Quản Lý Nhân Sự - HRM

Những Điều Cần Biết Khi Onboarding Nhân Viên Mới

Onboarding nhân viên mới là bước đào tạo nhập môn giúp nhân viên tự tin hơn khi bắt đầu công việc. Một công ty sở hữu quy trình onboarding chuẩn là cách chứng tỏ sự chuyên nghiệp và đề cao nhân tài của doanh nghiệp. Đây cũng chính là lý do tiêu biểu khiến hầu hết các doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt những doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khách sạn, nhà hàng thường rất chú trọng đến onboarding.

Tầm quan trọng của onboarding nhân viên mới

Onboarding có thể hiểu nôm na là quá trình nhập môn cho nhân viên mới giúp họ hòa nhập và điều chỉnh sao cho hài hòa với môi trường mới trong công ty từ phương diện công việc đến văn hóa của từng doanh nghiệp.

Trong quá trình onboarding, nhân viên mới từ đó sẽ học được kiến thức, thái độ cũng như kỹ năng, hành vi của các tiền bối đi trước. Họ hòa nhập càng nhanh thì công ty càng có lợi do kết quả công việc sẽ tốt hơn và những thành tựu đóng góp cho doanh nghiệp nhiều hơn.

Mỗi doanh nghiệp sẽ có quy mô và quy trình onboarding khác nhau. Nó phụ thuộc khá nhiều vào tấm lòng sẵn sàng giúp đỡ của những nhân viên cũ. Chương trình định hướng và kế hoạch onboarding nên được giới thiệu bằng văn bản chi tiết và rõ ràng nhất có thể.

Tuy nhiên, đa số nhân viên khi mới đến công ty lại quan tâm nhiều hơn đến những vấn đề nhỏ nhặt như sự chào đón của các nhân viên cũ, chỗ ngồi của họ hoặc thậm chí họ lo lắng liệu rằng có ai đi ăn trưa cùng họ hay không. Vì vậy, một kế hoạch onboarding chất lượng cần hiểu được sự lo lắng của nhân viên mới và có kế hoạch cụ thể từng chi tiết nhỏ nhặt nhất.

Lợi ích của onboarding cho nhân viên mới

• Rút ngắn khoảng cách trình độ và tạo quy trình đồng nhất giữa nhân viên cũ và mới
• Nhân viên mới nhanh quen với công việc và dễ dàng vào guồng làm việc của công ty, tiết kiệm được tối đa chi phí đào tạo
• Giúp các đồng nghiệp gần gũi với nhau hơn tránh sự bỡ ngỡ cho nhân viên mới
• Tạo quy trình tuyển dụng và đào tạo đồng bộ giữ nhân tài cho doanh nghiệp
• Thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh của công ty và xây dựng văn hóa, mối quan hệ lành mạnh giữa đồng nghiệp

Quy trình onboarding nhân viên mới chuyên nghiệp

Quá trình onboarding có thể kéo dài 1 tới 2 ngày hoặc trong 1 tuần đầu làm việc khi nhân viên mới đến công ty. Doanh nghiệp cần chuẩn bị quy trình này ngay từ giai đoạn bắt đầu tuyển dụng và kéo dài khoảng 2 đến 3 tháng sau khi nhân viên mới kết thúc thời gian thử việc.

Giai đoạn Pre-Onboarding

• Chuẩn bị đồ dùng cần thiết cho nhân viên mới đến công ty sẽ tạo không khí thoải mái và thân thiện hơn khi họ bắt đầu làm việc ở công ty. Một số gợi ý bạn có thể tham khảo như sau:
• Chuẩn bị bút viết và sổ tay
• Chuẩn bị đầy đủ văn bản thông tin về công việc, văn hóa nội bộ, môi trường làm việc
• Chuẩn bị đồng phục công ty
• Chuẩn bị hợp đồng lao động, hồ sơ nhân viên và các giấy tờ liên quan
• Chuẩn bị sẵn chỗ ngồi, trang thiết bị cần thiết cần cho công việc

Việc chuẩn bị sớm những vấn đề trên sẽ giúp nhân viên của bạn có nhiều thời gian trải nghiệm ngày đầu đi làm vui vẻ hơn thay vì chìm trong đống giấy tờ buồn chán. Ngoài ra, bạn cần thông báo cho tất cả nhân viên bộ phận về người sắp đến gia nhập vào đội nhóm mình. Điều này giúp họ sẽ có sự chuẩn bị tốt nhất về tinh thần và dành thời gian chào đón, hỗ trợ người mới một cách hiệu quả nhất.

Onboarding ngày đầu đi làm

Đây là giai đoạn quan trọng nhất để doanh nghiệp tạo ấn tượng tốt cho nhân viên. Nhìn chung, công việc không phải là vấn đề quan trọng nhất trong giai đoạn này. Các bước onboarding nhân viên mới doanh nghiệp cần thực hiện như sau:

• Bắt đầu bằng một chuyến dạo quanh văn phòng, giới thiệu các bộ phận liên quan. Dừng tại bộ phận làm việc và tiến hành chào hỏi, làm quen với đồng nghiệp
• Giới thiệu qua về quy chế chung của công ty bao gồm lương thưởng, phụ cấp và tiến hành ký hợp đồng
• Bàn giao bàn làm việc, đồ dùng, tài khoản hay các phần mềm hỗ trợ và cử nhân viên giúp nhân viên mới làm quen với chúng
• Cuối ngày có thể là một bữa tiệc nhỏ để nhân viên làm quen với mọi người trong bộ phận

Thời gian sau

Sau ngày đầu làm quen với công việc và đồng nghiệp, nhân viên mới cần được training để trang bị kiến thức một cách bài bản nhất nhằm phát huy tối đa trí lực hoàn thành công việc. Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần cử một người phụ trách trực tiếp có nhiệm vụ chỉ bảo, đốc thức và giải quyết những thắc mắc của nhân viên mới cũng như giúp họ quen dần với môi trường làm việc.

Trong giai đoạn 1- 3 tháng, bộ phận nhân sự nên liên lạc để chắc chắn rằng nhân viên mới cảm thấy hài lòng và có ý muốn gắn kết với công việc. Đây là giai đoạn quan trọng bạn cần thường xuyên chú ý đến những hoạt động của họ và gửi cho họ những đánh giá tốt về hiệu quả làm việc của bản thân trong giai đoạn đầu giúp họ có động lực hoàn thành công việc.

Sau 6 tháng là thời điểm doanh nghiệp có thể đánh giá nhân viên mới có thực sự phù hợp với văn hóa và yêu cầu của doanh nghiệp hay không. Nếu nhân viên ở lại làm việc, hãy tiếp tục hướng dẫn họ lên những vị trí mới bằng việc thảo luận các lộ trình phát triển tiếp theo.

Tạm kết

Onboarding nhân viên mới là bước khởi đầu giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng tốt cho nhân viên của mình. Điều cốt lõi của onboarding vẫn là tạo sự thân thiện và thoải mái giúp nhân viên nhanh chóng hòa nhập và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao đem lại giá trị cho doanh nghiệp. 

Hy vọng với bài viết trên đây, SmartOSC DX đã mang lại cho bạn cái nhìn cụ thể và chi tiết nhất về onboarding nhân viên mới cũng như thế nào là một quy trình onboarding chuẩn. Hãy đồng hành cùng chúng tôi để trang bị những kiến thức quan trọng nhất liên quan tới quản trị doanh nghiệp và quản lý nhân sự.