Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Mô Hình Văn Phòng Điện Tử

Để phát triển, nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường, các doanh nghiệp luôn không ngừng đổi mới, tìm cho mình giải pháp làm việc phù hợp để gia tăng sức mạnh. Và văn phòng điện tử là mô hình tối ưu mà nhiều doanh nghiệp đang hướng đến. Vậy bạn có biết mô hình văn phòng điện tử bao gồm những gì? Hãy cùng SmartOSC DX tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Mô Hình Văn Phòng Điện Tử Là Gì?

Mô hình văn phòng điện tử và mô hình làm việc được áp dụng công nghệ phần mềm vào quy trình quản lý, kinh doanh nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí giấy tờ liên quan. Có thể hiểu đơn giản, thì văn phòng điện tử là hệ thống các phần mềm công nghệ giúp doanh nghiệp xử lý cùng lúc nhiều tác vụ công việc một các trực tuyến và có thể xử lý từ xa.

Với mô hình văn phòng điện tử, mọi thứ đều thực hiện trên máy tính kết nối internet từ quản lý, kiểm tra, trích xuất dữ liệu…. Phương thức làm việc này giúp doanh nghiệp tiết kiệm sức lao động, tối ưu chi phí phải bỏ ra và thời gian cũng được rút ngắn rất nhiều.

Mô Hình Văn Phòng Điện Tử Bao Gồm Những Gì

Tùy vào từng lĩnh vực mà doanh nghiệp hoạt động và nhu cầu công việc mà mô hình văn phòng điện tử sẽ có sự khác nhau. Tuy nhiên, để có một văn phòng điện tử đúng nghĩa, thì vẫn phải đảm bảo có hai yếu tố là phần mềm và phần cứng.

Phần cứng

Phần cứng bao gồm cơ sở vật chất, văn phóng, máy móc phục vụ cho quy trình hoạt động như: bàn ghế, máy chiếu, máy fax, các doanh nghiệp thiết kế không gian làm việc và một số công cụ, dụng cụ đi kèm hỗ trợ cho phần mềm quản lý.

Phần mềm

Phần mềm thường sẽ bao gồm các phần mềm dùng để quản lý nội bộ, quản lý vận hành, luân chuyển dữ liệu giữa các bộ phận và quản lý kinh doanh. Tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp, mà tổ chức có thể có nhiều phần mềm công nghệ hoặc ít hoạt động. Việc lựa chọn và ứng dụng sẽ phụ thuộc vào tình hình kinh doanh và quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ.

Đối với các doanh nghiệp lớn, nhu cầu xử lý lượng thông tin lớn, đòi hỏi tính chính xác cao sẽ có nhu cầu ứng dụng mô hình văn phòng điện tử cầu kỳ, cao cấp. Bởi tích chất công việc nặng, yêu cầu năng suất làm việc cực cao nên những phần mềm càng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian càng được ưu tiên. Với các doanh nghiệp nhỏ, hoạt động kinh doanh còn đơn giản sẽ lựa chọn những mô hình giúp họ số hóa dữ liệu, thực hiện thành công các hoạt động quản lý trên hệ thống nhanh gọn. Và văn phòng điện tử có thể đáp ứng mọi nhu cầu trên đồng thời giúp doanh nghiệp tiết kiệm khoản ngân sách khổng lồ cho việc thuê nhân viên.

Chi Phí Đầu Tư Cho Văn Phòng Điện Tử Là Bao Nhiêu?

Không có một chi phí nhất định nào cho mô hình văn phòng điện tử, tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp mà mỗi tổ chức có thể có một mức giá khác nhau cho mô hình văn phòng điện tử của mình. Và trên thị trường thì có khá nhiều nhà cung cấp mô hình này, nên môi công ty họ sẽ có mức giá khác nhau cho sản phẩm của mình.

Bên cạnh tính toán chi phí đầu tư cho mô hình văn phòng điện tử, thì doanh nghiệp cũng cần để ra một khoản chi cho công cụ dụng cụ như: máy tính, các thiết bị liên quan để vận hành và sử dụng phần mềm.

Hiện nay có rất nhiều công ty cung cấp phần mềm cho doanh nghiệp cũng như hỗ trợ thiết kế văn phòng điện tử theo yêu cầu. Tuy nhiên để tìm được một nhà cung cấp uy tín, giá cả phải chăng không phải dễ dàng. Nên chúng tôi sẽ giới thiệu cho doanh nghiệp đơn vị cung cấp dịch vụ và phần mềm được thiết kế, lập trình sẵn đến từ công ty công nghệ uy tín là SmartOSC DX

SmartOSC DX có lẽ là cái tên quá quen thuộc trong giới công nghệ, bởi những thành tựu mà doanh nghiệp này có được trong suốt hơn 10 năm xuất hiện trên thị trường. Bất kế phần mềm công nghệ nào được tung ra thị trường của SmartOSC DX đều nhận được rất nhiều phản hồi tốt từ người dùng. Có thể kể đến một số phần mềm hiện đại, được yêu thích trong nhiều năm qua như:

Zoho People – phần mềm quản lý nhân sự

Zoho pheople cho phép lưu trữ thông tin nhân sự trên hệ thống, tự động cập nhật thông tin và nhân viên có thể theo dõi mọi thông tin về mình trên đó. Hay tính năng chấm công từ xa bằng nhận diện khuôn mặt giúp vô vàn doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý trong quá trình giãn cách xã hội vì dịch Covid 19. Một  vài tính năng ưu việt khác như: hỗ trợ tuyển dụng và đào tạo, đánh giá hiệu suất, tự động tính lương….

Zoho CRM – Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng

Zoho CRM tạo mối liên kết chặt chẽ giữa doanh nghiệp với khách hàng thông qua các hoạt động: thu thập thông tin trên các kênh truyền thông, tiếp thị tự động cá nhân hóa qua email. Đồng thời giúp gia tăng tỉ lệ chốt đơn như quản lý hành trình bán hàng hiện quả, đánh giá chiến dịch….

v

Và còn rất nhiều phần mềm khác nằm trong mô hình văn phòng điện tử mà SmartOSC DX có thể thiết lập cho doanh nghiệp hiệu quả. Điều đặc biệt khi ứng dụng các phần mềm của công ty là mọi phần mềm đều có thể liên kết với nhau và tích hợp với các ứng dụng khác tạo ra một mạng lưới thông tin liên kết với nhau trong toàn doanh nghiệp

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn đọc xác định được mô hinh văn phòng điện tử và có thể tìm ra cho doanh nghiệp một mô hình phù hợp nhất. Liên hệ ngay với SmartOSC DX nếu còn gặp khó khăn với vấn đề này.