãy chọn một phần mềm để triển khai hệ thống tự động hóa của doanh nghiệp mình. Phần mềm đó cần phù hợp, giúp doanh nghiệp của bạn chuyển đổi số thành công. 

Với công việc văn phòng, SmartOSC DX cung cấp giải pháp E – Office để quy trình giấy tờ số liệu được tự động hóa hoàn toàn, làm tiền đề cho những chuyển đổi số về sau của doanh nghiệp. 

Đào tạo, hướng dẫn cách thức thực hiện

Nhân viên của doanh nghiệp cần có thời gian để làm quen, nắm bắt được nguyên tắc vận hành của hệ thống tự động hóa này. Bỏ qua yếu tố này, quá trình chuyển đổi của doanh nghiệp có thể bị chậm trễ hoặc không thành công. 

Lựa chọn giải pháp chuyển đổi số tại SmartOSC DX, doanh nghiệp không chỉ được tư vấn, thiết kế, xây dựng mà vấn đề đào tạo, hướng dẫn cũng được đội ngũ chuyên gia giúp đỡ nhiệt tình. 

Đánh giá quy trình thực hiện

Cuối cùng, việc xác định quy trình chuyển đổi có thành công hay không sẽ được thống kê tại bước đánh giá này. Thông qua các số liệu có được, nhà lãnh đạo có thể thấy được những hiệu quả cũng như sai sót, khả năng vận hành mà hệ thống tự động hóa mang lại.

Liên hệ ngay SmartOSC DX để mang về hệ thống quy trình tự động trong doanh nghiệp, giúp nâng cao năng suất và theo kịp xu hướng phát triển chung của toàn thế giới trong thời đại số.