Quản Lý Nhân Sự - HRM

Các Hình Thức Chấm Công Trong Doanh Nghiệp Hiện Nay

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều thiết bị chấm công, khiến cho nhà quản lý phân vần rằng không biết đâu là phần mềm mà mình cần lựa chọn. Bài viết này của SmartOSC DX sẽ giúp cho bạn hiểu rõ hơn về ưu và nhược điểm của các hình thức chấm công trong doanh nghiệp. Qua đó, hãy lựa chọn cho mình một phần mềm mà có thể đồng hành thời gian dài cùng doanh nghiệp nhé!

Hệ thống chấm công và chấm công là gì?

Hệ thống chấm công và chấm công cho phép nhân viên bấm giờ ra vào bằng điện tử thông qua đồng hồ chấm công, máy tính kết nối internet, thiết bị di động và điện thoại. Một số giải pháp cũng cung cấp khả năng đột nhập thông qua tin nhắn văn bản, các chương trình truyền thông xã hội như Twitter và các chương trình truyền thông khác, chẳng hạn như Slack. Khi một nhân viên bấm giờ vào hoặc ra, dữ liệu ngay lập tức chuyển đến phần mềm có thể nhập liền mạch vào giải pháp tính lương của bạn.

Các hệ thống này không chỉ theo dõi thời điểm nhân viên đến và đi. Họ cũng giám sát nhân viên di động thông qua định vị địa lý và định vị địa lý, quản lý thời gian nghỉ có lương (PTO), tạo lịch trình của nhân viên, cung cấp báo cáo lao động chi tiết và cung cấp dữ liệu thời gian thực về ai đang làm việc, ai không, ai đến muộn và ai sắp sửa tăng ca.  

Hệ thống chấm công và chấm công cung cấp dịch vụ tự phục vụ cho phép nhân viên tự xử lý nhiều nhiệm vụ theo dõi thời gian, chẳng hạn như xem lại số giờ họ đã làm việc, lịch trình hiện tại và tương lai của họ và các khoản tích lũy PTO của họ .

Nhiều hệ thống trong số này cung cấp cả giải pháp dựa trên đám mây và tại chỗ. Các hệ thống tại chỗ được lưu trữ trên các máy chủ trong doanh nghiệp của bạn, trong khi các hệ thống dựa trên đám mây được đặt bởi nhà cung cấp hệ thống chấm công và chấm công của bạn và được truy cập trực tuyến.

Các hình thức chấm công và hệ thống chấm công hiện nay

Với phạm vi chức năng đa dạng của chúng, không có gì ngạc nhiên khi có nhiều loại hệ thống chấm công và chấm công khác nhau. Khi so sánh các tùy chọn của mình, bạn có thể gặp các loại hệ thống sau:

• Thẻ thời gian : Tùy chọn thẻ thời gian về cơ bản là đồng hồ bấm giờ cơ cổ điển chuyển sang dạng kỹ thuật số. Khi bạn cài đặt hệ thống thẻ thời gian, bạn sẽ cung cấp cho nhân viên của mình một thẻ chấm công gần giống với thẻ tín dụng. Các thẻ này tự động hóa việc theo dõi thời gian, nhưng cũng giống như bảng chấm công vật lý, không có gì ngăn cản các nhân viên quẹt thẻ của nhau để bảo vệ đồng nghiệp vắng mặt hoặc đi trễ.
  
• Thẻ lân cận, huy hiệu và fobs chính: Thay vì bắt bạn phải quẹt thẻ, các tùy chọn theo dõi thời gian và điểm danh này dựa vào trình đọc quét thẻ nhận dạng, huy hiệu hoặc fobs chính trong một khoảng cách nhất định. Nhiều tùy chọn theo dõi thời gian và điểm danh này không chỉ để theo dõi thời gian ra vào – mà còn có thể theo dõi chuyển động của nhân viên trong nơi làm việc của bạn.
  
• Sinh trắc học: Với hệ thống chấm công và thời gian sinh trắc học , bạn sẽ biết chính xác ai đang ra vào văn phòng của mình. Các hệ thống theo dõi thời gian và chấm công công nghệ cao này sử dụng nhận dạng khuôn mặt, dấu vân tay, quét mắt và các số nhận dạng sinh học khác dành riêng cho một người để đảm bảo rằng người đang theo dõi thực sự là người đang làm việc. Tất nhiên, bạn sẽ phải trả nhiều hơn cho các tính năng cao cấp này, nhưng với việc chi tiêu thêm của bạn thì tính năng theo dõi thời gian và điểm danh gần như đáng kinh ngạc.
• Đăng nhập dựa trên web: Nếu nhân viên của bạn làm việc từ xa, bạn có thể tự hỏi làm thế nào bất kỳ giải pháp nào ở trên có thể hoạt động cho công ty của bạn. Đó là lý do tại sao các trạm đăng nhập dựa trên web tồn tại. Bạn có thể triển khai các hệ thống này để nhân viên của mình có thể đăng nhập từ máy tính xách tay, máy tính cá nhân hoặc thiết bị di động của họ cho dù họ ở đâu. Bài đánh giá của chúng tôi về QuickBooks Time phác thảo lý do tại sao hệ thống chấm công và chấm công này là tuyệt vời cho lực lượng lao động di động.
• Phản hồi bằng giọng nói tương tác: Một giải pháp khác cho nhân viên từ xa, công cụ phản hồi bằng giọng nói tương tác (IVR) là một hệ thống mà thông qua đó các nhân viên từ xa hoặc hiện trường đồng hồ thông qua cuộc gọi điện thoại.

Ưu nhược điểm của hệ thống chấm công và chấm công

Ưu điểm của hệ thống chấm công và chấm công

Đây là một số lợi ích của hệ thống chấm công và chấm công:

• Không có thẻ chấm công thủ công. Lợi ích lớn nhất của hệ thống theo dõi thời gian và chấm công kỹ thuật số là chủng loại bỏ sự cần thiết của thẻ chấm công thủ công. Tất cả thời gian được thu thập bằng điện tử, với các tính toán được thực hiện cho bạn. 
• Ít lỗi của con người hơn. Vì hệ thống phần mềm chấm công và chấm công được tự động hóa, chúng giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót của con người trong việc tính toán chi phí lao động và công việc. Họ cũng giải phóng người chịu trách nhiệm theo dõi thời gian và điểm danh của bạn trước đây để làm các công việc khác. Ngoài ra, với ít lỗi hơn, nguy cơ không tuân thủ các quy định và luật lao động sẽ thấp hơn. 
• Theo dõi thời gian hiệu quả hơn. Một điểm tích cực khác là các hệ thống này quản lý tất cả các nhu cầu về thời gian của bạn – sự hiện diện của nhân viên, PTO và lập lịch trình của nhân viên – trong một chương trình. Điều này có thể vừa tiết kiệm chi phí vừa giúp tăng năng suất, vì nhân viên sẽ không lãng phí thời gian chuyển đổi giữa các chương trình khác nhau để xin nghỉ hoặc xem lịch trình của họ.
• Xử lý bảng lương chính xác hơn. Với phần mềm chấm công và chấm công, bạn không cần phải làm tròn số giờ mà nhân viên của mình đã làm việc thành những con số thuận tiện hơn mà hoạt động tốt hơn với các phép tính lương và quy tắc trả lương của bạn. Phần mềm bạn chọn sẽ tự động hóa – và đảm bảo tính chính xác của – tất cả các khoản thanh toán của bạn.
• Tích hợp sâu rộng. Hầu hết các nền tảng phần mềm theo dõi thời gian và chấm công tích hợp với nhiều công cụ nhân sự khác, vì vậy chúng cải thiện tất cả các nhiệm vụ quản lý lực lượng lao động của bạn, không chỉ các quy trình liên quan đến chấm công của bạn.

Nhược điểm của hệ thống chấm công và chấm công

Đây là những cạm bẫy chính của hệ thống chấm công và chấm công:

• Phí tổn. Hạn chế lớn nhất của các hệ thống theo dõi thời gian là chúng đắt hơn so với phương pháp thủ công, nơi nhân viên viết ra số giờ của họ mỗi ngày hoặc bấm lỗ trên thẻ chấm công bằng giấy.
• Các lỗi. Ngay cả những chương trình phần mềm tốt nhất đôi khi cũng có thể bị trục trặc. Luôn có một rủi ro nhẹ về việc theo dõi hoặc sai sót tính toán khi bạn sử dụng bất kỳ phần mềm nào – bao gồm cả hệ thống chấm công và chấm công.

Hình thức chấm công bằng GPS

GPS được viết tắt bởi cụm từ tiếng anh Global Positioning System (có nghĩa là Hệ thống định vị toàn cầu). Nó là một hệ thống định vị toàn cầu cho phép người dùng sử dụng định vị trên các thiết bị thu GPS để xác định vị trí của mình một cách chính xác nhất dù bạn ở nơi đâu trên Trái Đất. Chấm công bằng GPS là một hình thức chưa phổ biến tại Việt Nam song đã và đang được nhiều doanh nghiệp trên thế giới ưa chuộng. Chỉ cần có mạng Internet, nhà quản lý sẽ nắm được thông tin toàn bộ về nhân viên: giờ giấc đi làm, họ đang ở đâu, rời vị trí làm việc khi nào. Phương thức chấm công này đặc biệt phù hợp để quản lý nhân viên từ xa và linh hoạt giờ làm.

Một trong những phần mềm chấm công từ xa được nhiều công ty, doanh nghiệp sử dụng là Zoho People. Không chỉ hỗ trợ chấm công từ xa cho nhân viên mà còn tích hợp nhiều giải pháp quản trị nhân sự – doanh nghiệp ưu việt khác. 

Ưu điểm của hình thức chấm công bằng GPS của phần mềm Zoho People gồm

+ Người quản lý không cần phải mất quá nhiều thời gian nhưng vẫn có thể chấm công hiệu quả.

+ Phần mềm linh hoạt đối với từng doanh nghiệp, có thể thay đổi một số đặc tính của phần mềm khi sử dụng ở từng doanh nghiệp khác nhau.

+ Tạo tác phong công nghiệp, làm việc chuyên nghiệp hơn cho mỗi nhân viên.

+ Hệ thống phần mềm giúp định vị công ty, doanh nghiệp. Nhân viên sẽ chỉ được tính giờ bắt đầu công việc và giờ kết thúc công việc khi check in tại vị trí của công ty.

Như vậy, nội dung bài viết trên đã giới thiệu tới người dùng về các hình thức chấm công phổ biến, được nhiều người sử dụng nhất hiện nay. Hy vọng với nội dung hữu ích trên sẽ giúp bạn lựa chọn được hình thức chấm công phù hợp cho doanh nghiệp, giúp tiết kiệm tối đa thời gian, công sức trong quá trình tổng hợp công, tính lương cho nhân viên.