Chuyển Đổi Số

Những Điều Cơ Bản Về Chuyển Đổi Số Trong Doanh Nghiệp

Chuyển đổi số hiện nay được xem là xu thế chung của thế giới hiện đại. Phong trào này được nổi lên ở nước ta tạo ra làn sóng mạnh mẽ chưa từng có trong lịch sử. Vào ngày 18/5/2016, Thủ tướng chính phủ đã phê duyệt phương án cho Đề tài hỗ trợ sinh thái khởi nghiệp quốc gia đổi mới quốc gia tới năm 2025, hệ sinh thái khởi nghiệp đổi mới và sáng tạo quốc gia được xếp hàng 15 hệ sinh thái khởi nghiệp đổi mới sáng tạo nổi bật bậc nhất khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. 

Để có thể đạt được những mục tiêu này, các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần tạo ra sức bật nhằm phát triển cùng với đó cốt lõi là việc chuyển hoá doanh nghiệp trên mọi phương diện. Tuy nhiên, các doanh nghiệp ắt hẳn sẽ còn gặp nhiều khó khăn trong việc thực thi sứ mệnh này. Bài viết dưới đây, SmartOSC DX sẽ chỉ ra cho bạn những điều cơ bản về chuyển đổi số trong doanh nghiệp mới nhất năm 2021. 

Thế nào là chuyển đổi số?

Lịch sử

Khái niệm và nguồn gốc của chuyển đổi số – Digital Transformation được bắt đầu xuất hiện vào những năm cuối 1990 đầu thế kỷ XXI, thời điểm Internet bắt đầu phổ biến xuất hiện trên toàn cầu, giúp cho công ty  có thể dễ dàng hơn khi áp dụng các quy trình tự động hóa. Chính vì thế; hệ thống quản lý cũng cần được cập nhật sao cho phù hợp với tiến bộ khoa học kỹ thuật và hệ điều hành vận hành mới. Điều này đã thôi thúc doanh nghiệp thay đổi các thông tin được lưu trên giấy tờ sang dạng  số hóa; lưu trữ bên trong ô cứng trên máy tính chung. Đó là sự khởi đầu của Digital Transformation mà chúng ta biết tới ngày nay. 

Khái niệm

Khi các ứng dụng công nghệ được len lỏi vào bên trong mọi hoạt động đời sống theo nguyên lý bộ não viết ra phần mềm mềm tới phần mềm điều khiển điện tử tới điện tử điều khiển điện hay điện điều khiển cơ khí. 

Có rất nhiều định nghĩa để nói về quá trình chuyển đổi số, theo góc nhìn của chúng tôi: Chuyển đổi số là quá trình số hóa giao dịch trao đổi của doanh nghiệp khách hàng hay còn gọi là số hóa đơn hàng. Ví dụ, qua mỗi đơn hàng, công ty sẽ thu về được những thông tin cơ bản từ khách hàng gồm: tên, tuổi, địa chỉ, học vấn… đơn hàng này do sale thực hiện và trải qua bao nhiêu bước. Qua đó, bộ phận kho, kế toán và chăm sóc khách hàng sẽ đưa ra cách xử lý sao cho hợp lý và đơn hàng được giao tới tay khách hàng bằng cách tối ưu nhất. 

Ví dụ

• Quy trình đơn đặt hàng trong sản xuất của công ty sản xuất: Nhận đơn hàng được sản xuất -> kiểm tra khả năng đáp ứng -> báo giá số lượng đáp ứng cho đơn hàng -> Nhận tiền thanh toán -> Xác nhận phương thức sản xuất -> Công nhân, máy móc được thực hiện sản xuất -> QC (kiểm tra chất lượng) -> Vận chuyển đơn hàng và giao hàng cho khách hàng. 
• Quy trình chi tiết về đơn hàng của công ty trên sàn thương mại điện tử: Khách hàng đặt hàng qua Web, Facebook, Zalo -> Nhân viên xác nhận -> COD -> Trả hàng cho khách -> Bưu điện trả lại tiền cho doanh nghiệp. 

Mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ đưa ra cho ta một quá trình riêng khi ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số là khác nhau. Theo nhận định của chúng tôi thì doanh nghiệp nào có bộ phận chính trong việc tác động tới doanh thu lớn thì ứng dụng chuyển đổi số phần đó lớn nhất. Doanh nghiệp nhìn chung và sàn thương mại sẽ chuyển đổi số hoạt động theo hướng marketing – bán hàng – chăm sóc khách hàng, doanh nghiệp sản xuất cần ưu tiên sản xuất bộ phận sản xuất, công nhân và phương tiện máy móc. 

Cơ hội

Chuyển đổi số hay còn gọi là chìa khóa vàng cho vấn đề này. Bạn cũng có thể tưởng tượng một chức năng của công nghệ khi được sinh ra với chi phí đầu tư chỉ là 4 hoặc 5 triệu đồng nhưng phục vụ giúp hàng nghìn khách hàng, nếu mà sử dụng nhân lực thì việc này quả là rất mất thời gian và tổn hại rất nhiều tới sức khỏe. Việc này sẽ tối ưu được hiệu suất làm việc; qua đó nhằm tăng doanh thu cho quý công ty lên gấp nhiều lần. Đây chính là giá trị lớn nhất mà doanh nghiệp nhận được khi thực chuyển số hóa. 

Lộ trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Bước 1: Tổng quan thực trạng của doanh nghiệp

Đây được xem là bước mở đầu của mọi dự án chuyển đổi số, khi doanh nghiệp sẽ tự đánh giá về cơ cấu cho quá trình vận hành, tài chính, công tác nhân sự. Qua đó dễ dàng kiểm tra được khả năng thích ứng với Digital Transformation và đưa ra những phương án tiếp theo, tại bước này các nhà lãnh đạo và chủ doanh nghiệp cần xác định rõ chiến lược kinh doanh, thị trường khách hàng mục tiêu. 

Bước 2: Đề ra kế hoạch

Sau khi đã đề ra được chiến lược cho doanh nghiệp, đây cũng là lúc bản kế hoạch về chuyển đổi số sẽ được tạo lập nên, dựa vào một số tiêu chí sau:

• Văn hóa công ty
• Mục tiêu kinh doanh
• Khả năng huy động tài chính
• Đánh giá rủi ro
• Thử nghiệm
• Phản hồi từ những bộ phận
• Áp dụng công nghệ
• Đánh giá hiệu quả

Điều hết sức quan trọng mà doanh nghiệp cần hình thành được: các quy trình tạo đơn hàng gồm các thành tố, bộ phận doanh nghiệp, chuỗi cung ứng, điểm bán, phân phối. 

Bước 3: Chuẩn bị về tổ chức

Để quá trình chuyển đổi số này được diễn ra một cách thuận lợi, công ty cần phải thành lập nên bộ phận chuyên trách cho mảng công nghệ. Các nhân sự của bộ phận này cần có các kỹ năng nhằm nâng cao về mặt công nghệ và lộ trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các nhà lãnh đạo công ty cần tạo ra những chính sách hợp lý, kích thích khả năng giúp sáng tạo do bộ phận này phát triển, hoan nghênh sáng kiến đóng góp cho công ty. 

Bước 4: Tiến hành số hóa dữ liệu

Doanh nghiệp bắt đầu bắt tay vào quy trình chuyển đổi số ở bước này. Các dữ liệu sẽ được chuyển đổi dần từ tài liệu giấy sang dạng kỹ thuật số. Ví dụ, ghi cập nhật thông tin đã giao dịch của khách hàng với công ty lên File Excel, hay lưu trữ tạo các phần mềm bán hàng, CRM, kế toán… Có một thực tế rất phổ biến hiện nay tại nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ là khi phần đa chỉ lưu dữ lịch sử đơn hàng cuối cùng tại phần mềm kế toán, các trạng thái đơn hàng như: sale trao đổi với khách được mấy lần, marketing tạo ra bao nhiêu đơn hàng từ nguồn nào lại không được lưu giữ, tổng hợp dẫn tới không thể đong đo cân đếm được hiệu quả, chính xác về cách tối ưu giữa các bộ phận. 

Bước 5: Giai đoạn tích hợp dữ liệu

Đây được gọi là bước mà các doanh nghiệp cần phải tập trung dữ liệu nhằm sử dụng một cách hiệu quả, giúp giảm thiểu một số công đoạn bị lặp đi lặp lại. Ví dụ: Các công ty có rất nhiều phần mềm khác nhau:

• Bộ phận kế toán được sử dụng một kiểu phần mềm – đơn hàng cũng cần được lặp đi lặp lại. 
• Bộ phận kho cũng cần 1 phần mềm – nhân viên kho cập nhật thông tin đơn hàng như đơn hàng kế toán. 
• Bộ phận sale và marketing cũng dùng chung 1 phần mềm để quản lý thông tin khách hàng. 

=> Nhiệm vụ để doanh nghiệp có thể giải quyết bài toán chuyển đổi số hiệu quả là làm thế nào chỉ cần thông tin đơn hàng đó được cập nhật 1 lần và hệ thống sẽ sử dụng chung được. 

Bước 6: Khai thác nguồn dữ liệu

Khi dữ liệu đủ lớn, doanh nghiệp cần phải làm các báo cáo Business Intelligence nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động vận hành của mỗi doanh nghiệp. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp đã hình thành các bộ quy trình vận hành chuyên nghiệp và tối ưu hoạt động hiệu quả kinh doanh của công ty được thông qua bộ chỉ số cũ, mở rộng thêm các tính năng thông minh từ công nghệ giúp đạt năng suất tối đa. 

Bước 7: Sử dụng AI – Artificial Intelligence

Khi bước vào giai đoạn này, dựa vào các dự đoán từ bộ phận dữ liệu đủ lớn có thể giúp dự đoán – dự báo các khía cạnh thông tin có thể xảy ra trong tương lai. Doanh nghiệp cũng có thể bắt đầu ứng dụng các công nghệ cao như: IoT – tự động hóa sản xuất, các ứng dụng tự động hóa khác như: NLP – Xử lý ngôn ngữ tự nhiên; Blockchain – các giao dịch chuỗi khối nhằm giảm bớt công đoạn thủ công bằng tay, làm gia tăng năng suất. 

Giải pháp chuyển đổi số

• Hệ thống hoạch định tài nguyên cho doanh nghiệp: đây là phần mềm tích hợp các giải pháp về việc quản lý tài chính, nhân sự và sản xuất… vào một hệ thống duy nhất. Thông tin bên trong sẽ được di chuyển thông suốt và mang tính bổ trợ cho nhau. 
• Ứng dụng điện toán đám mây: Dữ liệu sẽ được lưu dữ trên internet thay vì sử dụng trên máy tính. Nó cũng có thể bao gồm dịch vụ xử lý thông tin trực tuyến ngay trên mạng. 
• Giải pháp phân tích dữ liệu; Phân tích dữ liệu có sẵn từ hoạt động của doanh nghiệp. Dựa vào đó giúp tìm ra “Key Insight” nhằm lên kế hoạch cải tiến trong tương lai. 
• Ứng dụng vạn vật Internet (IoT): Sử dụng các cảm biến và phần mềm đo lường nhằm thu thập thông tin trong quá trình hoạt động của quý công ty. Hỗ trợ các bộ phận đưa ra cải tiến về chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ giúp nâng cao độ tin cậy của khách hàng. 
• Ứng dụng công nghệ Blockchain: Công nghệ được lưu dữ và truyền tải thông tin bằng các khối, được liên kết với nhau và mở rộng theo thời gian. Thông tin có thể chứa trong blockchain không thể thay đổi và chỉ có thể bổ sung khi có sự chấp thuận của bộ phận khác trong hệ thống. Công nghệ này có tiềm năng ứng dụng bởi tính bảo mật cao. 

Giải pháp marketing trong doanh nghiệp

Phương thức giúp vận hành số đồng thời thay đổi cách thức marketing của công ty hiện nay. Việc áp dụng các giải pháp CNTT giúp nâng cao hiệu suất và doanh thu cho các doanh nghiệp. 

• Hệ thống quản trị marketing đa kênh: Xây dựng các kênh tiếp thị sản phẩm trên nhiều nền tảng web; mạng xã hội; thương mại điện tử;… Mấu chốt của việc quản trị phương thức bán hàng này cần đảm bảo việc vận hành được thông suốt và mang tính minh bạch. 
• Giải pháp quan hệ khách hàng CRM: Dữ liệu của khách được thu thập giúp lưu trữ và phân tích; tạo nên mối quan hệ mật thiết nhằm khuyến khích họ quay trở lại sử dụng dịch vụ. Ngoài ra, quá trình phân tích khách hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng tìm ra nhóm khách hàng tiềm năng để có thể khai thác trong tương lai. 
• Hệ thống quản lý vòng đời quy trình khách hàng: Doanh nghiệp nên thêm vào các bộ phận Business Analyst, Customer Service nhằm khai thác, khơi gợi nhu cầu khách hàng và chăm sóc giữ chân khách hàng ở quá trình sau bán. Dùng phần mềm quản lý để không bỏ sót bất kỳ nguồn dữ liệu quan trọng nào của khách hàng. 

Lợi ích của việc chuyển đổi số

Tăng hiệu quả kinh doanh

Trước đây, việc lưu thông trong các doanh nghiệp còn chưa được thông suốt, do phần lớn là việc trao đổi số liệu giữa những bộ phận diễn ra thủ công. Do vậy, dễ dàng xảy ra mất mát, sai sót trong quá trình nhập liệu và trao đổi số liệu. Hơn thế, việc trao đổi thủ công bắt buộc phải có sự báo có lên bộ phận quản lý; sau đó tới các bộ phận, phòng ban khác. Điều này sẽ gây nên sự chậm trễ rất lớn trong quá trình kinh doanh, gây tổn hao nguồn lực cũng như chất xám của nhân sự. 

Chuyển đổi số giúp loại bỏ được những điều này. Việc tự động hóa trong mỗi doanh nghiệp sẽ giúp cho quy trình trở nên nhanh chóng, chính xác và đẩy mạnh hiệu quả cho quá trình kinh doanh. Hơn nữa còn giúp minh bạch hóa kinh doanh. Và qua đó doanh nghiệp sẽ tránh được các tiêu cực, thất thoát lãng phí hơn. 

Đưa ra quyết định chính xác hơn

Cùng với sự phát triển của công nghệ, những người lãnh đạo hiện nay có thể dễ dàng tiếp cận một số nguồn dữ liệu lớn; bao hàm cả thông số quan trọng trong doanh nghiệp. Mặc dù vậy, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách tận dụng nguồn dữ liệu hiệu quả này. Đó là bởi họ thiếu công cụ cần thiết; nhằm xử lý nguồn dữ liệu thành nguồn thông tin có thể được tận dụng; cải tiến doanh nghiệp. Các thông số được phân tích và so sánh rõ ràng với nhau, đưa đến bức tranh toàn cảnh về doanh nghiệp thời gian thực, hỗ trợ đắc lực dành cho nhà lãnh đạo trong quá trình hoạch định chính sách doanh nghiệp của mình. 

Cải thiện khả năng thích ứng với doanh nghiệp

Gần đây, đại dịch Covid 19 đã làm gây nên tác động lớn trên thị trường kinh doanh Việt Nam trong 2 năm qua; khiến cho rất nhiều doanh nghiệp thúc đẩy việc thực hiện tinh giản bộ máy do doanh thu thu sụt giảm cũng như gặp phải vô vàn khó khăn trong vấn đề đầu ra. Trong đó, vấn đề chính ở đây nằm mất định hướng do khó khăn ập tới bất ngờ mà doanh nghiệp không có sự chuẩn bị trước. Chuyển đổi số lúc này có thể là giải pháp tốt nhất. Đặc biệt, họ có các công cụ không mã hoặc mã thấp nhằm vận hành doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất. 

Thỏa mãn tốt hơn nhu cầu khách hàng

Trong quá trình cung cấp dịch vụ khách hàng, doanh nghiệp sẽ gặp phải rào cản hạn chế, giữa khả năng đáp ứng của doanh nghiệp với mong muốn của doanh nghiệp. Khi áp dụng Digital Transformation sẽ khuyến khích việc giao lưu giữa các tầng quản lý; đo lường sao cho tốt nhất cùng mức độ hài lòng của khách hàng và chất lượng sản phẩm; nghiên cứu và dự đoán thị trường. Thông tin càng nhanh thì độ chính xác càng cao, chỉ số chỉ ra mức độ kỳ vọng giữa khách hàng và doanh nghiệp từ đó tăng lên. 

Lợi ích khác mà chuyển đổi số mang lại

• Tối ưu nguồn lực, cắt giảm bớt dư thừa cho các khâu lặp lại, gia tăng tăng suất cho người lao động -> làm tăng lợi nhuận cho các doanh nghiệp
• Chuẩn hóa quy trình vận hành doanh nghiệp, tương tác qua lại sao cho hiệu quả trong nội bộ doanh nghiệp/ 
• Thông tin doanh nghiệp mang tới kịp thời, chính xác, nhanh chóng, báo cáo đều đặc đa chiều nhằm quản trị kịp thời. 
• Hỗ trợ lập kế hoạch dự phòng, rủi ro gặp phải một cách nhanh gọn. 
• Tăng cường khả năng tìm hiểu và thu hút nguồn khách hàng
• Tăng tốc độ đưa ra các sản phẩm, dịch vụ khi tung ra thị trường một cách nhanh chóng. 

Chuyển đổi số là bước đi tất yếu đối với mỗi doanh nghiệp, dành riêng cho các chủ doanh nghiệp, các nhà lãnh đạo đang muốn nắm bắt cách xây dựng cũng như lối kiến trúc CNTT tổng thể toàn diện nhất khi ứng dụng công nghệ SmartOSC DX. 

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều đơn vị chuyên cung cấp phần mềm, đưa ra giải pháp chuyển đổi số hợp lý song một trong những công ty làm việc chuyên nghiệp, trang bị đầy đủ kỹ năng, tư vấn 24/7 khi khách hàng cần chính là SmartOSC DX. Chúng tôi tự hào là đơn vị cung cấp phần mềm uy tín, lâu năm, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trên con đường chuyển đổi số tiến tới thành công của mình. Rất vui khi được đồng hành cùng quý khách hàng trong tương lai.