Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Tại Sao Văn Phòng Điện Tử Được Ứng Dụng Nhiều Nhất Tại Việt Nam

Cuộc cách mạng 4.0 đang diễn ra trên phạm vi toàn cầu, tạo nên nhiều biến chuyển ở mọi mặt của đời sống kinh tế và xã hội. Với bối cảnh nền kinh tế Việt Nam hội nhập sâu rộng với nền kinh tế thế giới, những biến động từ cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 sẽ tác động lớn tới nền kinh tế Việt Nam nói chung và từng doanh nghiệp nói riêng. Cuộc cách mạng 4.0 bùng nổ mạnh mẽ đã và đang đòi hỏi doanh nghiệp phải tiến hành thay đổi, đổi mới hệ thống quản lý theo hướng hiện đại hóa. Chính vì thế, phần mềm văn phòng điện tử được ra đời giúp doanh nghiệp tháo gỡ những thắc mắc trở thành giải pháp thúc đẩy doanh nghiệp phát triển. Cùng SmartOSC DX đón đọc tại sao phần mềm văn phòng điện tử được phát triển mạnh như thế nhé!

Tại sao văn phòng điện tử trở nên thiết yếu và quan trọng tới vậy?

Xây dựng môi trường làm việc theo hướng hiện đại hóa

Nếu như mô hình văn phòng truyền thống là quản lý con người, quản lý tài liệu qua hệ thống hồ sơ, sổ sách đã trở nên quá quen thuộc với các doanh nghiệp trong nhiều thập kỷ qua; thì văn phòng điện tử lại mang đến một môi trường làm việc mới hoàn toàn khác biệt, nơi tất cả đều được số hóa cho phép sự tương tác điện tử không giới hạn phạm vi không gian, thời gian.

Hệ thống văn phòng điện tử cho phép quản lý con người, quản lý toàn bộ các công việc, hồ sơ… hoàn toàn trên hệ thống điện tử và các thao tác để đăng nhập hệ thống luôn đảm bảo nhanh chóng, thuận tiện. Trên môi trường làm việc điện tử, các cán bộ, nhân viên hoàn toàn có thể dễ dàng trao đổi ý kiến, cùng thảo luận, cùng chia sẻ, tìm kiếm thông tin, tài liệu một cách nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời. Thay vì các cuộc họp trực tiếp với những thứ quen thuộc như bàn, giấy, không gian chật chội, gò bó và đầy căng thẳng như trước đây; giờ đây, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể thực hiện các cuộc họp online ở bất cứ đâu, vào bất kỳ thời điểm nào mà không cần phải có mặt trực tiếp ở văn phòng làm việc.

Thiết lập hệ thống quản lý tập trung

Phần mềm văn phòng điện tử cho phép người đứng đầu doanh nghiệp, tổ chức có thể dễ dàng phân cấp, phân quyền, phân công từng công việc, nhiệm vụ rõ ràng cho từng nhân viên trong tổ chức của mình. Từ đó, việc quản lý công việc, quản lý chất lượng làm việc của các nhân viên cũng trở nên dễ dàng hơn.

Hệ thống quản lý tập trung chính là một trong những đòi hỏi công việc trong thời đại công nghệ số hiện nay, đặc biệt là với các doanh nghiệp quy mô lớn. Ví dụ về một văn phòng điện tử dành cho doanh nghiệp ngành xây dựng sẽ có các chức năng như:

• Quản lý đầu tư
• Quản lý công trình
• Quản lý cung ứng
• Quản lý kho
• Quản lý nhân sự
• Quản lý tài sản
• Quản lý công việc
• Quản lý tài chính
• Quản lý văn bản…

Nhìn vào chuỗi các chức năng này có thể thấy, phần mềm văn phòng điện tử mang đến một môi trường làm việc khoa học hơn, giúp các nhà quản lý có thể quản lý tập trung, giá, sát mọi công việc dễ dàng qua phần mềm quản lý.

Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực

Yêu cầu nâng cao chất lượng nguồn nhân lực trong thời kỳ công nghệ số đang là vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu hiện nay. Chính vì vậy, việc triển khai sử dụng phần mềm văn phòng điện tử chính là một trong những giải pháp thúc đẩy nguồn nhân lực phát triển theo hướng hiện đại hóa, giải phóng sức lao động, giúp người dùng giảm thời gian xử lý công việc và sử dụng thời gian làm việc một cách hiệu quả nhất.

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Đối với một văn phòng làm việc truyền thống thì mọi việc trao đổi công việc, tác nghiệp đều phải thực hiện theo cách thủ công, tức là phải trực tiếp đến tận nơi để xử lý, để trao đổi. Với văn phòng điện tử, mọi việc đều có thể trao đổi, quản lý, theo dõi công việc trên máy tính hoặc điện thoại thông minh. Thêm vào đó, văn phòng điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa chi phí văn phòng phẩm như giấy tờ, bút mực…

Một số ưu và nhược điểm khi sử dụng văn phòng điện tử

Xét về ưu điểm

Phân công và theo dõi tiến độ công việc dễ dàng

Với mô hình làm việc trên hệ thống online, văn phòng điện tử giúp người dùng có thể quản lý và phân công công việc dễ dàng trên hệ thống. Các nhà quản lý có thể giao việc, phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong tổ chức, giao hạn deadline và theo dõi tiến độ, chất lượng công việc của từng đối tượng theo báo cáo hằng ngày. Nhân viên có thể tiếp nhận công việc được giao nhanh chóng, liên tục cập nhật tình hình công việc/ tiến độ dự án.

Ngoài ra, ứng dụng văn phòng điện tử cũng là một phương pháp hiệu quả giúp người dùng bám sát tiến độ công việc, không bỏ lỡ thông tin quan trọng và phân bổ các công việc trọng tâm hợp lý. Từ đó giúp nâng cao hiệu quả làm việc tại đơn vị và năng suất cạnh tranh của tổ chức.

Tiết kiệm chi phí quản lý

Với hệ thống quản lý văn phòng điện tử, các đơn vị sẽ tiết kiệm được tối đa chi phí thuê nhân sự quản lý và bảo quản tài liệu. Nguyên do là bởi số lượng tài liệu giấy cần xử lý và lưu trữ được cắt giảm tối đa. Hầu hết các nghiệp vụ và tài liệu cần khai thác đều được chuyển sang quản lý dưới dạng dữ liệu số trên hệ thống phần mềm. Đơn vị không cần thuê văn thư quản lý. Cũng không cần tốn nhiều chi phí để thuê mặt bằng lưu trữ hay các chi phí bảo quản, phục chế tài liệu.

Thiết lập kho lưu trữ thông minh không giới hạn dung lượng lưu trữ

Một ưu điểm không thể không kể đến của văn phòng điện tử là cho phép các đơn vị doanh nghiệp xây dựng kho dữ liệu số. Điều này giúp việc khai thác và sử dụng tài liệu của nhân sự trong tổ chức trở nên dễ dàng hơn.

Mặt khác, văn phòng điện tử cũng không giới hạn số lượng tài liệu lưu trữ. Việc không hạn chế số lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ giúp doanh nghiệp không cần lo lắng về số lượng tài liệu tăng dần theo thời gian mà không có chỗ bảo quản nữa.

Khó khăn khi xây dựng văn phòng điện tử

Khó khăn đầu tiên phải đề cập đến ở đây là sự thay đổi. Hầu hết các đơn vị đã quá quen thuộc với hình thức quản lý và vận hành truyền thống. Để thay đổi tư duy và ứng dụng công nghệ mới vào sử dụng không phải là câu chuyện ngày một ngày hai là có thể thay đổi. Khi bắt đầu, đa phần các doanh nghiệp và tổ chức sẽ mắc phải vô số khó khăn khi phải  thay đổi toàn bộ thói quen làm việc cũ.

Tiếp đó là vấn đề về ứng dụng công nghệ. Không phải ứng dụng nhiều công nghệ là tốt. Có những công nghệ phù hợp với đơn vị này những ứng dụng vào đơn vị khác thì lại thất bại. ĐIều các đơn vị cần quan tâm là chọn lọc những công nghệ thực sự cần thiết và phù hợp với mô hình hoạt động của văn phòng mình.

Bảo mật cũng là điều mà các đơn vị nên quan tâm khi ứng dụng văn phòng điện tử. Khi mà các dữ liệu đều được đẩy lên nền tảng số. Nếu không có hình thức bảo mật tốt, đơn vị có thể làm thất thoát những thông tin tài liệu quan trọng do các cuộc tấn công từ bên ngoài,…

Văn phòng điện tử được ứng dụng nhiều nhất tại Việt Nam 

E-Office là Giải pháp văn phòng điện tử được xây dựng trên nền Web bao gồm hơn 20 chức năng như: Lịch cơ quan, Tin tức, Quản lý công việc, Quy trình, Hồ sơ tài liệu, Quản lý Công văn, Nhân sự,…. E-Office là văn phòng điện tử kết nối các phòng ban, chi nhánh để truyền thông nội bộ, quản lý và điều hành tác nghiệp. Đây là một giải pháp thuần Việt dễ triển khai và sử dụng, đã và đang được hàng ngàn cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ứng dụng trong đó có nhiều ngân hàng và tổng công ty và là Giải pháp văn phòng điện tử được ứng dụng nhiều nhất tại Việt Nam.

Lợi ích khi sử dụng

• Công cụ hỗ trợ làm việc trực tuyến và điều hành trực tuyến 
• Kết nối văn phòng với nhau 
• Chuẩn hóa các Quy trình, chính sách, biểu mẫu… 
• Công cụ giúp tăng hiệu quả xử lý công việc, tiết kiệm thời gian và giảm chi phí (in ấn, đi lại…), truyền thông nhanh và chính xác, bảo mật và an toàn thông tin. 
• Là môi trường để các thành viên chia sẻ tri thức với nhau.
• Xây dựng nét văn hóa mới, giúp bỏ đi thói quen làm việc trên các phương tiện thủ công, xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp và mang tính ưu việt.

Việc quản lý doanh nghiệp chưa bao giờ là công việc dễ dàng bởi bó phụ thuộc vào sự tác động của rất nhiều yếu tố, đặc biệt là yếu tố con người. Việc ứng dụng công nghệ chính là một trong những nhân tố góp phần quan trọng trong việc quản lý doanh nghiệp theo hướng hiện đại hơn, hiệu quả hơn. Với 04 lý do nổi bật trên, phần mềm văn phòng điện tử đã và đang trở thành ứng dụng công nghệ thông tin không thể thiếu trong các doanh nghiệp.