Quản Lý Nhân Sự - HRM

Tích Hợp Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Và Giải Pháp Chấm Công – Sẽ Ra Sao?

Hiện nay, đa phần doanh nghiệp đã ứng dụng công nghệ vào hoạt động chấm công và quản lý nhân sự, nhưng nhiều doanh nghiệp lại mắc sai lầm là để hai hệ thống áp dụng công nghệ chạy riêng biệt với nhau gây ra nhiều hạn chế như: lãng phí, thông tin không nhất quán, rắc rối khi xử lý dữ liệu… Hiểu được vấn đề này, SmartOSC DX sẽ chia sẻ việc tích hợp phần mềm quản lý nhân sự và giải pháp chấm công sẽ tạo ra những “đột phá” như thế nào trong bài viết dưới đây.

Nhược điểm của việc theo dõi chấm công thủ công

Chấm công theo phương pháp thủ công trong thời đại 4.0 hiện nay sẽ mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều bất lợi. Như việc nhân viên quản lý chấm công trên giấy nhưng quên không hoàn thành và khi đến hạn nộp lại vội vàng điền bừa hoặc xảy ra tình trạng chấm công hộ vì hình thức này được làm trên giấy tờ nên rất khó giám sát loại bỏ việc gian lận. Đồng thời, cách thức chấm công thủ công lại tách biệt hoàn toàn với khâu tính lương cũng tạo áp lực cho nhân viên kế toán, họ phải rà soát lại toàn bộ đống giấy tờ chấm công, mất nhiều ngày để tính toán, chắc chắn sẽ xảy ra sai sót trong quá trình tính.

Những nhược điểm đó gây ra nhiều vấn đề khiến doanh nghiệp cần giải quyết. Các vấn đề khiếu nại về tiền lương ít không đúng với những gì nhân viên làm, người thì lại hưởng lương quá nhiều nhưng lại làm việc không đạt chỉ tiêu, thậm chí là xảy ra việc ăn chặn tiền lương của nhân viên… Các vấn đề này nếu không giải quyết ổn thỏa sẽ có tác động tiêu cực đến tâm lý làm việc của nhân viên, ảnh hưởng đến năng suất lao động và danh tiếng doanh nghiệp.

Ứng dụng các phần mềm khác nhau để quản lý nhân sự và chấm công

Áp dụng nhiều phần mềm vào quản lý các hoạt động nhân sự khác nhau là điều dễ nhận thấy ở nhiều doanh nghiệp. Tuy việc ứng dụng công nghệ vào quản lý sẽ đạt hiệu quả nhanh hơn cách thức truyền thống nhưng nó cũng khiến công việc kém hiệu quả và phát sinh nhiều chi phí đầu tư cho nhiều nền tảng công nghệ. Ví dụ: doanh nghiệp mua phần mềm tính lương, nhưng nó không được tích hợp với phần mềm chấm công. Và khi có nhân viên chuyển địa điểm làm việc hoặc chuyển nơi sinh sống, máy chấm công tại cơ sở trước không được liên kết với cơ sở khác dẫn đến tình trạng đánh dấu nhân viên viên đó là không chấm công, thêm vào đó tiền lương lại chuyển then địa chỉ cũ và nếu muốn nhận nhân viên lại phải điền lại toàn bộ thông tin của mình vào hệ thống quản lý khác gây ra rất nhiều phiền toái.

Lợi ích khi tích hợp phần mềm quản lý nhân sự với giải pháp chấm công

Phần mềm quản lý nhân sự và giải pháp chấm công khi được tích hợp sẽ mang lại nhiều lợi ích không tưởng. Chúng sẽ tập hợp các dữ liệu thành hệ thống xuyên suốt. Thông tin, dữ liệu được cập nhật liên tục và tự động giúp giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên, giải tỏa áp lực xử lý dữ liệu trên giấy hoặc trên nhiều hệ thống cùng lúc.

Trên thị trường hiện nay, có khá nhiều phần mềm quản lý tích hợp nhiều chức năng, phổ biến và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhất phải kể đến Zoho People của nhà SmartOSC DX. Như việc tích hợp hoạt động chấm công vào cùng một hệ thống phải khẳng định Zoho People đang làm rất tốt. Nó tự động hóa hầu hết các quy trình như: thu thập, theo dõi và quản lý giờ làm việc của nhân viên từ những dữ liệu đó sẽ được phân tích làm căn cứ để tính lương. Mọi dữ liệu đều phân tính theo thời gian thực, nhà quản lý có thể theo dõi chúng xuyên suốt quá trình tính lương cho nhân viên. Đồng thời, sở hữu hệ thống được thiết kế hiện đại, ứng dụng nhiều công nghệ mới nên hoạt động tính lương trên hệ thống chỉ vài phút là có bảng lương cho một doanh nghiệp lớn.

Thêm vào đó, trong hệ thống chấm công tự động phổ biến ngày nay còn có một số lợi ích cốt lõi bổ sung như:

Quản lý nhân viên hiệu quả

Giải pháp chấm công tự động đã gia tăng hiệu quả làm việc, tối ưu ngân sách và đáp ứng cùng lúc nhiều mục tiêu sản xuất. Bên cạnh đó, nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi, phát hiện những vấn đề làm gián đoạn năng suất làm việc nhờ hệ thống phát hiện vấn đề tự động của phần mềm và nhà quản trị cũng nhanh chóng đưa ra hướng giải quyết.

Giảm thiểu giấy tờ

Tích hợp phần mềm tính lương với giải pháp chấm công đã loại bỏ những công đoạn rắc rối và tiết kiệm rất nhiều chi phí cho việc in ấn dữ liệu. Nhà quản lý không cần phải in bảng chấm công hay bảng lương ra giấy, chúng đều được số hóa trên hệ thống giúp việc quản lý thêm tiện lợi. Hơn nữa, nhân viên có thể theo dõi bảng chấm công, bảng lương của mình trên hệ thống vì chúng đã được tích hợp tự động vào cổng thông tin cá nhân. Điều này giúp doanh nghiệp bảo mật các dữ liệu khác mà nhân viên vẫn theo dõi được bảng chấm công, bảng lương của mình. Thậm chí, sau khi tính toán tiền lương cho nhân viên, nó sẽ tự động gửi riêng qua email của từng người giúp tiết kiệm tiền in ấn lại đảm bảo quyền riêng tư.

Xóa bỏ những công việc hành chính mang tính chất lặp đi lặp lại

Khi có sự tham gia của công nghệ chắc giảm các hoạt động phải làm hàng ngày, lặp lại nhiều lần sẽ được tự động hóa hoàn toàn. Những việc như nhập thông tin về biểu mẫu thuế, dữ liệu hoặc đánh giá hiệu suất công việc nhân viên chỉ cần nhập một lần duy nhất, từ các lần sao phần mềm sẽ tự động tính toán, phân tích… Bằng cách này doanh nghiệp có thể cắt giảm nhiều quy trình không cần thiết, còn phòng nhân sự có thêm thời gian tập chung vào các hoạt động quan trọng như: lên chiến lược tuyển dụng, nâng cao trình độ quản lý… 

Cải thiện sự hài lòng của nhân viên

Xử lý nhanh chóng các vấn đề về lương thưởng, nghỉ phép, chấm công… là yếu tố quan trọng giúp gia tăng sự hài lòng của nhân viên đối với doanh nghiệp và việc tích hợp công nghệ chấm công với tính lương sẽ hỗ trợ nhà quản lý giữ chân họ lại. Khi ứng dụng công nghệ vào quản lý chấm công, nhà quản lý có thể nhanh chóng xem xét, phê duyệt những yêu cầu mà nhân viên gửi đến như: xin nghỉ làm, xin đến muộn,… giúp họ không cần phải gửi đơn đến công ty và chờ đợi quản lý cho phép cũng như khi quản lý vắng mặt họ vẫn có thể xử lý những hoạt động nhân sự theo kế hoạch không làm trì hoãn hay ảnh hưởng đến doanh nghiệp.

Đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu

Việc tích hợp chấm công vào cùng hệ thống sẽ tối ưu hóa vấn đề bảo mật, hạn chế những sự thay đổi trái phép và tiết kiệm chi phí sửa chữa các lỗ hổng trong bảo mật. Hơn nữa, chấm công – tính lương đều là vấn đề nhạy cảm là những thông tin kẻ xấu muốn có nhất trong doanh nghiệp nên khi giảm số lượng các điểm truy cập bằng việc tích hợp chúng lại sẽ tạo ra một nền tảng quản lý nhân sự có tính bảo mật cao hơn rất nhiều. Thêm vào đó, khi muốn truy cập người dùng phải được sự phân quyền của quản lý mới có thể truy cập vào một chức năng trong hệ thống giúp doanh nghiệp ngăn chặn bị tin tặc tấn công, hoặc bị đánh cắp dữ liệu…. 

Giải pháp chấm công là một phần của giải pháp nhân sự

Dữ liệu về chấm công sẽ được hiển thị trong hệ thống sẽ khiến chúng tự động hóa các quy trình xử lý hiệu quả hơn. Bộ phận nhân sự chỉ cần truy cập vào một hệ thống duy nhất để theo dõi bảng lương, thời gian làm việc của nhân viên, các khoản thuế… mà không cần xử lý những quy trình tính toán phức tạp. Thêm vào đó, việc tích hợp cho phép nhà quản lý nhân sự nắm bắt thông tin nhân viên dễ dàng, mọi số liệu cũng được hệ thống thống kê chi tiết hỗ trợ đưa ra những giải pháp đúng đắn, phù hợp với tình hình thực tế. Từ đó, có thể xem giải pháp chấm công như một phần của giải pháp nhân sự, khi chúng đã giải quyết những vấn đề khó khăn nhất của quy trình quản lý nhân sự.

Tích hợp phần mềm quản lý nhân sự và giải pháp chấm công sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, thay đổi cách thức quản lý theo hướng hiện đại hơn, nhanh gọn hơn và đó cũng là những điều SmartOSC DX đã chia sẻ trong bài viết trên. Nếu có câu hỏi cần giải đáp hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua số: (+84) 24 710 8 1222 hoặc Follow SmartOSC DX để cập nhật các thông tin về những phần mềm quản lý cho doanh nghiệp và xu hướng quản trị doanh nghiệp 4.0. Đăng ký sử dụng phần mềm quản lý nhân sự đa chức năng tại đây.