Quản Lý Nhân Sự - HRM

Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Chuyên Nghiệp Và Lời Ích Mang Lại

Nguồn lực quan trọng và có giá trị nhất trong công ty của bạn không phải là tòa nhà văn phòng hay nhà kho của bạn, mà chính là những người làm việc ở đó. Đó là lý do tại sao việc chăm sóc nhân viên của bạn và giúp họ làm việc tốt nhất có ý nghĩa kinh doanh. Như Richard Branson nổi tiếng đã từng nói: “Hãy quan tâm đến người của bạn và họ sẽ chăm sóc khách hàng của bạn. Đơn giản vậy thôi”. 

Phần mềm nhân sự giúp việc quản lý con người trở nên đơn giản, tiết kiệm cho bạn (và mọi người khác) rất nhiều thời gian. Tối ưu hóa thời gian và bạn có thể tập trung vào những điều giúp nhân viên của bạn luôn vui vẻ và tập trung vào công việc hiện tại. Hãy cùng SmartOSC DX tìm hiểu phần mềm quản lý nhân sự cần hội tụ những tính năng vượt trội nào nhé.

Phần mềm nhân sự là gì?

Nói một cách đơn giản nhất, phần mềm nhân sự – đôi khi được gọi là hệ thống quản lý nguồn nhân lực – là một công cụ giúp quản lý con người dễ dàng hơn. Nó thực hiện điều này bằng cách giúp bạn theo dõi các nhiệm vụ, dữ liệu và quy trình liên quan đến quản lý con người. 

Nhiều doanh nghiệp nhỏ hơn có thể không nghĩ quản lý nhân sự là ‘nhân sự’ được liên kết với các công ty lớn hơn nhưng sự thật là, ngay khi bạn tiếp nhận một người nào đó, bạn có trách nhiệm với tư cách là một nhà tuyển dụng và điều này có nghĩa là quản trị viên phải quản lý. 

Một phần mềm nhân sự chuyên nghiệp cần hội tụ những tính năng gì?

Quản lý thông tin nhân viên

Các giải pháp quản lý nhân sự nên bao gồm một danh mục đầy đủ hồ sơ nhân viên có thể bao gồm thông tin cá nhân, lịch sử công việc và tiền lương, chi tiết ngân hàng và thuế, kế hoạch bảo hiểm, yêu cầu nghỉ việc, lịch sử kỷ luật, phản hồi về hiệu suất hoặc bất kỳ trường tùy chỉnh nào khác quan trọng đối với công ty. 

Điều này giữ cho tất cả thông tin của nhân viên của bạn được liên kết với hồ sơ chính, để dễ theo dõi và báo cáo. 

• Hồ sơ nhân viên và cơ sở dữ liệu
• Cổng tự phục vụ của nhân viên
• Công việc lịch sử
• Sổ tiền lương
• Lịch sử kỷ luật
• Các gói bảo hiểm
• Chi tiết về Ngân hàng và Thuế
• Thời gian nghỉ đã sử dụng và tích lũy

Tuyển dụng và thuê ngoài

Một phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ tất cả các trách nhiệm nhân sự trong suốt vòng đời của nhân viên. Phần mềm quản lý nhân sự hoàn toàn có thể hợp lý hóa quy trình tuyển dụng cho các bộ phận nhân sự với các tính năng của hệ thống nhân sự tự động. 

Các doanh nghiệp có thể dễ dàng đăng tuyển dụng lên nhiều trang web và kênh truyền thông xã hội, thậm chí sử dụng phần mềm Zoho People để tạo bản mô tả công việc. Khi các thông tin đến, hệ thống theo dõi ứng viên có thể tự động chấp nhận (và từ chối) các ứng viên dựa trên các tiêu chí đã định trước.

•  Tuyển dụng việc làm
•  Mô tả công việc
•  Đăng tuyển dụng trên bảng
•  Tuyển dụng xã hội
•  Đánh giá ứng viên
•  Hệ thống theo dõi người nộp đơn (ATS)
•  Sàng lọc trước ứng viên
•  Phản hồi tự động
•  Phần mở rộng Mời tuyển dụng
•  Kiểm tra lý lịch
•  Giới thiệu

Quản lý nhân tài

Các chương trình này có thể đưa ra phản hồi tự động, hoặc bộ phận nhân sự có thể đánh giá dựa trên phân tích do phần mềm cung cấp. Tùy thuộc vào hệ thống, phản hồi về hiệu suất của nhân viên có thể được hiển thị cho lực lượng lao động thông qua trang tổng quan hoặc một số loại giao diện khác. 

Điều này giúp loại bỏ sự cần thiết phải thông báo cho nhân viên về bất kỳ đánh giá nào qua email hoặc tham gia vào các cuộc họp đánh giá hiệu suất tốn nhiều thời gian.

•  Hiệu suất của nhân viên
•  Kiểm tra hành vi
•  Kiểm tra năng lực
•  Các chỉ số hiệu suất chính (KPI)
•  Nhận xét và phản hồi

Quản lý lợi ích

Quản lý lợi ích của nhân viên. Các tính năng phần mềm quản lý nguồn nhân lực của bạn phải tạo điều kiện thuận lợi cho quy trình làm việc và thông tin mang lại lợi ích. Ngoài ra, việc cho phép nhân viên đăng ký nhận các phúc lợi giúp giảm thiểu các sai sót và công việc không liên quan.

•  Quản lý lợi ích
•  Sức khỏe
•  Bảo hiểm y tế
•  Bảo hiểm nhân thọ
•  Kế hoạch nghỉ hưu
•  Bồi thường du lịch
•  Thời gian nghỉ trả phí .

Quản lý tài chính

Quản lý việc trả lương cho lực lượng lao động là một trong những nhiệm vụ không thể thiếu của bộ phận nhân sự. Thông qua việc sử dụng hệ phần mềm, doanh nghiệp của bạn có thể hợp lý hóa chức năng nhân sự thiết yếu này và đảm bảo tất cả nhân viên được trả công xứng đáng. Một số giải pháp sẽ cung cấp quản lý lương thưởng để đơn giản hóa việc lập kế hoạch tài chính của công ty bạn.

•  Lương bổng
•  Đền bù
•  Phần thưởng
•  Quản lý tiền lương
•  Sự công nhận của nhân viên

Quản lý thời gian và chấm công

Hệ thống Zoho People có thể cung cấp chức năng lên lịch ca làm việc và chấm công để đảm bảo tuân thủ các nhu cầu về nhân sự. Các giải pháp phần mềm nguồn nhân lực này có thể lên lịch cho nhân viên giữa các phòng ban, địa điểm và dự án. 

•  Đồng hồ vào / ra
•  Báo cáo thời gian
•  Theo dõi thời gian
•  Thanh toán dự án
•  Theo dõi ngoài giờ
•  Lập kế hoạch lực lượng lao động
•  Thời gian nghỉ trả phí (PTO)
•  Quản lý sự vắng mặt
•  Sinh trắc học
•  Lịch nghỉ lễ

Học tập và phát triển nghề nghiệp

Các khóa đào tạo và học tập là rất quan trọng để giữ cho lực lượng lao động của bạn luôn được cập nhật. 

Một số giải pháp quản lý nhân sự chuyên nghiệp cũng có thể liên kết với các hệ thống bên ngoài để giúp cung cấp nội dung khóa học cho nhân viên của bạn. Theo dõi các chứng chỉ mà nhân viên của bạn nắm giữ sẽ giảm thiểu các vấn đề về lập kế hoạch và nhân sự.

•  Quản trị khoa học
•  Quản lý chứng chỉ chuyên nghiệp
•  Kiểm tra và tùy chỉnh đào tạo
•  Học liệu Đa phương tiện
•  Tiêu chuẩn hóa nội dung
•  Quản lý hiệu suất

Kế toán

Các tính năng kế toán trong hệ thống HRM thúc đẩy việc lập kế hoạch tài chính và quản lý hóa đơn. Khả năng dự báo và lập ngân sách nhân sự củng cố và tập trung thông tin tài chính. Các tính năng của phần mềm nhân sự này giúp đơn giản hóa việc sản xuất ngân sách chính xác và phân tích kịch bản giả sử cho các khoản chi tiêu dựa trên nguồn nhân lực. Việc tự động hóa các khoản phải trả và khoản phải thu giúp đơn giản hóa việc lập hóa đơn, đặc biệt là đối với các công ty hợp đồng.

•  Kế toán
•  Lập ngân sách
•  Dự báo
•  Tự động hóa AP / AR

Tính năng kỹ thuật

Ngoài các yêu cầu về chức năng, điều quan trọng không kém là đánh giá các tính năng kỹ thuật của phần mềm Zoho People mà doanh nghiệp của bạn sẽ cần trong một hệ thống quản lý nhân sự. 

Điều này có thể bao gồm các khía cạnh liên quan đến công nghệ tiêu chuẩn như các tùy chọn triển khai và chức năng di động hoặc các tùy chọn quản lý liên tục như bảo mật, quản trị và hỗ trợ người dùng. Điều cần thiết là phải xem xét bí quyết kỹ thuật và cơ sở hạ tầng hiện có của doanh nghiệp bạn khi đánh giá loại tính năng này.

•  Quản lý tuân thủ
•  Ứng dụng di động
•  Môi trường triển khai
•  Bảo vệ
•  Hỗ trợ người dùng
•  Bảo trì

Lợi ích của việc sử dụng hệ thống quản lý nguồn nhân lực

Phần mềm nhân sự giúp bạn tiết kiệm thời gian

Lợi ích số một của hệ thống quản lý nguồn nhân lực là cách chúng giải phóng thời gian. Tự động hóa các nhiệm vụ quản lý con người tốn nhiều thời gian và bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để dành cho hoạt động thúc đẩy kinh doanh.

Việc cập nhật thông tin cơ bản của nhân viên có thể nhanh chóng trở thành cơn ác mộng nếu bạn dựa vào các thủ tục giấy tờ và tủ đựng hồ sơ. Hãy nghĩ xem, bạn mất bao lâu để tìm hiểu   các biểu mẫu yêu cầu nghỉ lễ để biết nhóm của bạn còn bao nhiêu thời gian nghỉ lễ?

Phần mềm nhân sự giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách giúp tự động hóa các quy trình đơn giản như trợ cấp ngày nghỉ,  theo dõi vắng mặt  và đào tạo. Nó cũng có thể giúp bạn hợp lý hóa các quy trình để tăng năng suất tổng thể   và quản lý công việc.

Nắm thông tin quan trọng trong tầm tay bạn

Mọi thứ bạn cần biết đều có sẵn ở một nơi trung tâm. Bạn sẽ không cần phải ghi nhớ các mã phức tạp hoặc mang theo các tệp nặng.

Bạn thậm chí không cần phải lo lắng về việc đăng nhập vào mạng công ty của mình, làm cho phần mềm nhân sự trở nên lý tưởng nếu bạn làm việc từ nhiều vị trí hoặc có một nhóm từ xa

Dữ liệu sẵn có giúp việc ra quyết định trở nên dễ dàng. Nó cũng làm cho khả năng ra quyết định kém vì bạn không dựa vào thông tin lỗi thời hoặc không đầy đủ.

Hơn nữa, phần mềm nhân sự phức tạp cho phép bạn đào sâu vào phân tích để giải quyết vấn đề và phát hiện xu hướng. Ví dụ, có một vai trò cụ thể nào đó có doanh thu cao không? Sử dụng phần mềm của bạn để tìm hiểu xem những người lao động đã nhận được đủ đào tạo hoặc có đủ một trong những người thân với người quản lý dòng họ. Phần mềm nhân sự giúp việc thu thập và truy cập dữ liệu này trở nên dễ dàng.

Phần mềm nhân sự giúp bạn phát triển nhân viên dễ dàng hơn

Phát triển nhân viên là nền tảng cho sự thành công lâu dài của doanh nghiệp bạn. Ngoài việc giúp bạn xây dựng lực lượng lao động có kỹ năng và hiệu quả hơn, nó còn tăng cường khả năng giữ chân nhân viên bằng cách thu hút nhân viên của bạn để họ ít có khả năng rời đi tìm việc ở nơi khác.

Theo dõi sự phát triển của nhân viên là một trong những lợi ích khác của hệ thống quản lý nguồn nhân lực. Bạn có thể sử dụng nó để ghi lại các đánh giá hiệu suất, các khóa đào tạo, mục tiêu và bằng cấp.

Phần mềm nhân sự thậm chí sẽ nhắc nhở bạn và người quản lý của bạn tổ chức thường xuyên từng người một và giúp bạn biến những cuộc họp này thành những cuộc trò chuyện huấn luyện ý nghĩa hơn . Điều này có thể giúp bạn tập trung vào sự phát triển nghề nghiệp của nhân viên; một yếu tố đã được chứng minh trong việc cải thiện sự gắn bó và giữ chân của nhân viên. 

Hệ thống quản lý nguồn nhân lực an toàn hơn

Thời của tủ đựng hồ sơ đã qua lâu rồi. Hoặc là họ? Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn đang giữ dữ liệu nhân viên nhạy cảm trong tủ hồ sơ. Bảo mật được cải thiện là một lợi ích đáng kể của hệ thống quản lý nguồn nhân lực và một lợi ích sẽ giúp bạn tuân thủ GDPR.

Phần mềm nhân sự dựa trên đám mây cũng bảo vệ dữ liệu nhân viên quý giá của bạn khỏi các thảm họa vật lý như lũ lụt hoặc hỏa hoạn; bạn có thể truy cập dữ liệu của mình từ mọi nơi bằng máy tính hoặc thiết bị của bạn. Hãy tìm các hệ thống như Zoho People của SmartOSC DX  có mức độ bảo mật cao mà chúng cung cấp để bảo vệ dữ liệu của bạn. 

Phần mềm nhân sự cung cấp cho bạn một giải pháp quản lý tài liệu đầy đủ từ việc biết ai đọc cái gì đến tăng năng suất bằng cách giảm bớt thủ tục giấy tờ.

Đây cũng là nơi dễ dàng truy cập để lưu trữ các tài liệu cũ, chính sách, sổ tay nhân viên và sổ tay đào tạo. Muốn một lợi ích khác? In ít tài liệu hơn có nghĩa là bạn sẽ trở thành một văn phòng không giấy .

Phần mềm nhân sự giúp bạn theo dõi nghỉ phép và ốm đau dễ dàng hơn

Gặp vấn đề với việc nghỉ ốm hoặc yêu cầu nghỉ phép hàng năm gấp rút có thể khiến một nhóm nhỏ bị đè bẹp. Phần mềm nhân sự giúp bạn thiết lập một hệ thống lập kế hoạch kỳ nghỉ dễ dàng truy cập và hiểu được cơ sở đằng sau mỗi lần vắng mặt.

Nhưng tốt hơn là một lịch được tôn vinh, hệ thống quản lý nguồn nhân lực tốt mang lại lợi ích cho bạn bằng cách tính toán các quyền lợi theo tỷ lệ, theo dõi thời gian nghỉ phép còn lại và giúp bạn quản lý các yêu cầu nghỉ lễ .

Phần mềm nhân sự cũng giúp mọi thứ dễ dàng hơn cho nhân viên – họ có thể yêu cầu ngày nghỉ bất cứ lúc nào, bất kể họ đang làm việc ở đâu. Kết quả? Không còn những  email lộn xộn, mất thời gian. Ai sẽ không muốn điều đó?

Trên đây là những tổng hợp tính năng ưu việt và lợi ích mang lại của phần mềm nhân sự. Mong rằng bạn sẽ chọn cho mình được 1 phần mềm nhân sự phù hợp với mô hình hoạt động của doanh nghiệp mình. Hiện nay SmartOSC DX tự vào là đơn vị hàng đầu Việt Nam và trên thế giới cung cấp phần mềm nhân sự trọn gói, chúng tôi cam kết sẽ làm bài phải ngạc nhiên và hài lòng với chất lượng và sự phục vụ tận tình của chúng tôi. Bạn cũng có thể đăng ký dùng thử phần mềm nhân sự Zoho People tại đây. Hoắc gọi cho chúng tôi theo Hotline: (+84) 24 710 8 1222 để được tư vấn.