Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Tìm Hiểu Tổng Hợp Về Văn Phòng Điện Tử

Đã có rất nhiều câu hỏi và bài viết xoay quanh vấn đề “văn phòng điện tử” nhưng ít ai có thể tổng hợp rõ ràng tất cả nguồn tin vào trong một bài viết để người đọc có thể định hình và hiểu rõ về mô hình này. Song, hệ thống phần mềm văn phòng điện tử ngày nay đang phát triển rất mạnh mẽ trong một quy mô rộng lớn. Cùng SmartOSC DX tìm hiểu về văn phòng điện tử và những tổng hợp mới nhất năm 2022.

Khái niệm văn phòng điện tử là gì

Văn phòng điện tử là khái niệm đã được xuất hiện cùng với thuật ngữ như văn phòng không giấy, hoặc hệ thống phần mềm quản lý văn phòng – là một phương thức nhằm quản lý và điều hành công việc dựa  trên ứng dụng công nghệ thông tin. Hệ thống văn phòng điện tử được xây dựng và vận hành dựa trên nền tảng web với đầy đủ những chức năng cần thiết phục vụ hoạt động theo dõi, giải quyết công việc. 

Thêm vào đó, phần mềm còn tích hợp nhiều phân cấp hệ tối ưu, nó sẽ cho phép người dùng có thể tùy chỉnh, lựa chọn nhiều phân cấp hệ tối ưu, nó cho phép người dùng có thể tùy chỉnh, lựa chọn mô hình hoạt động sao cho phù hợp với thực tế cho từng doanh nghiệp. 

Về bản chất, văn phòng điện tử là một giải pháp hệ thống phần mềm được xử lý trên nền tảng máy tính và đặc biệt là internet. Sẽ không cần phải sử dụng giấy tờ, sẽ chỉ là những thao tác nghiệp vụ được lập trình để hệ thống giúp cho người dùng có thể làm việc trong văn phòng điện tử thay thế và hiện đại các phương thức quản lý thông tin truyền thống. 

Văn phòng điện tử bao gồm những gì?

Tùy theo quy mô của từ “Văn phòng” mà “văn phòng điện tử” gồm những gì và đáp ứng những gì. Trên thực tế, các hoạt động của một văn phòng khá đa dạng, từ việc tương tác các phòng ban, luân chuyển văn bản đi đến, thêm bớt nhân sự, thêm bớt công việc, quản lý tiến trình công việc, cho tới các nghiệp vụ khác đầy đủ các ứng dụng giúp phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ, trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo giúp các thao tác, nghiệp vụ văn phòng. Tất cả những điều này đều được lập trình và chuyển hóa thành các module, hay còn gọi là phân hệ chức năng, giúp văn phòng điện tử có thể cung cấp cho người dùng những tiện ích phù hợp, hiệu quả. 

Xu hướng

Thời đại công nghệ phát triển, chúng ta chạy theo dòng chảy của cuộc cách mạng công nghệ 4.0, do đó nếu đơn vị, doanh nghiệp nào vẫn làm việc theo phương thức truyền thống bằng bàn giấy ắt hẳn sẽ bị thụt lùi. Hiện nay, tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp việc quản trị văn phòng là một trong những công tác quan trọng, ảnh hưởng tới mọi hoạt động của cơ quan. Vì thế đổi mới, hiện đại hóa văn phòng, công tác hành chính thông qua việc áp dụng văn phòng điện tử là một xu hướng tất yếu trước áp lực cạnh tranh trong thời đại số. 

Khi văn phòng điện tử chưa xuất hiện

Theo một số thống kê cho thấy khi các đơn vị vẫn áp dụng văn phòng truyền thống , chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết các công việc, văn bản giấy tờ thì có khoảng 80 % công chức bàn giãy lãng phí khoảng nửa giờ mỗi ngày để tìm kiếm tài liệu và 60 % giành một giờ hoặc nhiều hơn để làm các công việc mà đồng nghiệp khác đã và đang thực hiện. Thêm nữa, các đơn vị còn phải trả một khoản chi phí phòng phẩm. 

Điều đó đã khiến không ít đơn vị thay đổi hoặc đan xen giữa văn phòng kiểu mới với văn phòng kiểu cũ. Tuy nhiên, sự đan xen giữa các hình thức văn phòng vẫn còn nhiều tồn đọng và chưa triệt để. Bên cạnh đó , trình độ tin học của công chức , nhân viên còn thấp không xử lý được hết thông tin nên hiệu quả công việc chưa cao mà tốn kém vẫn hoài tốn kém.

Văn phòng ngổn ngang giấy tờ khi chưa dùng phần mềm quản lý công việc 

Đòi hỏi một giải pháp mới … 

Quản trị văn phòng , quản lý công việc là những công tác quan trọng , ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của các cơ quan , doanh nghiệp … Do đó , hiện đại hóa quản trị văn phòng thông qua việc ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử là một xu hướng tất yếu . 

Và để khắc phục những vấn đề nêu trên , đại đa số các đơn e vị , doanh nghiệp đã thực hiện theo nghị định số 64 / 2007 / NĐ – CP về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước và nhanh chóng tiến tới áp dụng văn phòng điện tử toàn diện . Xu hướng hiện đại hóa văn phòng điện tử đã trở nên tổng thể hơn , toàn diện hơn từ tư duy, con người, đến trang thiết bị máy móc. 

Theo kết quả khảo sát mới đây, việc triển khai phần mềm văn phòng điện tử giúp các doanh nghiệp tăng 70 % hiệu suất công việc và tiết kiệm hơn 80 % chi phí văn phòng phẩm, đồng thời tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên chung. Qua đó có thể thấy rằng , văn phòng điện tử đã hỗ trợ các đơn vị, doanh nghiệp trong việc trao đổi và chia sẻ thông tin, chuẩn hóa quy trình phối hợp xử lý công việc từ đó góp phần nâng cao năng suất. Khi áp dụng văn phòng điện tử , công tác quản lý cũng không đơn thuần là quản lý văn bản, giấy tờ, tài liệu nữa mà còn phục vụ việc điều hành của lãnh đạo. Đặc biệt là quản lý công việc của từng phòng ban, nhân viên tốt hơn nhờ hệ thống ghi nhận nhật ký làm việc của từng thành viên Ban lãnh đạo, cán bộ quản lý có thể làm việc và “ có ” các hồ sơ từ xa mà không cần phải có mặt tại văn phòng làm việc . 

Lợi ích đến từ văn phòng điện tử

Văn phòng điện tử mang lại một hệ thống quản lý tập trung 

Khi đơn vị, doanh nghiệp áp dụng văn phòng điện tử thì tất cả mọi người sẽ dùng trong cùng một đơn vị tham gia có thể phân cấp , phân công rõ ràng từng công việc hay nhiệm vụ cụ thể. Điều này còn tỳ vào đặc điểm của từng công ty, doanh nghiệp. Tuy nhiên, với việc sử dụng văn phòng điện tử lãnh đạo có thể điều hành và quản lý công việc từ xa mọi, lúc mọi nơi, quản lý công việc đã giao một cách rõ ràng, minh bạch. Bên cạnh đó, lãnh đạo cũng nắm bắt được thông tin và đưa ra quyết định chính xác. Căn cứ vào đó, người quản lý cũng như các nhân viên trong doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm thống văn bản liên quan đến công việc.

Tạo nên môi trường làm việc thân thiện hiện đại 

Nếu như văn phòng truyền thống cũ là quản lý con người, tài liệu thông qua hệ thống hồ sơ, sổ sách thì ở văn phòng điện tử tất cả những điều đó đều được số hóa bằng sự tương tác không giới hạn khoảng cách, thời gian với hệ thống văn phòng điện tử, các vấn đề như công việc, hồ sơ, nhiệm vụ … sẽ được thao tác chỉ qua một lần đăng nhập vào hệ thống . Tại đây, mọi người có thể dễ dàng trao đổi ý kiến, thoải mái thảo luận, chia sẻ thông tin một cách đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời mà không cần phải thông qua bất kỳ một cuộc họp bàn tròn căng thằng nào. Tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí

Hiện nay, trên thị trường đã cho ra mắt rất nhiều phần mềm văn phòng điện tử. Tuy nhiên, để có thể tìm ra một phần mềm giúp cho doanh nghiệp dễ dàng trong thao tác, thân thiện với môi trường, có tính bảo mật cao thì không thể không nhắc tới giải pháp E-Office của công ty SmartOSC DX. 

Có thể bạn chưa biết, gần đây E Office nổi lên bởi phần mềm có nhiều đặc tính nổi trội, nổi bật với giao diện thiết kế dựa trên bản phác thảo của doanh nghiệp nhằm thích hợp với nhân viên của mình. Với tiêu chí dễ sử dụng, điều khiển, có lưu lượng cao, lưu giữ hồ sơ lên tới nhiều năm. Điều này rất thích hợp khi doanh nghiệp muốn lưu trữ thông tin khách hàng thông qua việc sử dụng phần mềm thay vì lựa chọn “giấy tờ” kiểu văn phòng truyền thống. 

Với xu thế vận hành doanh nghiệp từ xa, E Office tích hợp 20 phân hệ trong một màn hình, với đầy đủ các chức năng cần thiết cho một doanh nghiệp số như tự động phát hiện điểm nghẽn trong quy trình xử lý công việc; cảnh báo, đo lường độ trễ thể hiện theo màu sắc rất trực quan; thống kê KPI của từng cá nhân hay bộ phận chỉ mất có 3 giây; nhắc việc thông minh khiến các bộ phận liên quan buộc phải xử lý, nói không với quên và trễ việc; công việc xử lý theo luồng một cách chặt chẽ, thông báo bộ phận nào đã xử lý, bộ phận nào chưa xử lý; lưu trữ và chia sẻ văn bản, tài liệu có tính hệ thống, trong 3s tìm ra văn bản cách đây 3 năm với từ khóa, giọng nói.

Trên đây là những thông tin đầy đủ và chi tiết nhất khi nói đến văn phòng điện tử. Để có thể sở hữu cho mình một phần mềm uy tín và phù hợp với môi trường làm việc của tổ chức doanh nghiệp. Bạn đừng quên nhấc máy và gọi ngay cho SmartOSC DX để được tư vấn, lắng nghe, giải đáp những thắc mắc không chỉ về văn phòng điện tử mà còn rất nhiều phần mềm phục vụ kinh doanh. 

Được là việc với quý doanh nghiệp là niềm vui, niềm vinh hạnh của chúng tôi. Chúc doanh nghiệp thành công!