Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

E-Office: Yếu tố then chốt trong chiến lược vận hành hiệu quả

Công nghệ phát triển vượt bậc đã giúp con người cải thiện nhiều chất lượng cuộc sống cũng như trong công việc rất nhiều. Chình vì vậy, văn phòng điện tử đã xuất hiện để hỗ trợ các doanh nghiệp thực hiện tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu suất lao động. 

Các doanh nghiệp cần nắm bắt được các yếu tố then chốt của E-Office nhằm giúp doanh nghiệp bắt kịp với xu hướng bùng nổ của kỷ nguyên số. Hãy cùng SmartOSC DX tìm hiểu chuyên sâu hơn về những thành phần quan trọng trong vận hành chiến lược văn phòng điện tử ở bài viết ngay sau đây!

So sánh giữa văn phòng truyền thống so với văn phòng điện tử  

Để nhận biết được sự khác nhau giữa mô hình văn phòng truyền thống và văn phòng điện tử là như thế nào, hãy cùng điểm qua các khái niệm sau: 

• Văn phòng truyền thống là một mô hình có tính chất cố định, được thiết kế khá đơn giản và có sự phân chia giữa các phòng ban, bộ phận. Văn phòng này ít sử dụng các đồ nội thất có tính chất sáng tạo và việc ứng dụng giải pháp công nghệ thông tin còn hạn chế. 
• Văn phòng điện tử là loại mô hình văn phòng được thiết kế theo hướng sáng tạo, ít có sự phân chia không gian làm việc. Hơn thế nữa, mô hình văn phòng điện tử này đa số sử dụng các công nghệ hiện đại trong việc xử lý và giải quyết các công việc một cách rất nhanh chóng và hiệu quả.

Ưu điểm và nhược điểm của mô hình văn phòng điện tử là gì?

Ưu điểm 

• Dễ dàng phân công công việc và theo dõi tiến độ: Chỉ cần dựa vào một phần mềm, hệ thống quản lý sẽ được thực hiện online thông qua mạng Internet. Các nhà quản trị có thể quản lý toàn bộ hoạt động của tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp mà chỉ cần qua các thao tác đơn giản trên thiết bị điện tử.
• Tự động cập nhập văn bản: Các loại tài liệu giấy, văn bản liên quan đến công việc của doanh nghiệp đều được cập nhập cụ thể trên hệ thống quản lý các văn bản. Mỗi đầu việc sẽ được phân loại một cách rõ ràng, có quy trình và tiến độ theo quy định. Nhân viên khi có ý kiến sẽ tiến hành ghi chú trực tiếp trên danh sách công việc được đưa ra. Từ đó, hiệu quả của công việc sẽ được thực hiện chính xác và nhanh chóng hơn. 
• Kho lưu trữ thông tin, dữ liệu khổng lồ: Việc lưu trữ các dữ liệu bằng văn bản giấy hoặc trên ổ cứng máy tính gây ra nhiều phiền hà và việc tốn thời gian, công sức như trước đây vẫn thường làm. Hiện tại, tất cả công việc đều được cập nhập trên hệ thống phần mềm. Nhân sự sẽ dễ dàng sử dụng chúng để thực hiện quản lý, lưu trữ và tra cứu thông tin khi cần thiết. 
• Bảo mật thông tin: Mỗi người dùng được cấp một tài khoản, có mật khẩu bảo mật riêng. Với cơ chế bảo mật thông tin qua cách phân quyền cho từng người dùng khác nhau này đem lại sự bảo mật an toàn cao cho từng hồ sơ của công ty, doanh nghiệp.

Nhược điểm 

Mô hình xây dựng E-Office thời gian đầu khi triển khai thực hiện sẽ gặp nhiều khó khăn:

• Nhân sự của công ty, doanh nghiệp đã quá quen với cách làm việc với mô hình văn phòng truyền thống. Phong cách làm việc vì thế đã dần trở thành thói quen trong việc xử lý công việc và họ khó có thể thích nghi nhanh chóng với mô hình mới. 
• Có rất nhiều giải pháp công nghệ mới ra đời để hỗ trợ cho việc xây dựng một văn phòng điện tử. Tuy nhiên, không phải loại công nghệ nào cũng thật sự phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp. Vì vậy, các doanh nghiệp cần kỹ càng trong khâu chọn lọc công nghệ để có thể ứng dụng một cách hiệu quả vào mô hình E-Office.
• Các doanh nghiệp hiện đang lo ngại các thông tin được đưa lên nền tảng chuyển đổi số có thể bị rò rỉ, lộ ra ngoài. Cho nên việc lựa chọn những phần mềm phải cần có độ bảo mật thông tin cao. Điều này sẽ khắc phục mối lo ngại của doanh nghiệp khi ứng dụng văn phòng điện tử vào việc kinh doanh.

Chiến lược vận hành văn phòng điện tử hiệu quả

Tiêu chuẩn hóa toàn bộ hệ thống và quy trình nội bộ

Để thực hiện số hóa dễ dàng và thành công, doanh nghiệp cần hệ thống hóa toàn bộ mọi hoạt động ví dụ như quy trình xử lý công việc, các loại văn bản, giấy tờ,… Ngoài ra, hãy phân rõ vai trò, quyền hạn của từng nhân viên trong công ty. Như vậy sẽ áp dụng việc phân quyền hiệu quả và giúp chuẩn hóa các quy trình hoạt động kinh doanh theo đúng từng chức năng, nhiệm vụ khác nhau.

Xác định mô hình văn phòng điện tử lý tưởng cho doanh nghiệp

Hiện nay, trên thị trường xuất hiện khá nhiều phần mềm công nghệ được ra đời để giúp công ty, doanh nghiệp hình thành được văn phòng điện tử. Tuy nhiên, không phải loại mô hình E-Office nào cũng phù hợp với đúng nhu cầu của doanh nghiệp. Chính vì thế, doanh nghiệp cần xem xét, đánh giá chính xác được nhu cầu, mô hình hoạt động của tổ chức mình. Chọn lọc kĩ những tính năng của phần mềm văn phòng điện tử để có được văn phòng chất lượng nhất.

Xây dựng chính xác kế hoạch triển khai 

Khi doanh nghiệp đã lựa chọn được mô hình E-Office phù hợp, hãy xây dựng kế hoạch triển khai thật chuẩn xác để khi thực hiện sẽ mang lại hiệu quả tốt nhất. Doanh nghiệp nên thương thảo với đơn vị cung cấp trong việc thiết lập phần mềm ứng dụng văn phòng điện tử cần đảm bảo tuân thủ về các điều khoản hợp tác và luôn hỗ trợ doanh nghiệp trong khi triển khai thực hiện. Như vậy, doanh nghiệp đó sẽ nhận được sự theo sát trong suốt quá trình triển khai chiến lược vận hành E-Office.

Tổ chức các chương trình đào tạo

Như SmartOSC DX đã đề cập ở trên, khi ứng dụng hệ thống E-Office, doanh nghiệp sẽ gặp khá nhiều khó khăn từ phía của nhân sự. Để họ dễ dàng thích nghi với loại mô hình văn phòng mới này, doanh nghiệp cần nhiều thời gian để tổ chức đào tạo, hướng dẫn thực hiện thật chi tiết trong khoảng thời gian đầu. Khi các nhân viên đã dần quen với hệ thống văn phòng mới mới, tất cả công việc sẽ được triển khai rất nhanh chóng mà còn hiệu quả hơn. 

Đánh giá, đo lường chất lượng

Trong quá trình triển khai vận hành E-Office, doanh nghiệp cần thường xuyên tổ chức lấy ý kiến để đánh giá những ưu, nhược điểm từ các nhân sự trong công ty nhằm đo lường hiệu quả sử dụng. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp xác định độ hiệu quả của việc xây dựng hệ thống văn phòng điện tử như thế nào. Đây cũng là cách giúp doanh nghiệp lựa chọn được phương thức vận hành phù hợp nhất trong tương lai.

Kết luận

Trong thời kỳ công nghiệp 4.0 tiến tiến, E-Office ngày càng thể hiện tầm ảnh hưởng lớn trong việc thúc đẩy các hoạt động và sự phát triển của nhiều doanh nghiệp. Với các thông tin cơ bản những cách then chốt để vận hành văn phòng điện tử, hy vọng đã doanh nghiệp sẽ tìm được hướng đi đúng đắn để triển khai cho các hoạt động của doanh nghiệp một cách thành công. 

Hy vọng bài viết trên đã mang lại cho các bạn đọc những thông tin hữu ích về hệ thống E-Office. Mọi thắc mắc xin hãy liên hệ ngay với SmartOSC DX để được tư vấn.