Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Cùng doanh nghiệp tháo gỡ khó khăn khi sử dụng văn phòng điện tử

Đối với nhiều cá nhân, văn phòng điện tử hiện đại vẫn còn tương đối mới. Vậy khó tránh khỏi việc bắt gặp các khó khăn khi sử dụng văn phòng điện tử. Tại bài viết này, chúng ta cùng đi sâu vào những hạn chế cũng như cách xây dựng nơi làm việc lý tưởng này.

Nhược điểm khi sử dụng văn phòng điện tử

Mô hình văn phòng truyền thống đã quá quen thuộc với mọi nhân sự trong công ty, do đó, người mới dùng mô hình văn phòng điện tử có thể sẽ gặp phải một số khó khăn. Họ phải mất một thời gian để điều chỉnh và làm quen với hoạt động mới.

Nhiều công nghệ đã được phát triển gần đây để tạo thuận lợi cho việc tạo ra các nơi làm việc điện tử, tuy nhiên không phải tất cả các công nghệ này đều phù hợp với doanh nghiệp. Do đó, các công ty phải thận trọng khi lựa chọn để đảm bảo rằng mô hình mới được áp dụng một cách thiết thực và hiệu quả.

Ngoài ra, một số công ty có nguy cơ rò rỉ thông tin khi chuyển sang nền tảng kỹ thuật số trong khi sử dụng phần mềm không an toàn. Đây là thách thức lớn mà nhiều doanh nghiệp phải đối mặt.

Tháo gỡ khó khăn bằng cách xây dựng văn phòng điện tử hiệu quả

Tiêu chuẩn hóa hệ thống và quy trình nội bộ

Bạn cần chuẩn hóa tất cả các quy trình của doanh nghiệp như xử lý công việc, thủ tục giấy tờ, sổ sách… để quá trình số hóa trở nên thuận tiện và liền mạch hơn. Ngoài ra, việc xác định rõ vai trò, trách nhiệm và hạn chế của từng nhân viên trong tổ chức là vô cùng quan trọng để phân cấp quản lý hiệu quả và chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ.

Xác định mô hình văn phòng điện tử lý tưởng cho doanh nghiệp

Hiện đã có rất nhiều phần mềm công nghệ hỗ trợ các tổ chức, doanh nghiệp tạo ra văn phòng điện tử, tuy nhiên không phải mô hình nào cũng phù hợp với yêu cầu và đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp. Để đưa ra quyết định tốt nhất, bạn phải đánh giá cẩn thận nhu cầu của mình, chiến lược hoạt động của tổ chức và các yếu tố chính của văn phòng điện tử.

Xây dựng kế hoạch triển khai

Sau khi quyết định mô hình văn phòng điện tử phù hợp, bạn nên tạo chiến lược triển khai kỹ lưỡng nhất có thể. Hãy thảo luận về mức độ hợp tác và hỗ trợ triển khai với đối tác cung cấp phần mềm ứng dụng cho văn phòng này.

Đào tạo

Bạn phải đầu tư thời gian vào việc đào tạo  và cung cấp các hướng dẫn triển khai kỹ lưỡng trong lần đầu tiên nhân viên sử dụng văn phòng điện tử để họ có thể điều chỉnh dễ dàng. Công việc sẽ thuận tiện hơn, nhanh hơn và hiệu quả hơn sau khi nhân viên được điều chỉnh theo mô hình mới.

Đánh giá, đo lường

Để đánh giá mức độ thành công của việc sử dụng, các nhà quản lý phải thường xuyên tổng hợp các quan điểm về lợi ích và hạn chế của nhân sự trong tổ chức. Đây được coi là cách hỗ trợ doanh nghiệp lựa chọn phương thức vận hành chấp nhận được trong tương lai và giúp các nhà quản trị đánh giá hiệu quả của việc phát triển mô hình văn phòng điện tử.

Kết luận

Rõ ràng văn phòng điện tử là một xu thế tất yếu sẽ ảnh hưởng đến các tổ chức trong tương lai. Bài viết được chia sẻ sẽ giúp bạn đọc nắm bắt rõ hơn về cách tháo gỡ những khó khăn khi sử dụng văn phòng điện tử một cách hiệu quả. Đừng quên liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để nhận tư vấn chi tiết về vấn đề này.