Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Dữ Liệu Phân Mảnh – Đâu Là Cách Giải Quyết

51% các công ty đóng cửa trong vòng 2 năm và 43% không thể mở cửa trở lại sau sự cố  dữ liệu phân mảnh. Có thể thấy rằng nếu dữ liệu không được quan tâm đúng mức, dữ liệu bị phân mảnh sẽ đem lại những tổn thất nghiêm trọng đối với doanh nghiệp. Vì vậy, làm thế nào để Doanh nghiệp tránh được tình trạng dữ liệu phân mảnh? Hãy cùng SmartOSC DX tìm hiểu về vấn đề này nhé!

Dữ liệu phân mảnh là gì? 

Dữ liệu phân mảnh là các dữ liệu của doanh nghiệp bị phân tán khắp nơi và không tập trung 1 chỗ. Điều này gây ra khó khăn cho chủ doanh nghiệp trong việc nắm bắt tình hình  doanh nghiệp và dẫn một số hệ lụy sau này.

Ví dụ: Sổ sách kế toán thất lạc, dữ liệu doanh nghiệp ở văn phòng công ty khác,…

Nguyên nhân phân mảnh dữ liệu

Lỗi do con người

Một trong những sai lầm mà các nhân viên thường gặp phải là vô tình xóa các tệp dữ liệu hay một phần của văn bản. Nếu sự cố không được phát hiện, nhân viên có thể ghi đè các thông tin khác lên tệp hoặc xóa mất các thông tin cần thiết của doanh nghiệp và nhân viên khác có thể sử dụng những thông tin sai/thiếu đó cho công việc mà không hay biết.

Virus và phần mềm độc hại

Virus có thể đánh cắp và xóa các luồng dữ liệu hoặc đưa hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vào hệ thống  thu thập dữ liệu, phá hủy chức năng hệ thống mà doanh nghiệp đang sử dụng. Máy tính hoặc nguồn dữ liệu có thể bị nhiễm virus từ một cuộc tấn công dựa trên email hoặc thông qua lừa đảo cám dỗ nhân viên nhấp vào liên kết bị hỏng. Liên kết này sau đó cho phép virus hoặc phần mềm độc hại xâm nhập vào hệ thống máy tính để làm hỏng hoặc đánh cắp các dữ liệu quan trọng.

Tin tặc và người trong cuộc

Các biện pháp an ninh mạng đang ngày càng được quan tâm bởi sự gia tăng của các lỗi vi phạm bảo mật và sự xuất hiện ngày càng nhiều của tin tặc. Tin tặc có thể truy cập vào dữ liệu của bạn theo nhiều cách khác nhau như:

• Sử dụng máy chủ có bảo mật kém
• Không có tường lửa đầy đủ
• Sử dụng mật khẩu dễ đoán

Những vị khách không mời có thể gây ra thiệt hại nghiêm trọng cho dữ liệu và làm hỏng toàn bộ quy trình mạng của doanh nghiệp.

Phân mảnh dữ liệu ảnh hưởng như thế nào đến doanh nghiệp?

Dữ liệu phân mảnh là một vấn đề nghiêm trọng với tất cả các doanh nghiệp ở mọi quy mô. Để mất dữ liệu đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải mất thời gian và tiền bạc để khắc phục sự cố. Thậm chí, nếu nghiêm trọng đó có thể là nguyên nhân khiến doanh nghiệp rơi vào tình trạng phá sản:

• 94% các công ty bị phân mảnh dữ liệu nghiêm trọng không thể phục hồi
• 51% các công ty này đóng cửa trong vòng hai năm sau khi mất dữ liệu
• 43% các công ty này không mở cửa trở lại
• 70% các doanh nghiệp nhỏ phá sản trong vòng một năm sau một sự cố phân mảnh dữ liệu lớn

Một nghiên cứu năm 2014 cho thấy 20% các công ty có dữ liệu bị phân mảnh từ việc ngừng hoạt động cho biết họ phải trả từ 50.000 đến 5 triệu đô la để giải quyết các vấn đề sau đó.

Giải pháp cho vấn đề dữ liệu phân mảnh

Cách hiệu quả nhất để bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp là sao lưu tất cả các tệp và tài liệu của bạn. Để có kế hoạch sao lưu hiệu quả nhất, hãy lưu trữ các bản sao lưu của bạn ở một vị trí riêng biệt để tránh nguy cơ mất dữ liệu do phá hủy hoặc trộm cắp vật lý.

Sử dụng những phần mềm ứng dụng lưu trữ đám mây cũng là một trong những biện pháp lưu trữ hữu hiệu. Những phần mềm này không chỉ giúp doanh nghiệp bảo mật dữ liệu an toàn mà còn có thể đáp ứng được các yêu cầu về: quản lý và sắp xếp tài liệu khoa học, tiết kiệm không gian lưu trữ, tiết kiệm chi phí quản lý, thời gian tìm kiếm tài liệu,…

Sử dụng văn phòng điện tử ( E – Office), là nơi cho phép lưu trữ và trao đổi dữ liệu bảo mật trong nội bộ công ty một cách an toàn. Ngoài ra còn một số chức năng cho phép của E Office, vấn đề này sẽ được chúng tôi đề cập ở phần tiếp theo.

E Office là gì?

Văn phòng điện tử tuy được nhắc đến khá nhiều, nhưng bản chất nó là gì thì thực sự chưa nhiều doanh nghiệp Việt hiểu. Đi cùng với đó là những thắc mắc tại sao văn phòng điện tử ngày càng được ứng dụng phổ biến.

Eoffice (văn phòng điện tử) là hệ thống phần mềm trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý trình duyệt công văn, văn bản, hồ sơ công việc trên mạng máy tính. Phần mềm được thiết kế thân thiện đối với người sử dụng, giao diện hoàn toàn tiếng Việt.

Những lý do khiến văn phòng điện tử ngày càng được ứng dụng phổ biến

• Tập trung dữ liệu về một chỗ
• Bảo mật dữ liệu tuyệt đối và an toàn
• Theo dõi tiến độ công việc dễ dàng
• Tiết kiệm chi phí quản lý
• Tạo môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp
• Thiết lập hệ thống quản lý tập trung
• Tăng năng suất lao động
• Thúc đẩy số hóa doanh nghiệp

Giải pháp E Office của SmartOSC DX

E – OFFICE chính là con đường nhanh nhất đưa doanh nghiệp tới chuẩn hóa, tinh gọn và minh bạch” Hiện nay, ngày càng nhiều công ty, doanh nghiệp gấp rút chạy đua trên đường chuyển đổi số với hy vọng tạo ra kết quả kinh doanh đột phá sau đại dịch.. E-Office (Văn phòng điện tử) cũng theo đó trở thành một xu hướng trên thị trường Chuyển đổi số. Tuy nhiên, không phải tất cả các doanh nghiệp đều hiểu đúng và đủ về Văn phòng điện tử ở thời điểm hiện tại. Việc không hiểu rõ tính chất và quy trình vận hành khi triển khai giải pháp E-Office sẽ có thể dẫn đến hậu quả quan trọng đối với doanh nghiệp áp dụng như: tốn kém rất nhiều chi phí, lãng phí nhân sự và các bên liên quan, đình trệ vận hành và trọng yếu hơn là giải pháp đó không thể áp dụng làm ngay từ đầu chưa nghiên cứu kỹ như yêu cầu, khó khăn và phương pháp giải quyết phù hợp.

Nắm bắt được tầm quan trọng của công nghệ trong thời đại công nghệ 4.0.  SmartOSC DX – mang đến cho các doanh nghiệp mô hình hệ thống E-Office hiện đại, chuyên nghiệp, phù hợp với xu thế. 

Ưu điểm vượt trội của giải pháp E-Office là khả năng vận hành quy trình, công việc, thông tin 1 cách thống nhất, nhanh chóng và bảo mật với nhiều tính năng được gói gọn trong các chức năng lớn như: Tự động hóa quy trình nội bộ,  kênh quy trình nội bộ trực tuyến, xử lý mọi yêu cầu không cần giấy tờ. Thêm vào đó, E-Office cho phép tích hợp, liên kết với nhiều phần mềm công nghệ khác. Như với những phần mềm nằm trong hệ sinh thái công nghệ của SmartOSC DX: Zoho People, Zoho CRM, RPA… đều có thể tích hợp trong hệ thống văn phòng điện tử này giúp doanh nghiệp gia tăng năng lực quản lý lên gấp nhiều lần.

Có thể thấy, có vô vàn lợi ích mà văn phòng điện tử mang lại cho doanh nghiệp và đó là những lý do khiến văn phòng điện tử ngày càng trở nên phổ biến, được nhiều doanh nghiệp tin dùng, lựa chọn. Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ ngay với SmartOSC DX qua hotline: (+84) 24 710 8 1222 để được tư vấn.