Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Sự Khác Biệt Của Văn Phòng Điện Tử So Với Mô Hình Quản Trị “Giấy Tờ” Kiểu Cũ

Sự khác biệt của văn phòng điện tử so với mô hình quản trị “giấy tờ” kiểu cũ như thế nào? Tại sao đây là câu hỏi thắc mắc của rất nhiều người khi chưa ở đâu đưa ra những câu trả lời chuẩn xác. Cùng SmartOSC DX đọc ngay bài viết để xem sự khác biệt giữa hai kiểu mô hình này nhé!

Khái niệm văn phòng điện tử, mô hình quản trị “giấy tờ” kiểu cũ

Hiện nay, có rất nhiều khái niệm, định nghĩa về văn phòng giấy tờ kiểu cũ hay còn gọi là văn phòng truyền thống và văn phòng điện tử. Để bạn có thể có cái nhìn rõ nhất và phân biệt hai kiểu văn phòng này, chúng tôi đưa ra giải thích như sau:

Văn phòng truyền thống hay văn phòng quản trị “giấy tờ kiểu cũ”

Là mô hình văn phòng mang phương hướng truyền thống, có tính chất cố định, thuộc sở hữu, quản lý của một tổ chức, doanh nghiệp. Mô hình này được thiết kế cơ bản, sự phân chia trong không gian làm việc một cách rõ ràng và ít sử dụng đồ nội thất mang tính sáng tạo, ít sử dụng tới ứng dụng công nghệ. 

Văn phòng điện tử

Là phần mềm có sự tích hợp đầy đủ các ứng dụng để phục vụ cho nhu cầu quản lý và điều hành công việc dựa trên nền tảng công nghệ thông tin: Sử dụng các thiết bị kết nối Internet. Bản chất văn phòng điện tử là công cụ làm việc thay thế cho giấy tờ và các quy trình mang tính thủ công trong doanh nghiệp.

Tùy theo mô hình doanh nghiệp mà văn phòng điện tử có thể bao gồm các thành phần khác nhau, bởi trên thực tế, các hoạt động, công việc của văn phòng rất đa dạng. Vì vậy, văn phòng điện tử sẽ được lập trình và thiết kế theo các phân hệ chức năng để đáp ứng toàn diện những tiện ích và vận hành hiệu quả.

So sánh văn phòng điện tử và văn phòng quản trị bằng giấy tờ

Về vị trí

Mô hình văn phòng truyền thống sở hữu một địa chỉ làm việc và liên hệ của doanh nghiệp với khách hàng, trong khi đó văn phòng ảo địa chỉ chỉ là địa chỉ để giao dịch và đăng ký kinh doanh.

Tuy nhiên, vị trí văn phòng điện tử thường sẽ đắc địa hơn văn phòng truyền thống(với mô hình văn phòng điện tử thì chi phí sẽ được nhiều doanh nghiệp chia sẻ với nhau. Hệ thống văn phòng điện tử, người quản lý sẽ rất khó khăn trong việc quản lý nhân viên bởi vì bạn thường xuyên không ở đó.

Về chi phí

Sử dụng văn phòng điện tử là giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều chi phí như: Chi phí mua giấy tờ, bút mực, các công cụ lưu trữ tài liệu, hồ sơ, không gian lưu trữ, chi phí đi lại. Các nghiệp vụ đều được xử lý nhanh chóng và thuận tiện trên nền tảng công nghệ thông tin, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và có thể tập trung làm các công việc khác tốt hơn.

Còn với văn phòng truyền thống, bạn phải đầu tư nhiều vào việc như xây dựng văn phòng, nhân viên lễ tân trong nhiều tháng. Nói một cách khác là văn phòng truyền thống thường được thuê trong thời gian dài hạn – có thể là một hoặc nhiều năm dựa trên cơ sở được ký kết.

Nếu như bạn muốn chấm dứt hợp đồng thường phải bán cho chủ sở hữu ít nhất 3 tháng trước đó. Ngoài ra thì công ty/doanh nghiệp bạn phải chi trả một khoản phí thuê văn phòng rất lớn kể cả điện, nước, internet, văn phòng phẩm… Bù lại đó là bạn có thể xử lý công việc bất cứ lúc nào ngay cả khi ngày làm việc hoặc không làm việc.

Lựa chọn văn phòng điện tử là sự lựa chọn giúp tiết kiệm chi phí

Đây là sự khác biệt giữa văn phòng điện tử và văn phòng truyền thống lớn nhất. Nếu bạn đang tìm kiếm địa chỉ để đặt trụ sở hoặc bạn muốn mở rộng thị trường tại 1 nơi nào đó, hoặc doanh nghiệp bạn đang trong quá trình thăm dò thị trường,… thì việc lựa chọn mô hình văn phòng điện tử uy tín là sự chọn lựa hợp lý.

Bởi lẽ, Với văn phòng điện tử thì doanh nghiệp bạn tiết kiệm được tối đa chi phí bỏ ra khi thuê văn phòng. Ngoài chi phí bạn trả khi thuê dịch vụ này thì bạn không phải trả thêm bất kỳ chi phí phát sinh nào như điện, nước, internet, dịch vụ lễ tân,…. như khi thuê văn phòng truyền thống. Bạn chỉ cần chi trả chi phí thuê văn phòng điện tử hàng tháng với một số tiền cụ thể hàng tháng và thời hạn hợp đồng tối thiểu 6 tháng.

Về yếu tố không gian

Thay vì sử dụng hệ thống hồ sơ, tài liệu và sổ sách để quản lý công việc, quản lý nhân sự, văn phòng điện tử tạo ra một môi trường làm việc hoàn toàn khác biệt – môi trường “số hóa”. Mọi công việc, nghiệp vụ và tương tác đều được thực hiện qua các phương tiện điện tử.

Mọi người dùng đều có thể sử dụng văn phòng điện tử để truy cập, lấy thông tin, dữ liệu phục vụ công việc. Trên môi trường làm việc điện tử, tất cả các bộ phận dễ dàng thảo luận, trao đổi ý kiến, chia sẻ các thông tin và tài liệu nhanh chóng, kịp thời. Doanh nghiệp có thể thiết lập các cuộc họp trực tuyến dễ dàng, thuận tiện mà không nhất thiết phải có mặt trực tiếp tại văn phòng.

Còn đối với việc quản trị giấy tờ kiểu cũ thì không gian làm việc sẽ thoải mái nhưng với chi phí bỏ ra không hề nhỏ. Đồng thời bạn phải hợp đồng thuê văn phòng ít nhất 6 tháng, cùng với trang bị cơ sở vật chất tự sắm. Một chi phí khá lớn đấy chứ không phải chuyện đùa nếu như nguồn vốn còn eo hẹp. Bên cạnh đó thì sự sắp xếp nội thất trong văn phòng phải được sự cho phép của chủ sở hữu văn phòng.

Văn phòng điện tử giúp thiết lập hệ thống quản lý tập trung

Nếu như trước đây, để nắm bắt được tình hình công việc, bộ phận lãnh đạo và quản lý cần thu thập thông tin từ nhiều đầu mối khác nhau, rất mất thời gian và kém hiệu quả thì với văn phòng điện tử, tất cả có thể thực hiện qua hệ thống phần mềm theo từng cấp bậc.

Văn phòng điện tử tạo ra một hệ thống quản lý, liên kết chặt chẽ theo cấp từ cao xuống thấp khoa học. Người đứng đầu doanh nghiệp có thể dễ dàng phân công các công việc, nhiệm vụ cho nhân viên cấp dưới. Nhờ vậy, bộ máy hoạt động của doanh nghiệp sẽ được cơ cấu chặt chẽ và dễ giám sát, quản lý hơn.

Giúp tăng năng suất lao động và thúc đẩy số hóa doanh nghiệp

Áp dụng văn phòng điện tử là một trong những giải pháp quan trọng giúp nhân sự cải tiến công việc, xử lý các công việc theo hướng hiện đại, chuyên nghiệp và hiệu quả. Triển khai văn phòng điện tử thúc đẩy nguồn nhân lực phát triển theo hướng hiện đại và tối ưu năng suất lao động.

Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 bùng nổ và lan tỏa mọi lĩnh vực, sử dụng các giải pháp điện tử tại doanh nghiệp được coi là xu thế tất yếu. Văn phòng điện tử sẽ góp phần thúc đẩy doanh nghiệp thực hiện quá trình “số hóa” nhanh chóng và toàn diện hơn. 

Văn phòng điện tử sẽ đáp ứng doanh nghiệp với quy mô như thế nào?

Đối với quy mô của doanh nghiệp văn phòng điện tử phải đáp ứng được nhu cầu kết nối mọi người trong doanh nghiệp lại với nhau, một công cụ trung gian làm được mọi thứ như trao đổi, lưu trữ, quản lý xử lý công việc,… Đây đơn giản là một phần mềm có đầy đủ các tính năng để số hóa cách thức quản lý truyền thống, chúng ta sẽ thao tác trực tiếp ngay trên điện thoại hay máy tính đơn giản hóa quá trình thực hiện.

Một phần mềm văn phòng điện tử phải có: Quản lý Công việc và Dự án, Lịch tuần, Văn bản, Tài liệu, Hình Ảnh, Nhân sự, Truyền thông nội bộ,… để đáp ứng các nhu cầu đa dạng trong doanh nghiệp như luân chuyển tài liệu giữa các phòng ban, quản lý tiến độ công việc, lưu trữ văn bản tài liệu, trao đổi và xử lý công việc từ xa cho tới các nghiệp vụ khác. Tất cả những thứ này đều số hóa thành các module (hay còn được gọi là phân hệ chức năng) nhằm cung cấp cho người dùng các tiện ích phù hợp với nhu cầu.

Để sử dụng người dùng cần phải trả phí hàng tháng để nhà cung cấp duy trì quyền sử dụng, tuy vậy bạn sẽ không cần phải lo chi phí về hạ tầng, những gì bạn cần là một chiếc máy tính và điện thoại để chạy phần mềm trên một hệ thống đồng nhất.

Nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao trong quản lý công việc của doanh nghiệp, Công ty SmartOSC DX đã nghiên cứu và cung cấp giải pháp phần mềm văn phòng điện tử E-Office.

Là hệ thống quản lý văn thư, lưu trữ dữ liệu, văn bản được thiết kế với mục tiêu triển khai các mô hình quản lý phân tầng, nhiều cấp, E-Office không chỉ hỗ trợ công tác điều hành doanh nghiệp mà còn có thể thay thế cho các hệ thống quản lý khác nhau như: Thảo luận, thông báo, lên lịch công việc, biểu quyết,…

Trên đây là những thông tin cần thiết và mang tính tổng hợp giúp bạn có cái nhìn tổng quan nhất về việc sử dụng văn phòng điện tử hay văn phòng quản trị bằng giấy tờ cho doanh nghiệp của mình. Để có thể vừa tiết kiệm được không gian, thời gian cũng như góp phần bảo vệ môi trường, chúng tôi luôn khuyến khích doanh nghiệp thay đổi nhằm tạo ra bước ngoặt cũng như tiến sát hơn với cách mạng công nghệ 4.0 hiện nay.