Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Thủ Tục Giấy Tờ Bị Tắc Nghẽn: Cần E-Office để tháo gỡ

“Tắc nghẽn” thường xảy ra với những trường hợp bị dồn ứ quá nhiều. Và trong môi trường “bàn giấy” nó là điều thường xuyên xảy ra, khiến cho quá trình làm việc giữa các bộ phận bị gián đoạn. Bài viết dưới đây sẽ giúp cho các bạn hình dung được mối nguy hại khi thủ tục giấy tờ bị tắc nghẽn và lợi ích khi doanh nghiệp đưa hình thức E-Office (Văn phòng điện tử) vào trong việc điều hành, xử lý khủng hoảng.

Thủ tục giấy tờ bị tắc nghẽn, nguyên do do đâu?

Có một điều rất thường thấy rằng, những công việc liên quan đến giấy tờ thường phải được làm một cách cẩn thận, chỉn chu. Cứ qua một thời gian, hàng loạt những giấy tờ mới dồn dập và phải tốn một không gian lưu trữ khá chiếm diện tích. Hơn nữa, với các tài liệu, thủ tục giấy tờ cũ cần xem lại thì sẽ rất khó tìm kiếm và mất nhiều thời gian. Do đó sẽ dẫn đến quá trình làm việc bị tắc nghẽn. 

Mô hình E office là gì?

Văn phòng điện tử chính là hình thức quản lý doanh nghiệp từ xa được rất nhiều nhà lãnh đạo quan tâm. Đặc biệt trong thời điểm các thành phố lớn có nguy cơ giãn cách xã hội do tình hình dịch Covid-19 tại Việt Nam diễn biến vô cùng phức tạp, thì mô hình này được áp dụng và tạo ra nhiều thành công cho quá trình quản lý và phát triển.

Thuật ngữ E-office ra đời đánh dấu sự chuyển dịch của mô hình quản trị truyền thống sang mô hình quản trị trực tuyến nhằm tạo tiền đề cho việc chuyển đổi số của doanh nghiệp. 

Văn phòng trực tuyến ra đời là một phần mềm tích hợp các quản trị về tài liệu, nhân sự, trao đổi thông tin, điều hành nội bộ, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… nhằm mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống.

Mô hình E office giúp tháo gỡ vấn đề doanh nghiệp như thế nào?

Mô hình E office ra đời trong không chỉ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Mà đặc biệt trong bối cảnh đại dịch covid đang diễn biến khó lường thì mô hình này đã phát huy hết những lợi ích của nó. Dưới đây là cách mà văn phòng điện tử E office làm được cho doanh nghiệp:

Cắt giảm tối đa những chi phí ẩn trong doanh nghiệp

Việc in ấn giấy tờ, nếu gộp lại từ tháng này qua tháng nọ, năm này qua năm khác sẽ tốn rất nhiều chi phí. Giá cả có thể bị đội lên rất nhiều trong thời điểm dịch bệnh phức tạp như hiện nay. Chưa kể đến việc phải sửa chữa, bảo trì cũng tăng lên. Vì vậy văn phòng điện tử giúp cắt giảm tối đa những chi phí ẩn trong doanh nghiệp. Tạo tiền đề cho việc kinh doanh hiệu quả hơn.

E- Office giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn

Nếu như thông thường, doanh nghiệp phải áp dụng thủ công các hình thức chấm công, làm bảng lương,… thì với văn phòng điện tử, quá trình số hóa được áp dụng và mang đến sự hiệu quả trong cách làm việc của doanh nghiệp trong quản lý con người.

Văn phòng điện tử giúp việc làm việc từ xa hiệu quả hơn

Nhờ xây dựng mạng lưới làm việc chuyên nghiệp minh bạch rõ ràng. Nên hiệu suất công việc của từng cá nhân cũng được đánh giá đúng và khách quan nhất trong thời buổi dịch bệnh đang hoành hành như hiện nay.

SmartOSC DX – Đơn vị hàng đầu cung cấp giải pháp chuyển đổi số E office

Hiện nay, với sự phát triển như vũ bão các công ty agency hỗ trợ việc chuyển đổi số trên thị trường. Điều này vừa có lợi cho khách hàng, là sẽ có nhiều sự lựa chọn, giúp đa dạng hóa các nguồn tài nguyên chuyển đổi số của doanh nghiệp. Thế nhưng về mặt phát triển lâu dài, chúng ta phải cần một đơn vị chuyên và tận tâm về dịch vụ chuyển đổi số này. Tiêu biểu nhất có thể nói đến SmartOSC DX, là một đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp chuyển đổi số an toàn, bảo mật cao, được nhiều khách hàng tin tưởng trong suốt nhiều năm.

Trải qua 15 năm phát triển và đã từng hợp tác với rất nhiều thương hiệu lớn trong và ngoài nước SmartOSC DX cung cấp dịch vụ chuyển đổi văn phòng điện tử một cách chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và vận hành nhân sự cũng như các giấy tờ thủ tục được lưu thông liên mạch. Từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Tóm lại, thủ tục giấy tờ bị tắc nghẽn một phần là do thiếu các không gian lưu trữ. Hơn nữa, các không gian lưu trữ thủ công đã không còn phù hợp trong thời đại 4.0. Cộng thêm việc in ấn các tài liệu thủ công chiếm nhiều chi phí vận hành của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần chuyển đổi mô hình văn phòng thành văn phòng điện tử để phù hợp với xu thế phát triển chung của cộng đồng. Mọi thắc mắc, vui lòng liên hệ ngay với SmartOSC DX qua hotline (+84) 24 710 8 1222  để được tư vấn.