Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Nâng Cao Hiệu Quả Làm Việc Nhờ Văn Phòng Điện Tử

Làm thế nào để nâng cao hiệu quả làm việc nhờ văn phòng điện tử? là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp quan tâm. Vậy hãy đi tìm câu trả lời trong bài viết này của SmartOSC DX

Văn Phòng Điện Tử Giúp Ích Gì Cho Doanh Nghiệp

Văn phòng điện tử là môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp được tạo ra khi công nghệ có những bước tiến vượt bậc. Các hoạt động trong văn phòng điện tử sẽ được ứng dụng các phần mềm công nghệ hiện đại, khi sử dụng mô hình này doanh nghiệp có thể được nhân vô vàn những lợi ích thiết thực.

Quản lý công việc hiệu quả

Khác với cách quản lý công việc truyền thống được thực hiện trên giấy tờ hay thông báo qua điện thoại, thì hệ thống quản lý công việc của văn phòng điện tử sẽ được thiết lập trên các phần mềm công nghệ, mọi nhân viên đều có thể truy cập nên họ sẽ chủ động nắm bắt công việc của mình. Đặc biệt, với khả năng quản lý công việc từ xa mà nhà lãnh đạo dù có ở bất cứ đâu cũng có thể xét duyệt hợp đồng, đánh giá hiệu suất công việc,… luôn đảm bảo hoạt động của tổ chức diễn ra bình thường. Đây chính là lợi ích to lớn mà văn phòng điện tử mang lại nhất là vào giai đoạn dịch Covid vẫn diễn ra nhiều doanh nghiệp phải làm việc tại nhà.

Quản lý văn bản, giấy tờ, tài liệu

Cho phép quản lý các dữ liệu, giấy tờ trên hệ thống, sắp xếp chúng thành những danh mục cụ thể nên khi cần tìm kiếm không mất thời gian. Bên cạnh đó, trên hệ thống văn phòng điện tử doanh nghiệp có thể quản lý tài liệu, hồ sơ theo dạng sự kiện diễn ra theo thời gian, áp dụng các phiên bản quản lý theo từng thời kỳ như: các số báo phát hành, các phiên bản nâng cấp của một phần mềm….

Tiết kiệm thời gian, chi phí

Như đã nêu trên, văn phòng điện tử doanh nghiệp tối ưu rất nhiều hoạt động nên việc nó tiết kiệm thời gian, chi phí là điều dễ hiểu. Chắc chắn, khi ứng dụng văn phòng điện tử doanh nghiệp sẽ không cần phải đầu tư những chiếc máy in tài liệu đắt đỏ, sử dụng giấy tờ, chi phí về văn phòng phẩm… Quan trọng hơn hết là hiệu suất làm việc của nhân viên sẽ gia tăng tỉ lệ thuận với lợi nhuận có được và doanh nghiệp có thể tự tạo nhiều cơ hội phát triển cho chính mình khi ứng dụng văn phòng điện tử.

Làm Thế Nào Để Doanh Nghiệp Có Thể Sử Dụng Văn Phòng Điện Tử

Được biết đến với nhiều lợi ích như vậy, nên mô hình văn phòng điện tử ngày càng trở nên “hot”. Nó đáp ứng được nhu cầu muốn cải thiện môi trường làm việc, nâng cao hiệu suất công việc mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng muốn. Và để sử dụng được văn phòng điện tử thì doanh nghiệp cần có đủ các yếu tố sau:

Hệ thống mạng máy tính hay thiết bị điện thoại thông minh có kết nối internet

Vì là văn phòng điện tử nên yêu cầu đầu tiên của nó là phải sử dụng mạng trực tuyến, có kết nối internet, nên doanh nghiệp cần đảm bảo có đủ trang thiết bị, cơ sở vật chất được đồng bộ, các nhân viên phải có điện thoại, có thể kết nối internet và mạng internet mà doanh nghiệp sử dụng phải đủ mạnh để mọi nhân viên đều kết nối dễ dàng. Đây là yếu tố quan trọng để mọi người trao đổi, liên lạc với nhau thuận tiện qua hệ thống phần mềm văn phòng điện tử.

Đội ngũ nhân viên có trình độ cơ bản về tin học văn phòng

Có trình độ cơ bản về tin học văn phòng sẽ giúp các nhân viên nhanh chóng sử dụng văn phòng điện tử dễ dàng, tiết kiệm thời gian làm quen. Các phần mềm công nghệ hiện nay đều được thiết kế trực quan, thân thiện với người dùng nên việc biết cách sử dụng chúng cũng trở nên đơn giản miễn là nhân viên đạt chuẩn trình độ cơ bản về tin học văn phòng.

Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm văn phòng điện tử uy tín

Đây là yếu tố quyết định doanh nghiệp có ứng dụng văn phòng điện tử thành công hay không. Bạn nên lựa chọn nhà cung cấp phần mềm công nghệ uy tín, chuyên nghiệp, có chế độ hỗ trợ tốt, đã từng triển khai cho nhiều doanh nghiệp để tăng độ tin cậy.

Hiện nay, có không ít đơn vị cung cấp phần mềm văn phòng điện tử, tuy nhiên doanh nghiệp có thể tham khảo nhà cung cấp SmartOSC DX để được tư vấn, triển khai. Đây là một công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông đã có hơn 16 năm kinh nghiệm xây dựng, triển khai các giải pháp công nghệ khác nhau trên mọi lĩnh vực cho hàng trăm nghìn doanh nghiệp trên toàn cầu như: Baemin, LG, Sony, Daikin….

Với vô vàn phần mềm công nghệ tân tiến như Zoho CRM, Zoho People, E-Office, FM…. của SmartOSC DX có thể đáp ứng bất cứ yêu cầu nào của mọi doanh nghiệp, đảm bảo triển khai hệ thống phần mềm văn phòng điện tử cho tổ chức thành công trong thời gian ngắn.

 Sử dụng phần mềm công nghệ hỗ trợ gia tăng hiệu quả làm việc trong văn phòng điện tử ngày hôm nay

Nâng cao hiệu quả làm việc nhờ văn phòng điện tử luôn là khao khát của nhiều doanh nghiệp. Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn đọc hiểu hơn về văn phòng điện tử và hiểu cách nâng cao hiệu suất làm việc từ hệ thống này.