Các bước cơ bản chuyển đổi văn phòng truyền thống sang văn phòng điện tử
Bạn đang tìm kiếm một cách để làm cho văn phòng của bạn hiệu quả hơn? Xem bài đăng trên blog mới nhất của chúng tôi về cách chuyển đổi văn phòng truyền thống của bạn thành văn phòng điện tử. Nó dễ dàng hơn bạn nghĩ! Bạn có thể tìm thấy tất cả các sản phẩm và công cụ bạn cần ngay tại đây trên trang web của chúng tôi.
Chuyển sang văn phòng điện tử có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Bạn sẽ có thể làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn và bạn sẽ không bao giờ phải lo lắng về việc hết giấy hoặc mực in nữa.
Cuộn xuống ngay bây giờ và tìm hiểu thêm về việc chuyển đổi văn phòng của bạn thành một văn phòng điện tử đúng nghĩa!
Văn phòng điển tử là gì?
Nói dễ hiểu, văn phòng điện tử là phần mềm có thể kết hợp các chương trình để đáp ứng nhu cầu quản lý và xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành hoạt động, tạo lập và quản lý văn bản, tài liệu, báo cáo,… Từ đó phần mềm này có thể cập nhật và thay thế các phương thức quản lý thông tin lạc hậu.
Sự khác biệt giữa văn phòng điện tử và văn phòng truyền thống
Hãy cùng xem những ý kiến sau để làm rõ mô hình văn phòng truyền thống là gì và văn phòng điện tử là gì:
►►► Bộ giải pháp tối ưu dành cho doanh nghiệp Sản Xuất: Phần Mềm Logistics, Hệ Thống MES, Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự, Phần Mềm CRM, Phần Mềm Quản Lý Tuyển Dụng, Hệ Thống Văn Phòng Điện Tử
Văn phòng truyền thống là một mô hình cố định với thiết kế rất đơn giản, tách biệt các phòng ban và sử dụng đồ nội thất sáng tạo tối thiểu hoặc công nghệ thông tin.
Văn phòng điện tử là một mô hình được tạo ra để khuyến khích sự sáng tạo và giảm thiểu sự ngăn cách không gian làm việc. Mô hình này cũng sử dụng các công nghệ hiện đại để xử lý và giải quyết các vấn đề nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Vậy, để hình dung rõ hơn về sự khác biệt giữa hai loại văn phòng này, hãy cùng tìm hiểu qua những tiêu chí sau:
| Tiêu chí so sánh | Văn phòng điện tử | Văn phòng truyền thống |
| Đồ nội thất và đồ dùng văn phòng | Chủ yếu là một môi trường điện tử, do đó các công cụ duy nhất có thể được sử dụng để trợ giúp công việc là những công cụ điện tử như máy tính xách tay và máy tính.Giữ các vật dụng và đồ đạc tại nơi làm việc ở mức tối thiểu.Tiết kiệm cho chi phí tài sản cố định. | Sử dụng đồ đạc đơn giản như bàn ghế, quạt, v.v.Xây dựng vách ngăn để phân chia không gian làm việc trong doanh nghiệp, tổ chức.Tốn chi phí tài sản cố định và không gian văn phòng |
| Việc sử dụng công nghệ | Chỉ sử dụng công nghệ mới nhất để giải quyết vấn đề. Bên cạnh đó, dữ liệu được sắp xếp và lưu trữ thuận tiện hơn. | Không thường xuyên sử dụng công nghệ. Ngoài ra, dữ liệu được lưu trữ trên giấy tờ, khiến việc tìm kiếm trở nên khó khăn. |
| Chấm công | Việc chấm công đã được hoàn tất bằng ứng dụng nhận dạng khuôn mặt Face ID giúp cho việc chấm công trở nên nhanh chóng và dễ dàng. | Thời gian bị lãng phí khi công nhân phải xếp hàng chờ chấm công. |
| Cách xử lý các tác vụ công việc | Có các phần mềm có sẵn giúp hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng. Để nâng cao hiệu quả của quá trình giải quyết công việc, tất cả các hành động đều được thực hiện trên chương trình. | Sử dụng theo cách thủ công với các thao tác trên Excel, dễ tạo ra các lỗi và khó theo dõi, tìm kiếm. |
Lợi ích của văn phòng điện tử
Người quản lý có thể nhanh chóng phân công công việc và giám sát tiến độ
Hệ thống quản trị được thực hiện trực tuyến thông qua Internet và dựa trên phần mềm. Như vậy, chỉ bằng các thao tác trên thiết bị điện tử, nhà quản trị mới có thể kiểm soát được mọi hoạt động của tổ chức, tập đoàn.
Cập nhật tài liệu tự động
Các tài liệu đặc biệt kết nối với công việc được cập nhật trên hệ thống quản lý tài liệu. Mỗi chức danh sẽ được phân loại hợp lý, có mốc thời gian thực hiện tuân thủ các quy tắc. Khi có ghi chú, người thực hiện có thể thực hiện ngay trong danh sách kiểm tra nhiệm vụ đã được giao cho họ. Từ đó, năng suất sẽ tăng lên.
Lưu trữ dữ liệu khổng lồ
Như trước đây, việc lưu trữ dữ liệu dưới dạng văn bản giấy hay trên ổ cứng máy tính rất tốn thời gian và công sức. Giờ đây mọi thứ trở nên dễ dàng hơn khi các tài liệu được lưu trữ trên các mô hình lưu trữ đám mây với số lượng lớn hơn cả. Chúng đơn giản cho nhân viên sử dụng để quản lý, lưu và định vị thông tin khi cần thiết.
Bảo mật thông tin
Tài khoản có mật khẩu bảo mật duy nhất được cấp cho mỗi người dùng. Nó cung cấp khả năng bảo mật và an toàn tuyệt vời cho từng tổ chức và hồ sơ doanh nghiệp với cơ chế bảo mật sử dụng phương pháp phân quyền này cho người dùng.
Các bước cơ bản chuyển đổi văn phòng truyền thống sang văn phòng điện tử
Các bước cụ thể sau đây phải được tuân thủ để phát triển một quy trình dẫn đến thành công và hiệu quả cao trong việc chuyển đổi văn phòng sang văn phòng điện tử:
Bước 1 – Tiêu chuẩn hóa các hệ thống và quy trình nội bộ
Bạn phải hệ thống hóa tất cả các hoạt động của công ty, bao gồm quy trình làm việc, tài liệu, v.v., để số hóa thành công và liền mạch. Hãy làm rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng nhân viên trong công ty.
Tiếp theo, thực hiện phân quyền hiệu quả và chuẩn hóa các quy trình thực hiện phù hợp với trách nhiệm và chức năng.
Bước 2 – Xác định mô hình văn phòng điện tử lý tưởng
Hiện nay có rất nhiều ứng dụng công nghệ hỗ trợ các tổ chức, công ty thiết lập văn phòng điện tử. Trong khi đó, không phải tất cả các phần mềm và định dạng văn phòng điện tử đều phù hợp với nhu cầu của công ty. Vì vậy, cần phải đánh giá kỹ lưỡng nhu cầu, mô hình hoạt động kinh doanh, đặc điểm của phần mềm văn phòng điện tử là gì để đưa ra được lựa chọn phù hợp nhất.
Bước 3 – Xây dựng kế hoạch triển khai
Lập kế hoạch triển khai kỹ lưỡng nhất sau khi chọn được mô hình văn phòng điện tử lý tưởng. Bạn nên mặc cả các điều kiện hợp tác và hỗ trợ cài đặt với nhà cung cấp phần mềm ứng dụng văn phòng điện tử. Như vậy, các doanh nghiệp sau đó sẽ được giám sát chặt chẽ trong suốt giai đoạn thực hiện.
Bước 4 – Đào tạo
Như đã đề cập, các doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều thách thức về mặt nhân sự khi triển khai hệ thống văn phòng điện tử. Bạn cần dành nhiều thời gian huấn luyện ban đầu và hướng dẫn chi tiết để nhân viên có thể điều chỉnh cách làm việc theo mô hình này. Như vậy, công việc sẽ được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn khi bạn đã làm quen với mô hình mới.
Bước 5 – Đánh giá, đo lường
Cần thu thập ý kiến thường xuyên từ nhân viên của công ty để đánh giá những lợi ích và hạn chế của quá trình thực hiện và đánh giá mức độ hữu ích của nó. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng đánh giá mức độ thành công của việc tạo ra mô hình văn phòng điện tử. Trong tương lai, điều này có thể hỗ trợ các tổ chức lựa chọn chiến lược hoạt động tốt nhất.
Kết luận
Nếu bạn đang muốn chuyển sang văn phòng điện tử hoặc chỉ muốn cập nhật thiết lập hiện tại của mình, hãy liên hệ với SmartOSC DX. Chúng tôi có thể giúp bạn đưa doanh nghiệp của mình lên một tầm cao mới bằng các dịch vụ và giải pháp toàn diện của chúng tôi. Với hơn 5 năm kinh nghiệm trong ngành, chúng tôi biết cần những gì để văn phòng của bạn hoạt động trơn tru và hiệu quả. Hãy để chúng tôi cho bạn thấy việc sử dụng không cần giấy tờ có thể dễ dàng và tiết kiệm chi phí như thế nào khi chuyển đổi văn phòng điện tử!
SmartOSC DX là đơn vị cung cấp chuyển đổi số hàng đầu tại Việt Nam. Là động cơ thúc đẩy sự thành công trong quá trình chuyển đổi số của Baemin, Daikin hay VDI, bộ giải pháp của chúng tôi được tạo ra để phát hy tối đa giá trị của từng doanh nghiệp trong kỉ nguyên số
Để lại bình luận tại đây