Quản Lý Nhân Sự - HRM

So Sánh Các Hình Thức Chấm Công Hiện Nay

Chấm công là một hình thức theo dõi và giám sát thời gian làm việc của nhân viên cho doanh nghiệp. Sử dụng hình thức chấm công sẽ giúp cho bộ phận nhân sự giảm thiểu công tác quản lý và bộ phận kế toán có thể kiểm soát số giờ công để tính được tiền lương cho nhân viên công ty chuẩn sát. 

Khi sử dụng chấm công thì sẽ giúp cho các bộ phận có liên quan và cả cấp trên giám sát hiệu quả công việc, ý thức, thái độ của nhân sự trong công ty có đúng với quy định công ty đề ra hay không. Tuy nhiên, hiện nay có nhiều hình thức chấm công khác nhau, vậy đâu là hình thức tốt nhất và phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Hãy cùng SmartOSC DX tìm hiểu ngay qua bài viết sau đây.

Hình thức chấm công bằng thẻ giấy

Có một hình thức chấm công mà doanh nghiệp nên biết đó là chấm công bằng thẻ giấy, nhân viên sẽ thực hiện chấm công bằng cách đưa thẻ vào trong máy, sau đó máy sẽ in ra các ngày, tháng và giờ lên thẻ, chia cụ thể ra 3 ca làm việc khác nhau cho số ngày trong tháng. Vì vậy, mỗi nhân viên chỉ cần một thẻ chấm công cho tất cả các ngày trong tháng. 

Ưu điểm của hình thức chấm công bằng thẻ giấy

• Tiết kiệm thời gian làm thẻ từ hoặc làm dấu vân tay cho nhân viên mới mỗi khi vào nhận việc, không cần kết nối dữ liệu với máy tính 
• Không cần lắp ráp hay cài đặt các thiết bị công nghệ khác, tiết kiệm kinh phí và 
• Tốc độ khi in ra một thẻ chỉ khoảng 1 giây, nhanh chóng và tiện lợi
• Máy in linh hoạt, có thể di chuyển bất cứ đâu bạn muốn

Khuyết điểm của hình thức chấm công bằng thẻ giấy

• Mỗi thẻ sử dụng cho cả tháng, nên buộc nhân viên đi làm phải mang theo mỗi ngày, bất tiện đối với nhân viên
• Dễ dẫn đến việc gian lận, chấm công lẫn nhau của nhân viên
• Quá trình tổng hợp dữ liệu, thông tin bằng thủ công, nên sẽ mất thời gian cho bộ phận nhân sự và kế toán

Hình thức chấm công bằng thẻ từ 

Ngoài hình thức chấm công bằng thẻ giấy, hiện nay các doanh nghiệp áp dụng hình thức chấm công bằng thẻ từ với nhiều tiện ích hơn. Khi sử dụng phương thức chấm công này cần tiến hành lắp đặt máy chấm công thẻ từ để tích hợp với dữ liệu từ thẻ của nhân viên, và cả những thông tin cơ bản để được lưu trữ trong thẻ. Khi chấm công bạn chỉ cần đưa thẻ qua máy đọc, máy sẽ tự động lưu lại thời gian vào và thời gian ra khỏi công ty của nhân sự trên thẻ.

Ưu điểm của hình thức chấm công bằng thẻ từ

• Thời gian chấm công được thực hiện nhanh chóng chỉ trong khoảng 2 giây, giúp nâng cao hiệu quả và giảm thiểu thời gian tối đa cho doanh nghiệp vừa và lớn
• Với chất liệu của thẻ từ sẽ dễ dàng bảo quản so với việc sử dụng thẻ giấy để chấm công
• Khả năng tích hợp cùng phần mềm chấm công giúp cho các bộ phận quản lý nhân sự, bộ phận kế toán dễ dàng trong công tác tổng hợp và tính lương cho nhân viên
• Tránh xảy ra sai sót trong quá trình chấm công, làm bảng lương,…
• Có sẵn bộ nguồn dự phòng lưu trữ dữ liệu ngay cả khi mất nguồn điện đột xuất

Khuyết điểm của hình thức chấm công bằng thẻ từ

• Chi phí in thẻ cho từng nhân viên
• Bắt buộc người lao động phải mang theo thẻ đến công ty mới có thể chấm công
• Vẫn sẽ xảy ra gian lận chấm công hộ nếu không được quản lý 

Hình thức chấm công bằng dấu vân tay

Với hai hình thức chấm công bằng thẻ từ và thẻ giấy mặc dù có những ưu điểm riêng, nhưng vẫn có vài nhược điểm cần khắc phục. Và để giảm thiểu những khuyết điểm đó, hình thức chấm công bằng dấu vân tay ra đời. Phương thức này vô cùng dễ dàng, bạn chỉ cần đặt dấu vân tay vào máy chạm, máy sẽ sử dụng sinh trắc học vân tay và sẽ xác nhận được ngay nhân viên nào đang thực hiện chấm công. Dữ liệu cũng được lưu trữ và thống kê tiện ích.

Ưu điểm của hình thức chấm công bằng dấu vân tay

• Hạn chế được những gian lận trong quá trình chấm công vì mỗi nhân viên sẽ mang một dấu vân tay khác nhau
• Độ chuẩn xác trong quá trình xác nhận cao, máy thực hiện xác nhận công nhanh chóng
• Không tốn kém chi phí có liên quan đến việc phát hành thẻ từ, thẻ giấy

Khuyết điểm của hình thức chấm công bằng dấu vân tay

• Tay ẩm hoặc quá lạnh sẽ ảnh hưởng đến việc xác nhận chấm công
• Với những ai có dấu vân tay mờ sẽ không thể tạo lập được 

Hình thức chấm công bằng nhận dạng gương mặt

Cùng các tính năng tiên tiến hiện nay, ngoài sử dụng Face ID cho điện thoại, việc chấm công cũng dần hoàn thiện hóa và hiện đại với phương thức chấm công bằng gương mặt.

Ưu điểm của hình thức chấm công bằng gương mặt

• Ưu việt các vấn đề khó khăn, vướng mắc của những hình thức chấm công trước như việc quên thẻ, dấu vân tay hỏng…
• Nhận dạng chấm công nhanh, dễ dàng trong công tác thủ tục quản lý của những công ty có nhiều nhân sự
• Tích hợp với máy tính, usb…để xử lý các dữ liệu nhanh chóng, tiết kiệm thời gian cho bộ phận nhân sự, kế toán

Khuyết điểm của hình thức chấm công bằng gương mặt

• Chi phí lắp đặt tốn kém khá nhiều so với các hình thức còn lại
• Tốc độ xác nhận, xử lý dữ liệu chậm

Qua các thông tin so sánh những ưu điểm, khuyết điểm của các hình thức chấm công khác nhau, chúng tôi hi vọng bạn sẽ chọn được hình thức phù hợp với quy mô, ngân sách của doanh nghiệp mình. Hiện nay SmartOSC DX cũng đang cung cấp phần mềm quán lý nhân sự doanh nghiệp nhằm giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình quản lý nhân viên, Liên hệ theo số (+84) 24 710 8 1222 để nhận bạn dụng thử 15 ngày và tư vấn nhé.