Quản Lý Nhân Sự - HRM

Phần Mềm HRM: Cánh Tay Nối Dài Của Nhà Quản Trị Nhân Sự

Nhân lực là nguồn lực chính tạo nên sức mạnh lâu dài cho doanh nghiệp. Có mô hình quản trị kết hợp với ứng dụng phần mềm tối ưu giúp nguồn lực đó được phát triển và phần mềm HRM được ví như cánh tay nối dài của nhà quản trị nhân sự. Hãy cùng SmartOSC DX tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Những khó khăn đối với bộ phận HR khi quản lý theo cách thức truyền thống

Thiếu tính chính xác khi đánh giá lương và phúc lợi cho nhân viên

Chế độ lương và phúc lợi luôn là thứ có tác động lớn đến năng suất làm việc và sự gắn bó của nhân viên đối với doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp lớn có số lượng nhân viên đông đảo, có nhiều chi nhánh làm việc khác nhau vẫn đang gặp khó khăn khi quản lý vấn đề này. Bởi họ vẫn quản lý chế độ lương và đãi ngộ theo hình thức truyền thống, sử dụng giấy tờ, bảng tính đơn giản để đánh giá lương cho hàng nghìn nhân viên gây ra nhầm lẫn, thiếu tính khách quan. Đồng thời, nhà quản lý bị quá tải khi phải theo dõi quá trình của toàn nhân viên trong doanh nghiệp để đánh giá năng lực, đưa ra quyết định về tiền lương, đãi ngộ. Đây xem như một trong những khó khăn lớn nhất mà quản lý gặp phải nếu vẫn duy trình hình thức quản lý truyền thống.

Thiếu sự đồng bộ, nhất quán giữa các phòng ban

Điểm yếu mà bất kể doanh nghiệp Việt nào cũng gặp phải là sự thiếu đồng bộ giữa các phòng ban, họ đã quen với việc làm việc độc lập không kết nối với các phòng ban khác mặc dù mọi bộ phận trong doanh nghiệp đều liên quan mật thiết với nhau. Nếu không liên kết các bộ phận lại, hiệu suất công việc sẽ đi xuống, chất lượng không được đảm bảo. Vì vậy, nó vô hình trung tạo thêm gánh nặng cho bộ phận HR là làm sao để kết nối các thành viên trong doanh nghiệp lại với nhau giúp quá trình thực hiện công việc hiệu quả hơn.

Bị quá tải trong việc quản lý thời gian, công việc của từng nhân viên

Quản lý theo cách thức truyền thống là không có sự can thiệp của công nghệ, mọi quy trình con người đều phải làm vì vậy, nhà quản lý sẽ mất rất nhiều thời gian để giám sát quá trình làm việc của từ người. Nếu là một doanh nghiệp lớn, bộ phận nhân sự sẽ bị quá tải, không thể quản lý thời gian và năng suất làm việc của từng người.

Điều phối, bàn giao công việc không triệt để

Điều này sẽ xảy ra khi khối lượng quá nhiều, nhà quản lý không thể hướng dẫn chi tiết công việc cho từng nhân viên, hay họ có một cuộc họp gấp chưa kịp bàn giao công việc cụ thể dẫn đến tình trạng hoạt động đi lệch hướng, làm chững lại quy trình quản lý… gây nhiều hậu quả khôn lường.

Phần mềm HRM- Cánh tay đắc lực của nhà quản lý

Tất cả những vấn đề nan giải trên sẽ được giải quyết khi doanh nghiệp ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự. Như tiêu đề, nó chính là cánh tay đắc lực của nhà quản lý giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp mà lợi ích thu lại hơn gấp nghìn lần. Ngoài tiết kiệm chi phí, thời gian thì phần mềm còn giúp nhà quản lý chủ động hơn trong công việc, dễ dàng kết nối nhân viên, tinh gọn mô hình quản lý… với nhiều lợi ích như vậy, thật không khó để nhận thấy nhiều doanh nghiệp đã chọn đầu tư vào phần mềm HRM hơn là phải thuê thêm rất nhiều nhân viên nhân sự.

Trên thị trường hiện nay, phần mềm quản lý nhân sự ngày càng được tối ưu hóa, có nhiều tính năng công dụng hiện đại hơn, được cung cấp bởi nhiều công ty khác nhau. Nhưng nhìn chung, bất kể giải pháp nào cũng phải hướng đến các mục tiêu như:

• Tối ưu hóa chi phí, nguồn lực, quy trình vận hành
• Hỗ trợ xử lý nhanh chóng các quy trình phục vụ cho chiến lược nhân sư (tuyển dụng, đào tạo và phát triển, lương – phúc lợi) nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh
• Nắm bắt thông tin, giúp nhà quản lý xử lý vấn đề hiệu quả nhất
• … 

Quản lý nhân sự toàn diện với phần mềm Zoho People

Trợ thủ đắc lực, tiêu biểu nhất của bộ phận HR trên thị trường hiện nay phải kể đến phần mềm quản lý nhân sự Zoho People, nó được coi như phần mềm “nhỏ mà có võ”. Giao diện thân thiện, hiện đại hỗ trợ người dùng tối đa, các tính năng được tích hợp nhỏ gọn chỉ trong một hệ thống đã giúp Zoho People chinh phục nhiều nhà quản lý nhân sự khó tính. Với những tính năng chính như: 

Quản lý thông tin nhân sự

Thay thế hình thức quản lý thông tin trên giấy tờ thủ công bằng việc số hóa thông tin nhân sự và xếp chúng vào hệ thống một cách khoa học. Điều này giúp nhà quản lý dễ dàng tra cứu, trích xuất thông tin và nhân viên cũng có thể theo dõi thông tin cá nhân của mình trên đó.

Quản lý quy trình tuyển dụng 

Hỗ trợ bộ phần HR từ quy trình lên chiến lược đến việc tự động hóa các bài đăng tin tuyển dụng lên các website được cài đặt từ trước. Ngoài ra, Zoho People có thể lọc hồ sơ ứng viên phù hợp với các tiêu chí đã đặt ra và gửi thông báo phỏng vấn đến ứng viên tự động.

Quản lý đào tạo 

Quản lý kế hoạch đào tạo, dự toán chi phí cần bỏ ra, sắp xếp lớp, thông báo đến học viên đều được hệ thống này thực hiện. Điểm đặc biệt của phần mềm này là có hệ thống học liệu đa lĩnh Quản lý đánh giá, xếp loại nhân viên

Cho phép bộ phận HR thiết lập tiêu chí đánh giá nhân sự theo KPI trên phần mềm. Còn lại, Zoho People sẽ dựa theo các tiêu chí đã cài đặt để tự động đánh giá chất lượng, hiệu quả làm việc của từng người.

Quản lý chấm công tiền lương

Theo dõi thời gian làm việc của nhân viên, số ngày đi, ngày nghỉ, làm thêm giờ… Đồng thời, phần mềm này còn tích hợp chức năng chấm công từ xa bằng nhận diện khuôn mặt – một hình thức quản lý nhân viên lý tưởng trong thời gian giãn cách, làm việc tại nhà. Dữ liệu về chấm công luôn được lưu trữ và thông báo hàng ngày đến người quản lý. Từ những dữ liệu về chấm công, sẽ là cở sở để phần mềm tự động tính lương và khi bảng lương đã hoàn thành sẽ được cập nhật trên cổng thông tin cá nhân của nhân viên và nó cũng tự động gửi bảng lương qua email cho người lao động.

Quản lý bảo hiểm xã hội

Chế độ bảo hiểm cho người lao động: BHXH, BHYT, chế độ phụ cấp, tăng lương… cũng được số hóa và lưu trữ trên hệ thống.

Báo cáo

Phần mềm sẽ phân chia ra làm nhiều quy trình báo cáo khác nhau, tùy vào sự tùy chỉnh của doanh nghiệp. Nó có thể báo cáo thông tin chấm công của nhân viên hàng ngày, báo cáo về tăng giảm nhân sự, thông báo sinh nhật nhân viên, báo cáo luân chuyển bộ phận… Hỗ trợ doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về nhân sự và luôn nắm bắt tình hình. 

Chức năng quản lý hệ thống

Chức năng này giúp nâng cao tính bảo mật như: phân quyền cho người sử dụng, phần quyền chỉnh sửa hay tải dữ liệu, phần quyền khai thác dữ liệu… Nó giúp những dữ liệu lưu trữ trên hệ thống được an toàn tuyệt đối. Nhân viên chỉ có thể tự động mở thông tin cá nhân của riêng mình để theo dõi, còn muốn truy cập các chức năng khác cần sự cho phép của nhà quản lý.

Đa dạng hóa các tính năng, mà lại được tích hợp nhỏ gọn trong một hệ thống đã giúp doanh nghiệp hợp lý hóa quy trình quản lý nhân sự và khai thai tối đa tiềm năng nhân viên. Có thể điểm qua vài lợi ích chính mà Zoho People đã mang lại cho doanh nghiệp:

• Tối ưu quy trình tuyển dụng
• Đánh giá chính xác năng lực nhân viên thông qua quá trình đào tạo
• Quản lý toàn diện lực lượng lao động
• Hiện đại hóa mô hình quản trị
• Tiết kiệm chi phí, thời gian
• Nâng cao sự cộng tác
• … 

Để có thể cạnh tranh với nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ trong và ngoài nước ở thời đại 4.0 này, phần mềm quản lý nhân sự chính là giải pháp tối ưu, hiệu quả nhất. Hãy ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự ngay hôm nay để trở thành doanh nghiệp bứt phá thành công, tạo nên thương hiệu cho doanh nghiệp. Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ ngay với SmartOSC DX qua số:  (+84) 24 710 8 1222 bạn sẽ được tư vấn ngay lập tức

Đăng ký sử dụng hoặc dùng thử phần mềm quản trị nhân lực Zoho People – giải pháp “vàng” trong làng quản trị hoàn toàn miễm phí trong 15 ngày tại đây.