Quản Lý Nhân Sự - HRM

Top 15 Chỉ Số KPI Nhân Sự Quan Trọng Nhất Hiện Nay

Hẳn chúng ta đã được nghe rất nhiều về cụm từ KPI là cụm từ viết tắt bởi Key Performance Indicator – Chỉ số đo lường hiệu quả công việc. Dù là việc gì đi chăng nữa, việc xác định hệ thống KPI cần đạt được sẽ có ý nghĩa vô cùng to lớn, giúp định hình chiến lược và kế hoạch hành động cho mỗi doanh nghiệp. Đối với công tác quản lý con người, điều quan trọng nhất chính là xác định rõ ràng danh sách KPI nhân sự chi tiết nhằm bảo đảm hiệu suất hoạt động kinh doanh và môi trường công sở lành mạnh. 

Cùng SmartOSC DX chỉ ra top 15 KPI nhân sự chiến lược cần đầu tư mới nhất năm 2021 mà doanh nghiệp không nên bỏ lỡ!

Tổng hợp 15 chỉ số KPI nhân sự quan trọng nhất hiện nay

Nhiều người vẫn thường nhầm tưởng rằng các chỉ số như: thời gian phỏng vấn trung bình, mức lương trung bình hay thời gian nghỉ phép trên đầu người… là các mục tiêu hàng đầu đặt ra cho phòng nhân sự. 

Thực tế, những chỉ số trên không nói lên hiệu quả làm việc của bộ phận này đối với chiến lược dành cho mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, tùy thuộc vào tình hình thực tại, mỗi doanh nghiệp này cần phải xây dựng một hệ thống KPI trong quản trị nhân sự riêng biệt. 

Tỷ lệ vắng làm 

Tỷ lệ vắng tên tiếng Anh là “Absenteeism Rate”. KPI nhân sự đầu tiên được đo lường bằng tỷ lệ vắng mặt trung bình theo phần trăm tổng số ngày làm việc của một nhân viên. Đây là một trong những chỉ số vô cùng quan trọng, nói lên mức độ tương tác, động lực và sự gắn kết của nhân viên đó với công ty và đối với công việc của mình. 

Số giờ tăng ca

Số giờ tăng ca tên tiếng Anh là “Overtime Hours”. Số giờ tăng ca là một KPI nhân sự rất đáng quan tâm ở nhiều mức độ, nhưng cần được hiểu theo cách khác nhau tùy thuộc vào bối cảnh thực tế. Con số này hiện đang tăng đột ngột có thể bởi khối lượng đơn hàng tạm thời cao hơn hoặc tăng trưởng kinh tế. Bên cạnh đó, điều đó cũng nói lên sự cống hiến của nhân viên cũng như những bất cập trong quá trình làm việc, có thể do nhân lực, khiến nhân viên hiện tại gặp phải áp lực nặng nề. 

Số giờ tăng ca có thể ảnh hưởng tới tới tỷ lệ vắng mặt. Đúng thật vậy, nếu mọi người không bận tâm quá nhiều đến việc thỉnh thoảng thêm giờ làm, thì lượng giờ làm thêm quá mức và khối lượng công việc cao sẽ gây suy giảm động lực và sự hài lòng của nhân viên đối với công việc mà họ đang chịu trách nhiệm. Hệ quả là tỷ lệ vắng mặt ngày càng tăng cao. 

Chi phí đào tạo

Chi phí đào tạo tên tiếng Anh là “Training Costs”. Đây là KPI nhân sự cần được áp dụng khi mà  doanh nghiệp muốn đo lường số tiền đã đầu tư cho quá trình tuyển dụng và nâng cao trình độ học vấn của nhân viên. Đánh giá chi phí đào tạo giúp cho doanh nghiệp theo dõi chi phí phát triển của một nhân viên và đưa ra quyết định sáng suốt hơn trong công tác phát triển kỹ năng nhân viên. 

Chi phí đào tạo không chỉ giới hạn đối với người mới – hiện nay, rất nhiều người lao động mong muốn có một công việc tốt hơn và được học hỏi liên tục ở vị trí của họ. Doanh nghiệp cần chú trọng vào vấn đề đầu tư cho nhân viên để họ phần nào hoàn thiện những kỹ năng vốn có, cũng như phát triển kỹ năng mới. Thông thường, lợi nhuận trên chi phí đào tạo sẽ lớn hơn rất nhiều so với mức đầu tư của ban đầu.

Năng suất nhân viên 

Năng suất nhân viên tên tiếng Anh “Employee Productivity” hay Hiệu quả lao động tổng thể “Overall Labor Effectiveness” là một KPI nhân sự rất thú vị. Chỉ số này thường được tính bằng việc chia tổng doanh số bán hàng cho số lượng nhân viên. Nhưng có thể phân tích sâu hơn, tốt hơn là doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố có ảnh hưởng tới sản lượng sản xuất như: 

• Khoảng thời gian mà nhân viên đang làm việc
• Hiệu suất, số lượng sản phẩm được tạo nên
• Chất lượng, hoặc số lượng sản phẩm hoàn hảo, có thể bán được trong thời gian sản xuất. 

Phương pháp tiếp cận với định hướng sản xuất trên đây có thể được áp dụng cho rất nhiều lĩnh vực. Ngoài ra, việc định giá hiệu suất các phép đo năng suất có thể giúp cho nhân viên hiểu được và điều chỉnh phương pháp sản xuất sao cho hợp lý. 

Sự hài lòng nhân viên 

Sự hài lòng nhân viên tên tiếng Anh là “Talent Satisfaction” đây là một trong những KPI nhân sự tối quan trọng trong bối cảnh “cuộc chiến giành nhân tài” như hiện nay. Đặc biệt, với các nhân viên trẻ, tài chính không chỉ là yếu tố duy nhất để quyết định lựa chọn việc làm của họ. Mà còn là sự cân bằng trong công việc và cuộc sống, mô hình thời gian làm việc được linh hoạt và một nền văn hóa doanh nghiệp tốt. 

Là chuyên gia nhân sự, bạn cần cố gắng đáp ứng những yêu cầu đưa ra. Đặc biệt khi cần giữ chân nhân tài tài năng nhất. Để đánh giá định lượng các biện pháp cho doanh nghiệp về vấn đề này, phòng nhân sự cần thường xuyên thực hiện các cuộc khảo sát ở mức độ hài lòng đối với nhân viên. 

Chi phí tuyển dụng

Chi phí tuyển dụng tên tiếng Anh là “Cost Per Hire”. Đây là một KPIS nhân sự đơn giản, giúp đo lường số lượng đầu tư mỗi nhân viên mới mà doanh nghiệp cần. Chi phí này gồm tất cả chi phí từ tuyển dụng (quảng cáo/tiếp thị, giới thiệu nội bộ…) đến đào tạo. Những chi phí này cộng dồn khá nhanh và tốn nhiều ngân sách của công ty – đây là lý do tại sao bạn không nên xem nhẹ về phần công tác tuyển dụng này. 

Cần lưu ý: Các khoản đầu tư vào đội ngũ nhân tài cho doanh nghiệp sẽ mang tới các giá trị lớn. Vì thế, ngay cả khi chi phí bỏ ra rất lớn, lợi ích thu lại được vẫn luôn đáng doanh nghiệp nào cũng nên cân nhắc. 

Tỷ lệ tuyển dụng thành công

Tỷ lệ tuyển dụng thành công tên tiếng Anh là “Recruiting Conversion Rate”. Là một KPI nhân sự vô cùng quan trọng, tỷ lệ tuyển dụng thành công là tỷ lệ nhân viên đã được thuế trên tổng ứng viên nộp đơn. Mục tiêu chính là tìm ra các nguồn cung cấp ứng viên được tốt nhất với chi phí tối thiểu. 

Việc đo lường hiệu quả này còn tùy thuộc vào công ty, vị trí địa lý và ngành nghề cụ thể. Dựa vào chỉ số này, phòng Nhân sự có thể xem xét kỹ hơn tất cả các bước liên quan và so sánh các phương pháp tuyển dụng khác nhau. Từ đó chọn ra phương pháp làm việc sao cho hiệu quả nhất. Ngoài ra, trong quá trình này, doanh nghiệp cần tính đến các chỉ số có liên quan. 

Thời gian tuyển dụng

Thời gian tuyển dụng tên tiếng Anh là “Time to Fill”. KPI giúp nhân sự đo lường thời gian từ thời điểm đăng thông tin tuyển dụng tới khi nhân viên mới lựa chọn cho vị trí đó. Cũng giống như tỷ lệ tuyển dụng thành công, chỉ số này giúp nhằm theo dõi mức độ hiệu quả của quy trình tuyển dụng. Về khía cạnh nguồn lực thời gian bỏ ra. Doanh nghiệp cũng cần dựa vào chỉ số này để lập kế hoạch kinh doanh thực tế, việc sa thải hoặc nhân viên nghỉ việc được xử lý và dự đoán trước khi có thể. 

Nhìn chung. thời gian tuyển dụng thấp càng tốt, tuy nhiên, đây không phải là yêu cầu được bắt buộc. Đầu tư thời gian này rất quan trọng để tìm ra ứng viên phù hợp. Tuy có thể tốn kém hơn lúc đầu, lợi ích mang về hoạt động tuyển dụng chất lượng để luôn được bù đắp chi phí bỏ ra. 

Đánh giá tài năng nhân viên

Đánh giá tài năng nhân viên tên tiếng Anh là “Talent Rating”. Các cuộc họp nhân viên và phản hồi thường xuyên, mang tính xây dựng là điều diễn ra ở rất nhiều công ty hiện nay. Tuy nhiên, bộ phận nhân sự cần phải đo lường năng lực nhân viên để có thể đánh giá và đưa ra các biện pháp tuyển dụng. Ví dụ, nếu đánh giá nhân viên trong bộ phận IT không đạt được yêu cầu, nguyên nhân có thể là do các tiêu chí đánh giá không chính xác trong quá trình tuyển dụng. Hoặc là quá trình kiểm tra năng lực chưa hoàn thiện và không tập trung tại các kỹ năng quan trọng nhất. 

Để xác định thiếu sót trên và hình thành cái nhìn tổng quát về tài năng của nhân viên trên mọi thời điểm, phòng Nhân sự cần phát triển một hệ thống đánh giá cá nhân nhân viên. 

Tỷ lệ thay đổi nhân viên

Tỷ lệ thay đổi nhân viên tên tiếng Anh là” Turnover Rate”. Là một trong những KPI nhân sự được quan tâm nhất, nó giúp đo lường tốc độ luân chuyển của nhân viên, số lượng nhân viên xin nghỉ việc – tự nguyện hay không. Chỉ số này giúp thể hiện sự thành công của một doanh nghiệp trong việc nỗ lực duy trì đội ngũ lao động, là tiền đề để doanh nghiệp lâp nên kế hoạch kế nhiệm. 

Turnover Rate cao thì không còn là vấn đề nghiêm trọng khi những nhân viên không phù hợp ra đi. Tuy nhiên, nếu đó là những người tài năng, điều này có ảnh hưởng rất lớn tới doanh nghiệp và doanh thu khi mang về. 

Trong một số trường hợp, nguyên nhân khiến nhân viên nghỉ việc đơn giản là xuất phát từ công việc – do bất đồng quan điểm với các cấp quản lý. Đây là lý do vì sao phòng nhân sự nên theo dõi nguyên nhân gốc rễ so với tỷ lệ turnover rate cao và được xác định bởi các khía cạnh khác nhau. 

Tỷ lệ đổi nhân viên tài năng

Tỷ lệ thay đổi nhân viên tài năng tên tiếng Anh là “Talent Turnover Rate”, tỷ lệ turnover rate cao được cho là thách thức lớn đối với doanh nghiệp. Đặc biệt là đối với vị trí khó khăn trong vấn đề tuyển dụng. Đây là vị trí thường có nhu cầu rất lớn về chiêu mộ nhân tài, yêu cầu chi phí lớn cần phải thay thế. Doanh nghiệp cần cố gắng giữ tỷ lệ này càng thấp càng tốt. Đặc biệt với nhân cấp dưới, bởi họ sẽ trở thành nguồn nhân lực vô cùng quý giá trong tương lai của một công ty/doanh nghiệp. 

Tỷ lệ sa thải

Tỷ lệ sa thải tên tiếng anh là “Dismissal Rate”, turnover rate phải chịu ảnh hưởng rất lớn tới các yếu tố chính: về người lao động/ người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng, hết hạn hợp đồng, nghỉ hữu… Để theo dõi hiệu quả và chất lượng của các biện pháp tuyển dụng, mỗi doanh nghiệp có thể theo dõi bằng cách quan sát chỉ số tỷ lệ sa thải. Một trong những chỉ số này được nhìn nhận từ nhiều góc độ khác nhau như thời gian làm việc, nhóm, phòng ban… dành cho nhân viên cấp dưới của bạn. 

Cân bằng giới

Cần bằng giới với tên gọi của tiếng anh là “Female to male ratio”. Đây là KPI nhân sự còn khá mới mẻ và còn ít được người dùng sử dụng đến. Việc đo lường tỷ lệ lao động ở nữ giới trên lao động nam giới, đặc biệt là vị trí quản lý cao. Có thể nói lên ở rất nhiều công ty. Thực tế cho thấy, một số ngành có tỷ lệ chênh lệch giới khá cao như ngành IT và kỹ thuật đa phần nhân viên là nam giới. Tuy nhiên đối với ngành chăm sóc và điều dưỡng thì xu hướng sẽ tập trung về nữ giới. 

Cùng với sự phát triển của xã hội hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp nhận thức được và lên chính sách khuyến khích cùng sự đa dạng trong môi trường làm việc. Sự đa dạng này giúp mở rộng tầm nhìn về chiến lược cũng như nâng cao năng lực đổi mới nhân viên. Với bối cảnh kinh tế nhu cầu toàn cầu hóa hiện nay, điều này sẽ mang tới một lợi thế cạnh tranh mới rất đáng cho các doanh nghiệp. 

Nhân viên bán thời gian

Nhân viên bán thời gian tên tiếng Anh là “Part time employees”. Khi việc tuyển dụng nhân viên bán thời gian là xu hướng mà doanh nghiệp đang hướng tới. Đặc biệt là khi bạn mới thành lập, không thể chấp nhận nhiều rủi ro, hoặc khi vị trí đó cần người nhưng không yêu cầu làm đủ 40 giờ/tuần. 

Tuy nhiên, việc quản lý doanh nghiệp nên lưu ý rằng việc thuê mướn nhân viên bán thời gian sẽ giúp làm giảm bớt chi phí sẽ là lựa chọn cho chiến lược kém cỏi. Nguyên nhân là khi nhân viên bán thời gian thường sẽ mất rất nhiều thời gian hơn để tìm hiểu về một công việc, văn hóa nơi công sở, và doanh nghiệp sẽ gặp nhiều trở ngại khó khăn khi cần giữ chân họ lại. 

Thời gian làm việc trung bình

Thời gian làm việc trung bình tên tiếng anh là “Average time stay”. Đây chỉ thời gian làm việc trung bình là một chỉ số KPI nhân sự hết sức quan trọng, nói lên khả năng giữ chân nhân tài của các doanh nghiệp cùng với sự hài lòng của nhân viên đối với công việc hay các cấp quản lý. Chỉ số này được tính dựa theo số tuần, tháng hoặc năm trung bình của một nhân viên khi ở lại trong công ty. 

Ở một vị trí quản lý nhân sự, hẳn là bạn đã biết rất rõ phí tốn phải bỏ ra khi thuê hay đào tạo một nhân viên mới. Vì lý do này, thời gian mà nhân viên đó ở lại công ty càng lâu thì đó là điều tuyệt vời. Chỉ số này thậm chí còn có ý nghĩa to lớn hơn khi được đo lường cùng các KPI nhân sự khác nhau, kết hợp với turnover rate cao đồng nghĩa với việc doanh nghiệp cần nghiêm túc xem lại chiến lược nhân sự của mình. 

Trên đây là tổng hợp những KPI hết sức quan trọng trong chiến lược nhân sự về việc phát triển kế hoạch và quản lý nguồn nhân lực cho doanh nghiệp. Với quá trình xây dựng KPI cho phòng nhân sự, doanh nghiệp cần linh hoạt thay đổi nhằm mục đích đáp ứng đặc thù cụ thể, đảm bảo hiệu quả thực thi cao nhất. Nếu bạn cần tư vấn vui lòng liên hệ với SmartOSC DX theo số (+84) 24 710 8 1222 để được tư vấn và trải nghiệm bản dùng thử rất nhiều phần mềm cần thiết cho sự phát triển của doanh nghiệp nhé.