Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Những yếu tố cần thiết để doanh nghiệp xây dựng hệ thống văn phòng điện tử

Khi thời đại công nghệ 4.0 bùng nổ nên cũng sẽ kéo theo sự xuất hiện của nhiều ứng dụng, phần mềm nhằm đáp ứng những nhu cầu sử dụng của con người. Bao gồm nhiều tính năng tiện lợi, văn phòng điện tử hiện nay đã trở thành xu hướng của nhiều tổ chức, công ty, doanh nghiệp để đảm bảo hiệu suất quản lý và hiệu quả công việc, tiết kiệm thời gian và chi phí, giải quyết nhanh chóng các vấn đề thông qua phần mềm.

Trong bài viết này, SmartOSC DX xin giới thiệu đến bạn những yếu tố cần thiết để các tổ chức, doanh nghiệp có thể xây dựng được hệ thống văn phòng điện tử phù hợp nhất.

Văn phòng điện tử cắt giảm 90% chi phí vận hành cho doanh nghiệp 4.0

Hệ thống văn phòng điện tử là một phần mềm tích hợp đầy đủ các tiện ích nhằm phục vụ các nhu cầu về quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành hoạt động nội bộ, khởi tạo và quản lý các văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… Bộ công cụ văn phòng điện tử này được kỳ vọng sẽ cắt giảm lên tới 90% chi phí quản lý ẩn có trong doanh nghiệp.

Tiết kiệm ⅓ chi phí so với máy chấm công vân tay thủ công

Phần lớn các doanh nghiệp hiện đang áp dụng máy chấm công vân tay nhằm quản lý thời gian làm việc của nhân viên. Bên cạnh chi phí lắp đặt khoảng 5-10 triệu cho một máy chấm công vân tay loại tốt, doanh nghiệp phải đầu tư khá nhiều tiền vào chi phí bảo dưỡng định kỳ, sửa chữa khi hư hỏng, thậm chí là phải thay mới khi máy hoạt động không còn trơn tru để đảm bảo độ chính xác.

Ngoài ra máy chấm công vân tay tồn tại khá nhiều khuyết điểm như thiếu chính xác, nhân viên phải xếp hàng dài đợi chấm công gây mất thời gian, quản lý bảng công bằng file Excel dễ gây sai sót,…Toàn bộ chi phí sẽ được tiết kiệm vì cho bộ công cụ văn phòng điện tử E-Office, bao gồm phần mềm chấm công như nhận diện khuôn mặt FaceID, thậm chí còn không bằng 1 lần đầu tư vào máy chấm công vân tay.

Đối với các doanh nghiệp bán lẻ sở hữu số lượng lớn các chi nhánh, phần mềm chấm công di động thực sự sẽ là giải pháp tối ưu tiết kiệm số lượng chi phí lớn cho việc lắp máy chấm công cho từng cửa hàng.

Tiết kiệm khoảng 90% thời gian xử lý đơn từ, đề xuất

Theo các giới chuyên gia chỉ ra rằng “Trung bình 8 tiếng đi làm, nhân viên của bạn chỉ thực sự làm việc 3 tiếng, 5 tiếng còn lại là thời gian xử lý các loại giấy tờ, thủ tục nên bị xao nhãng bởi nhiều thứ khác…” Điều này đồng nghĩa cách quản trị bằng giấy tờ kiểu cũ khiến hiệu suất làm việc của nhân sự kém đi, chi phí nhân sự “dư thừa” cũng vì thế mà tăng lên đáng kể.

Hệ thống văn phòng điện tử cung cấp hơn 100 biểu mẫu E-Forms có sẵn giúp nhân viên khởi tạo các đơn từ, đề xuất một cách nhanh chóng. Trình ký – phê duyệt giấy dễ dàng ngay trên di động cá nhân, giảm tải được 90% thời gian cho các tác vụ, quy trình phê duyệt văn bản bằng thủ công.

Tiết kiệm đến 60% chi phí quản lý giấy tờ

Với số lượng công văn, giấy tờ không đếm xuể của một doanh nghiệp, để đảm bảo chúng không bị ẩm mốc theo thời gian, các tổ chức, doanh nghiệp cần phải đầu tư kệ đựng, bìa bảo quản, sổ phân loại và vô số những công cụ phục vụ cho việc lưu trữ khác. Tất nhiên số tiền đầu tư vào khoảng đó chẳng hề nhỏ.

Thực hiện vai trò số hóa trong doanh nghiệp tổng thể nhằm hướng  đến mục đích xây dựng văn phòng không giấy. Bộ công cụ E-Office sẽ giải quyết triệt để bài toán chi phí cho việc đầu tư giấy tờ, mực in, trang thiết bị lưu trữ bởi toàn bộ quy trình tạo đơn – phê duyệt – lưu trữ đều được quản lý hoàn toàn trên phần mềm văn phòng điện tử.

Những yếu tố cần thiết để doanh nghiệp xây dựng hệ thống văn phòng điện tử 

Chuẩn hóa hệ thống giấy tờ và quy trình xử lý nội bộ

Trước hết, doanh nghiệp cần chuẩn hóa lại toàn bộ hệ thống đang hoạt động và các giấy tờ, quy trình xử lý nội bộ của mình. Hơn thế nữa, phải phân rõ vai trò và quyền hạn của từng cá nhân trong một bộ phận để từ đó áp dụng việc phân quyền hiệu quả để chuẩn hóa các quy trình thực hiện theo đúng chức năng và nhiệm vụ.

Thời gian làm việc được tối ưu đồng nghĩa với năng suất nhân sự cũng được cải thiện. Hệ thống văn phòng điện tử E-Office còn tạo điều kiện trao đổi dễ dàng giữa các nhân viên và quản lý ngay dưới các nhiệm vụ, khuyến khích nhân sự chia sẻ tự do quan điểm, ý kiến để cải thiện chất lượng môi trường làm việc đội nhóm.

Xác định mô hình văn phòng điện tử phù hợp nhất với nhu cầu doanh nghiệp

Khi bắt đầu chuyển dịch sang sử dụng văn phòng điện tử, các doanh nghiệp cần tìm kiếm và lựa chọn hệ thống văn phòng điện tử lý tưởng, phù hợp với nhu cầu sử dụng. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều giải pháp công nghệ ra đời để giúp các công ty, doanh nghiệp hình thành nên văn phòng điện tử. 

Tuy nhiên mỗi phần mềm đều sẽ có các đặc điểm khác nhau nên không phải loại nào, mô hình văn phòng điện tử nào cũng phù hợp với nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, cần xác định chính xác nhu cầu và lựa chọn mô hình hoạt động phù hợp tính năng phần mềm văn phòng điện tử.

Ví dụ như có một phần mềm quản lý tài sản mang lại hiệu quả hoàn hảo cho những doanh nghiệp có quy mô lớn, được trang bị nhiều thiết bị dùng chung nhưng nó lại không thực sự cần thiết với những tổ chức có quy mô nhỏ như theo mô hình gia đình.

Lập và thực hiện các kế hoạch cụ thể

Khi lựa chọn hệ thống văn phòng điện tử phù hợp, các tổ chức, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch, triển khai và thực hiện điều này một cách chi tiết nhất. Có thể thương thảo với các đối tác trong việc cung cấp phần mềm số về các điều khoản hợp tác để  được hỗ trợ thực hiện giao dịch. Từ đó, doanh nghiệp sẽ nhận được sự theo sát, nắm bắt trong suốt quá trình triển khai.

Hướng dẫn, đào tạo sử dụng

Đa số các rào cản lớn trong việc ứng dụng phần mềm công nghệ vào vận hành doanh nghiệp thường đều đến từ phía nhân sự. Doanh nghiệp hãy dành thời gian đào tạo, hướng dẫn nhân viên chi tiết các cách sử dụng. Có thể thực hiện trong thời gian khoảng 1 tuần – 1 tháng để đội ngũ của bạn làm quen thao tác và trở nên yêu thích sử dụng sau khi đã hiểu rõ tính ứng dụng của phần mềm.

Đo lường và đánh giá kết quả

Sau khi áp dụng hệ thống văn phòng điện tử vào doanh nghiệp, bạn hãy theo sát và đánh giá hiệu quả của bộ công cụ văn phòng điện tử E-Office đã mang lại cho doanh nghiệp để có thể xác định rằng đó có phải là sự lựa chọn lâu dài và chất lượng hay không?

Kết Luận

Hiện nay trên thị trường đã cho ra đời nhiều loại phần mềm văn phòng điện tử, song để tìm được một hệ thống văn phòng điện tử hợp lý với tài chính, có cách sử dụng đơn giản và phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp thì đừng quên nhấc máy gọi tới chúng tôi. Phần mềm đến từ công ty chúng tôi với tiêu chí hàng đầu tại Việt Nam và giao diện khá thân thiện với người dùng, chắc hẳn E-Office là lựa chọn mà các tổ chức, doanh nghiệp đang tìm kiếm hiện nay. 

Hy vọng bài viết trên của SmartOSC DX đã giúp bạn đọc xác định được hệ thống văn phòng điện tử và có thể tìm ra cho doanh nghiệp một hệ thống phù hợp nhất. Liên hệ ngay với SmartOSC DX nếu còn gặp khó khăn với vấn đề này.