Uncategorized

Phần Mềm Quản Lý Công Việc: Áp Dụng Sao Cho Hiệu Quả?

Có một lịch trình làm việc hợp lý, thời gian được sắp xếp khoa học, không phải ngày ngày đối mặt với áp lực vì công việc quá nhiều luôn là niềm mong ước của các nhân viên, nhưng lại là bài toán khó cho nhà quản trị. Và phần mềm quản lý công việc chính là lời giải cho vấn đề này. Nhưng để áp dụng nó hiệu quả lại không hề dễ dàng, SmartOSC DX sẽ chia sẻ với bạn đọc cách ứng dụng phần mềm quản lý công việc tối ưu nhất trong bài viết dưới đây.

Khi nào cần sự trợ giúp của phần mềm quản lý công việc

Thời điểm hiện tại, khoa học công nghệ đã có nhiều bước tiến vượt bậc, tạo ra rất nhiều sản phẩm công nghệ hỗ trợ đắc lực các hoạt động của con người. Với các doanh nghiệp cũng vậy, ngay từ khi thành lập hãy nhanh chóng ứng dụng công nghệ vào công việc nó sẽ giúp nâng cao hiệu quả, tối ưu chi phí. Phần mềm đầu tiên cần áp dụng, không gì khác ngoài phần mềm quản lý công việc. Thời điểm thích hợp nhất để áp dụng như đã nêu trên là ngay khi thành lập, nhưng cũng tùy vào mô hình doanh nghiệp hoạt động khác nhau mà thời điểm cần sự hỗ trợ của nó lại khác như:

• Khi khối lượng công việc tăng đột biến trong thời gian dài, nhân viên không kịp ghi nhớ, bỏ sót nhiều dự án.
• Nhân viên không chủ động hoàn thành công việc, phải được người quản lý thúc dục mới làm , trong khi đó nhà quản lý lại bị quá tải công việc, không có thời gian theo dõi tiến trình làm việc.
• Cùng lúc phải xử lý nhiều dự án, có nhiều bộ phận tham gia dẫn đến tình trạng các đầu mục công việc bị rối, chồng chéo lên nhau hay hàng ngày bộ phận nhân sự luôn phải xử lý hàng đống giấy tờ nhỏ lẻ.

Lợi ích nhận được từ phần mềm quản lý công việc

Chắc chắn ứng dụng một phần mềm công nghệ vào hoạt động sẽ mang lại nhiều lợi ích hơn khi chỉ sử dụng con người là nhân tố lao động chính. Phần mềm quản lý công việc cũng vậy, nó sẽ bao quát toàn bộ danh sách công việc, theo dõi, giám sát tiến độ thi công dự án, và đề xuất các kế hoạch sao cho hoạt động được triển khai hiệu quả, khoa học nhất.

Bên cạnh đó, nhân viên sẽ được cấp một tài khoản đăng nhập phần mềm, giúp họ chủ động theo dõi công việc, hoàn thành nó và trong quá trình làm việc, nếu xảy ra sai sót sẽ dễ dàng truy xuất trách nhiệm. Ngoài ra, tình hiệu quả làm việc nhóm cũng gia tăng, phần mềm quản lý công việc sẽ là phương tiện kết nối nhân viên, phòng ban trong doanh nghiệp, mọi công việc đều đề xuất trên hệ thống giúp việc trao đổi với nhau trở nên dễ dàng hơn. Và chỉ cần vài thao tác đơn giản, bạn đã có những dữ liệu thống kê chi tiết công việc qua bảng, biểu đồ mà không cần mất thời gian tính toán thủ công. Phần mềm sẽ tự động hóa quy trình đó, đưa ra con số chính xác, cụ thể nhất.

Những lưu ý khi lựa chọn phần mềm quản lý công việc

Trên thị trường, có vô vàn phần mềm quản lý công việc nhưng không phải phần mềm nào cũng phù hợp với doanh nghiệp. Tùy vào mô hình hoạt động, cách thức vận hành mà mỗi doanh nghiệp sẽ có lựa chọn riêng. Chính vì thế, bạn nên chú ý những vấn đề sau để áp dụng giải pháp quản lý công việc hiệu quả.

Lựa chọn phần mềm phù hợp với mô hình quản lý 

Mỗi doanh nghiệp sẽ có quy trình làm việc, mô hình quản trị riêng, nên sẽ có những yêu cầu khác nhau về phần mềm. Bởi vậy, để biết được phần mềm nào tương thích với hệ thống kinh doanh sản xuất bạn nên tham khảo nhiều nhà cung cấp để tìm ra giải pháp hợp lý đáp ứng về cả ngân sách lẫn tính năng.

Chọn phần mềm dễ sử dụng

Một phần mềm với giao diện bắt mắt, thao tác đơn giản sẽ mang lại trải nghiệm người dùng tốt hơn những phần mềm có nhiều công đoạn rườm rà, khó sử dụng. Vì không phải nhân viên nào cũng có chuyên môn cao về công nghệ. Doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm với tiêu chí đơn giản, dễ dùng nhưng vẫn mang lại hiệu quả cao.

Tối ưu chi phí

Cho dù phần mềm có hiện đại đến đâu thì giá cả mới là cái quyết định doanh nghiệp có sử hữu nó hay không. Hãy xem xét tổng thể doanh nghiệp về nhu cầu sử dụng, chất lượng phần mềm để đưa ra quyết định đúng đắn, tránh ham rẻ mà lựa chọn phần mềm không mang lại giá trị khi sử dụng hay mua phần mềm giá cao với quá nhiều chức năng thừa mà doanh nghiệp không cần đến sẽ cực kỳ lãng phí.

An toàn thông tin, bảo mật tốt

Ngoài vấn đề về giá cả, bảo mật thông tin luôn phải đặt lên hàng đầu. Tránh bị đánh cắp thông tin, bạn nên lựa chọn phần mềm quản lý công việc có nguồn gốc rõ ràng, tìm hiểu kĩ về nhà cùng cấp, xem hạn bảo hành… Điều này áp dụng cho tất cả phần mềm chứ không riêng gì phần mềm quản lý công việc.

Bài viết trên đã chia sẻ cho bạn đọc về phần mềm quản lý công việc và cách để áp dụng nó sao cho hiệu quả. Mong rằng những chia sẻ trên sẽ giúp doanh nghiệp tìm ra phần mềm phù hợp với doanh nghiệp của mình. Liên hệ với SmartOSC DX qua hotline (+84) 24 710 8 1222 để tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý công việc.

Hãy đăng ký trải nghiệm sử dụng phần mềm miễn phí 15 ngày tại đây